Tiền cọc là gì? Cách tính và hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Bạn đã bao giờ băn khoăn về số tiền đặt cọc khi thuê văn phòng? Tại sao phải đặt cọc và số tiền này được sử dụng như thế nào? Những câu hỏi này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây. Office Saigon sẽ giúp bạn tìm hiểu về cách tính toán, các luu ý và phương pháp hạch toán tiền đặt cọc một cách rõ ràng và chi tiết.

Định nghĩa: Tiền cọc thuê văn phòng

Tiền cọc thuê văn phòng là khoản tiền người thuê giao cho chủ tòa nhà để đảm bảo việc tuân thủ hợp đồng, thường từ 1 đến 3 tháng tiền thuê. Số tiền này sẽ được hoàn trả cho người thuê sau khi kết thúc hợp đồng đúng quy định.

• Đối với chủ văn phòng: Tiền cọc đóng vai trò bồi thường thiệt hại cho tài sản và chi trả các khoản phí phát sinh do vi phạm hợp đồng của người thuê nhà. Chủ văn phòng có quyền giữ lại một phần hoặc toàn bộ tiền cọc để trang trải các chi phí sửa chữa thiệt hại do người thuê gây ra vượt quá mức hao mòn thông thường.
• Đối với người thuê: Người thuê nhà sử dụng tiền cọc để thể hiện thiện chí tuân thủ hợp đồng thuê và tạo dựng uy tín với người cho thuê. VD: người thuê thanh toán đúng hạn, duy trì tình trạng tốt của văn phòng và không vi phạm bất kỳ quy tắc nào, họ sẽ được hoàn trả đầy đủ tiền cọc khi kết thúc thời hạn thuê.

**Lưu ý: tiền cọc thuê văn phòng không đại diện toàn bộ chi phí thuê, có rất nhiều loại chi phí liên quan khác. Hãy đọc bài viết "Chi phí văn phòng gồm những gì?" để hiểu rõ chi tiết chi phí thuê văn phòng.

Thuê văn phòng đặt cọc bao nhiêu?

Tiền cọc khi thuê văn thường dao động từ 1 - 3 tháng tiền thuê, được thực hiện bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Ví dụ:

Doanh nghiệp A thuê văn phòng sàn thô với Giá Net 50.000.000 đồng/tháng. Hợp đồng quy định đặt cọc 3 tháng tiền thuê (không bao gồm các chi phí khác), vậy số tiền đặt cọc ký quỹ mà doanh nghiệp A cần thanh toán là:

Tiền đặt cọc = 50.000.000 đồng/tháng x 3 = 150.000.000 đồng.

Tuy nhiên mức tiền cọc cụ còn thể phụ thuộc vào loại văn phòng, phân khúc, diện tích và điều khoản hợp đồng:

• Văn phòng cho thuê sàn tuyền thống: 3 tháng tiền thuê
• Văn phòng trọn gói: 1 - 2 tháng tiền thuê
• Văn phòng ảo: 1 tháng tiền thuê (hoặc không có).

Ngoài ra, doanh nghiệp cần tìm hiểu tiền đặt cọc này sẽ tính theo Giá Net hay Giá ++ để tránh vượt ngân sách.

Lưu ý khi đặt cọc:

• Đọc kỹ hợp đồng: Người thuê cần đọc kỹ các điều khoản về tiền cọc trong hợp đồng trước khi ký kết. Nên tham khảo ý kiến luật sư nếu có bất kỳ thắc mắc nào.
• Thanh toán đầy đủ: Người thuê cần thanh toán đầy đủ số tiền cọc theo quy định trong hợp đồng để vào làm việc chính thức.
• Kiểm tra kỹ tài sản: Người thuê nên kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng tài sản thuê trước khi nhận và lập biên bản bàn giao chi tiết.
• Sử dụng tài sản thuê cẩn thận: Người thuê cần sử dụng tài sản thuê một cách cẩn thận và tuân thủ các quy định trong hợp đồng. Báo cáo cho chủ nhà ngay nếu phát hiện bất kỳ hư hỏng nào để tránh bị khấu trừ vào chi phí hoàn trả mặt bằng.

Tiền đặt cọc thuê văn phòng hạch toán thế nào?

Số tiền đặt cọc này không chỉ đảm bảo cho chủ nhà mà còn liên quan đến các nghiệp vụ kế toán của cả hai bên.

Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn?

Việc nhận tiền đặt cọc không bắt buộc phải xuất hóa đơn. Vì việc xuất hóa đơn chỉ áp dụng cho giao dịch đã thực hiện và thanh toán. Tiền đặt cọc chỉ mang tính chất đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng, chưa phải là khoản thanh toán cho dịch vụ.

Theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam giải thích về vấn đề này như sau:

Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng. Nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.

Hạch toán tiền cọc đối với doanh nghiệp cho thuê (Bên nhận cọc)

Khi nhận tiền đặt cọc:

• Nợ tài khoản 111, 112
• Có tài khoản 344 (Nếu theo Thông tư 200)
• Có tài khoản 3386 (Nếu theo Thông tư 133)

Khi trả lại tiền đặt cọc:

• Nợ tài khoản 344 (Nếu theo Thông tư 200)
• Nợ tài khoản 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
• Có tài khoản 111, 112.

Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:

• Nợ tài khoản 344 (Nếu theo Thông tư 200)
• Nợ tài khoản 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
• Có tài khoản 711 - Thu nhập khác.

Ví dụ:

Tòa nhà B cho thuê văn phòng tại quận 4, nhận được 10.000.000 đồng tiền đặt cọc từ khách hàng A, doanh nghiệp sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 111 - Khách hàng A: 10.000.000vnđ
Có TK 344 - Tiền đặt cọc: 10.000.000vnđ

Hạch toán tiền cọc đối với doanh nghiệp đi thuê (Bên đặt cọc)

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toàn doanh nghiệp, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp:

Khi đặt tiền đặt cọc:

• Nợ tài khoản 244 (Nếu theo Thông tư 200)
• Nợ tài khoản 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
• Có tài khoản 111, 112

Khi nhận lại tiền đặt cọc

• Nợ tài khoản 111, 112
• Có tài khoản 244 (Nếu theo Thông tư 200)
• Có tài khoản 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc phạt vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:

• Nợ tài khoản 811 - Chi phí khác (số tiền bị trừ)
• Có tài khoản 244 (Nếu theo Thông tư 200)
• Có tài khoản 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:

• Nợ tài khoản 331 - Phải trả cho người bán
• Có tài khoản 244 (Nếu theo Thông tư 200)
• Có tài khoản 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

Ví dụ:

Giả sử công ty A cho bên B thuê mặt bằng văn phòng tại quận 5 và nhận được 20.000.000vnđ tiền đặt cọc. Các nghiệp vụ kế toán sẽ như sau:

Khi nhận tiền:
Nợ TK 111 - Khách hàng B: 20.000.000vnđ
Có TK 344 - Tiền đặt cọc: 20.000.000vnđ

Khi kết thúc hợp đồng và hoàn trả tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 - Tiền đặt cọc: 20.000.000
Có TK 111 - Khách hàng B: 20.000.000

Lưu ý khi hạch toán tiền cọc

• Các số liệu hạch toán phải chính xác và khớp với các chứng từ kế toán.
• Cần phân loại tài khoản một cách hợp lý để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác.
• Luôn cập nhật các quy định pháp luật mới nhất về kế toán và thuế.
• Luôn giữ lại giấy tờ hồ sơ liên quan.

Câu hỏi thường gặp: Cách để lấy lại tiền cọc thuê văn phòng hiệu quả?

Trả lời: Người thuê cần tuân thủ và đáp ứng tất cả các nghĩa vụ theo quy định hợp đồng để lấy lại tiền đặt cọc. Các quy định bao gồm:

• Thực hiện đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê
• Thanh toán đầy đủ tiền thuê đúng hạn.
• Giữ gìn và bảo quản tài sản thuê trong tình trạng tốt.
• Tuân thủ các quy định về sử dụng văn phòng.
• Chấm dứt hợp đồng theo đúng quy định (nếu có).
• Dọn dẹp sạch sẽ văn phòng trước khi bàn giao.

Trong trường hợp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ mà vẫn không được hoàn trả, doanh nghiệp có thể yêu cầu giải quyết tranh chấp bằng hòa giải, hoặc pháp luật.

Nhưng, trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê trước hạn sẽ không được nhận lại tiền đặt cọc.

Kết luận khi tính và hạch toán tiền cọc thê văn phòng

Tiền cọc thuê văn phòng đóng vai trò quan trọng cho cả chủ văn phòng và người thuê. Việc tính toán và hạch toán tiền cọc cần được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Bài viết trên Office Saigon đã phân tích kĩ cho doanh nghiệp những vấn đề về tiền cọc thuê văn phòng và các quy định pháp lý liên quan. Bắng cách hiểu rõ, doanh nghiệp có thể thuê văn phòng suôn sẻ, giảm thiểu nguy cơ tranh chấp và lãng phí chi phí.

Doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng? Office Saigon là công ty cho thuê văn phòng uy tín hàng đầu tại TPHCM với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình và am hiểu thị trường, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm và lựa chọn văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn