Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng: Hướng dẫn chi tiết từ A - Z

Nền kinh tế phát triển thúc đẩy nhu cầu về văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả là bài toán nan giải cho nhiều chủ đầu tư. Do vậy, bài viết này sẽ tập trung vào việc phân tích các khía cạnh quan trọng của quản lý tòa nhà quy trình quản lý, cách vận hành và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.

Office Saigon hy vọng bài viết mang lại kiến thức hữu ích cho các đơn vị kinh doanh quản lý và người đi thuê văn phòng tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp.

1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng là một lĩnh vực chuyên môn bao gồm các hoạt động kiểm soát và vận hành mọi hoạt động diễn ra trong tòa nhà một cách hiệu quả, an toàn và đảm bảo chất lượng. Mục tiêu chính là tạo môi trường làm việc lý tưởng cho người thuê, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng diện tích và tài sản, đồng thời gia tăng giá trị cho chủ đầu tư.

2. Vai trò của ban quản lý tòa nhà?

Vai trò của ban quản lý tòa nhà là quản lý tòa nhà văn phòng, đảm bảo an toàn và tài sản chung của người thuê. Các hoạt động ban quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm:

• Xây dựng môi trường an toàn với ánh sáng, biển báo và các hướng dẫn thích hợp.
• Soạn thảo và cập nhật các kế hoạch khẩn cấp về quy trình sơ tán, hỗ trợ ứng phó sơ tán khi có trường hợp khẩn cấp.
• Giám sát an ninh, phòng cháy chữa cháy và các hệ thống an toàn khác để phòng ngừa sự cố
• Lập kế hoạch bảo trì tòa nhà thường xuyên và dịch vụ bảo vệ.
• Đảm bảo hoạt đông tuân thủ quy định về an toàn lao động và quy định của pháp luật.
• Đảm bảo khách thuê được cung cấp các tiện ích phù hợp.
• Giám sát ngân sách bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.
• Giám sát nhà thầu và kiểm tra công việc đã hoàn thành.
• Thuê nhân viên hoặc nhà thầu khi cần thiết để bảo trì, sửa chữa.
• Đào tạo đội ngũ nhân viên khi cần thiết.
• Thu chi phí thuê, thanh toán hóa đơn, theo dõi tối ưu ngân sách.

Tìm hiểu thêm: Kiến thức về nghề quản lý tòa nhà

3. Quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả

Một quy trình quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. Dưới đây là cách vận hành và quản lý tòa nhà văn phòng qua các bước chi tiết:

Bước 1: Khảo sát chi tiết tổng thể tòa nhà

Khảo sát tổng thể bao gồm: Hệ thống kỹ thuật, cơ sở vật chất, thiết bị nội thất, môi trường xung quanh

Bước 2: Đánh giá thực trạng tòa nhà

Xác định các vấn đề như hư hỏng, xuống cấp, không phù hợp, hiệu quả sử dụng, tiêu chuẩn an toàn, vệ sinh, tiết kiệm năng lượng.

Bước 3: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu và phạm vi công việc quản lý

Lập kế hoạch chi tiết cho từng công việc, bao gồm thời gian, nguồn lực, người chịu trách nhiệm

Bước 4: Tổ chức phân chia công việc và trách nhiệm quản lý cụ thể

Phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, xác định rõ trách nhiệm được giao, xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, chi tiết.

Bước 5: Xây dựng phương án dự phòng để phòng khi có sự cố xảy ra

Xây dựng hệ thống thông tin để quản lý dữ liệu về tòa nhà, thiết bị, nhân viên và hệ thống báo cáo để theo dõi, đánh giá tiến độ công việc.

Bước 6: Tiến hành công việc vận hành, quản lý tòa nhà

• Thực hiện các công việc theo đúng kế hoạch đã lập.
• Giám sát quá trình thực hiện để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng.
• Thực hiện sửa chữa và bảo trì định kỳ các thiết bị, hệ thống.

Bước 7: Giám sát và đánh giá hiệu quả quản lý

Đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý. Đề xuất các biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả quản lý.

Bước 8: Đào tạo và phát triển nhân sự

Đào tạo cho nhân viên về các kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.

4. Các dịch vụ quản lý tòa nhà gồm những gì?

Dịch vụ vệ sinh

• Dọn dẹp, lau chùi, khử trùng khu vực chung và văn phòng cho thuê. Duy trì tòa nhà luôn sạch sẽ, an toàn. Quy trình quản lý công tác vệ sinh trong tòa nhà bao gồm các công việc:
• Lên quy trình về công tác vệ sinh của mỗi bộ phận, khu vực
• Quy định quản lý, xử lý rác thải tại khu vực trong và ngoài tòa nhà
• Quy định về phân công nhân sự, chia ca làm việc để đảm bảo luôn có người thực hiện vệ sinh khi cần thiết

Dịch vụ quản lý tài chính

• Thu chi phí thuê, thanh toán hóa đơn.
• Theo dõi ngân sách, đảm bảo hiệu quả sử dụng tài chính.
• Công khai tài chính, báo cáo định kỳ với chủ đầu tư, khách hàng

Dịch vụ quản lý vận hành, bảo trì kỹ thuật tòa nhà

Một tòa nhà vận hành ổn định cần có kế hoạch bảo trì định kỳ cho hệ thống điện, nước, và điều hòa. Điều này giúp phát hiện sớm các sự cố kỹ thuật và giảm thiểu chi phí phát sinh không mong muốn. Quy trình sửa chữa nhanh chóng khi có sự cố cũng rất quan trọng để duy trì sự liên tục của hoạt động, tránh ảnh hưởng đến khách hàng thuê văn phòng.

• Bảo trì định kỳ: Đặt lịch bảo trì cho các thiết bị như điều hòa, hệ thống điện nước, thang máy, PCCC, internet,...
• Sửa chữa kịp thời: Xử lý sự cố nhanh chóng để không làm gián đoạn công việc.
• Quản lý, đảm bảo an toàn và vận hành hiệu quả các hệ thống kỹ thuật trên.

Dịch vụ an ninh tòa nhà

An ninh là yếu tố tiên quyết để bảo vệ tòa nhà văn phòng và tài sản của các doanh nghiệp. Việc giám sát hệ thống camera, quản lý thẻ ra vào, và phòng cháy chữa cháy là những nhiệm vụ hàng đầu. Ban quản lý cần thiết lập quy trình an ninh chặt chẽ, đảm bảo các hệ thống này luôn hoạt động tốt, đồng thời thực hiện kiểm tra định kỳ để giảm thiểu rủi ro.

Quy trình này bao gồm các công việc như:

• Giám sát hệ thống an ninh: Camera an ninh, thẻ từ kiểm soát ra vào.
• Bảo vệ tòa nhà.
• Đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ.
• Trông giữ xe.

Quản lý khách hàng thuê văn phòng

• Tiếp thu ý kiến phản hồi của khách hàng, giải quyết khiếu nại.
• Cải thiện dịch vụ để mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất.

5. Khó khăn thường gặp trong quá trình quản lý

Quản lý tòa nhà văn phòng là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, các nhà quản lý thường gặp phải một số khó khăn sau:

• Chi phí vận hành thường xuyên biến động và khó dự đoán chính xác.
• Kế hoạch và quản lý ngân sách không hiệu quả, ngân sách thự tế vượt qua sự tính toán
• Việc thu hồi công nợ từ các đơn vị thuê văn phòng có thể gặp nhiều khó khăn do châm trả, gây ảnh hưởng đến dòng tiền.
• Các hệ thống cơ điện như điện, nước, điều hòa, thang máy... thường xuyên xảy ra sự cố, đòi hỏi ngân sách và phải có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp để xử lý.
• Bảo trì định kỳ cho các hệ thống kỹ thuật tốn kém thời gian và công sức.
• Khó khăn về quản lý an ninh: Luôn đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, tài sản và an toàn cho nhân người và doanh nghiệp. Đồng thời phải kiểm tra số lượng lớn người ra vào tòa nhà mỗi ngày.
• Khó khăn về quản lý chất lượng dịch vụ: Thách thức trong việc duy trì chất lượng dịch vụ ổn định và đồng đều, đặc biệt khi số lượng khách hàng ngày càng tăng.
• Khó khăn về pháp lý: soạn thảo và thực hiện hợp đồng thuê phải tuân thủ đúng quy định pháp luật, tranh chấp và mâu thuẫn với khách hàng dẫn đến đến các vấn đề pháp lý phức tạp.

6. Lưu ý để quản lý tòa nhà hiệu quả

Để khắc phục những khó khăn trên, dưới đây là một số cách thức chuyên nghiệp để vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả:

• Sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà: Áp dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý tòa nhà giúp tự động hóa các hoạt động quản lý, như: hệ thống quản lý tòa nhà BMS, bóng đèn LED, hệ thống thu gom nước thải…
• Đào tạo nhân viên: Nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, đào tạo nghiệp vụ, khuyến khích nhân viên học hỏi và phát triển để cập nhật kiến thức mới.
• Thường xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống: Lập kế hoạch bảo trì, kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ cho các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà như hệ thống điện, nước, thang máy, PCCC, v.v. để phát hiện sớm các hư hỏng tiềm ẩn và kịp thời sửa chữa.
• Lưu ý các biện pháp PCCC: Tăng cường công tác kiểm tra an toàn và PCCC, tổ chức tập huấn PCCC cho nhân viên về kiến thức phòng cháy chữa cháy, kỹ năng sử dụng dụng cụ chữa cháy và cách thức thoát hiểm khi có sự cố.
• Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng: Lắng nghe ý kiến phản hồi của khách hàng, liên tục cải thiện dịch vụ và xử lý khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng.

Những văn phòng cao cấp nhất (văn phòng hạng A) sẽ có quy trình quản lý vận hành chuyên nghiệp, chủ yếu tập trung tại văn phòng cho thuê quận 1, văn phòng cho thuê quận 3 và khu đô thị mới quận 2, quận 7. Để tìm kiếm một không gian làm việc có dịch vụ quản lý chuyên nghiệp, hãy liên hệ với OfficeSaigon.

7. Tối ưu chi phí vận hành tòa nhà như thế nào?

Tùy vào tòa nhà văn phòng, ban quản lý có thể áp dụng linh hoạt những cách tối ưu chi phí sau đây:

• Tinh giản bộ máy quản lý
• Lập kế hoạch chi tiêu hợp lý và tiết kiệm.
• Sử dụng các thiết bị tiết kiệm năng lượng.
• Tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà uy tín với giá cả cạnh tranh.
• Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để hạn chế sự cố.
• Nâng cao ý thức tiết kiệm cho cán bộ nhân viên.
• Một vài tòa nhà có thể tăng phí quản lý để mang đến hiệu quả tiết kiệm mà vẫn đáp ứng trải nghiệm làm việc cho khách thuê văn phòng.

Đọc đến đây có thể bạn quan tâm phí quản lý tòa nhà văn phòng hiện nay trên thị trường là bao nhiêu? Bạn có thể xem thêm bài viết về phí quản lý tòa nhà văn phòng để biết thêm chi tiết.

8. Vai trò của người thuê trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà

Quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả không chỉ là trách nhiệm của ban quản lý tòa nhà mà còn là sự chung tay góp sức của các doanh nghiệp thuê văn phòng. Doanh nghiệp cần có ý thức sử dụng văn phòng một cách văn minh, tiết kiệm và phối hợp chặt chẽ với ban quản lý tòa nhà để đảm bảo an ninh, an toàn và vệ sinh chung.

Việc cập nhật thường xuyên các nội quy, tiêu chuẩn về quản lý tòa nhà văn phòng cũng rất quan trọng để giúp doanh nghiệp thuê một văn phòng làm việc việc tốt và thuận lợi.

Kết luận:

Quản lý tòa nhà văn phòng là một quá trình đòi hỏi sự chuyên nghiệp và bài bản. Một tòa nhà được quản lý tốt không chỉ đảm bảo môi trường làm việc lý tưởng cho người thuê mà còn tăng giá trị tài sản cho chủ sở hữu. Để đạt được hiệu quả cao nhất, việc xây dựng một quy trình quản lý chuyên nghiệp và linh hoạt là điều cần thiết.

Nếu bạn đang tìm kiếm một văn phòng làm việc có chất lượng quản lý và dịch vụ chuyên nghiệp tại TPHCM, hãy liên hệ Office Saigon để được hỗ trợ miễn phí. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những giải pháp tốt nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn