Văn phòng mở là gì? Khái niệm, đặc điểm, lợi ích và thách thức

Văn phòng mở là một không gian làm việc không có các vách ngăn cố định, tạo điều kiện thuận lợi cho sự giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên. Mô hình này không chỉ giúp tăng cường sự sáng tạo mà còn tối ưu hóa không gian và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp văn phòng mở cho doanh nghiệp mình, hãy tìm hiểu ngay bài viết dưới đây của Office Saigon để nắm những thông tin hữu ích về xu hướng thiết kế văn phòng này nhé.

Văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở (Open Office) là mô hình sắp xếp không gian làm việc không có vách ngăn cố định, cho phép nhân viên làm việc trong một không gian chung, tương tác trực tiếp với nhau. Mục tiêu chính của mô hình này là tăng cường sự cộng tác, linh hoạt và khả năng giao tiếp giữa các nhân viên, đồng thời tối ưu hóa diện tích không gian và tiết kiệm chi phí.

Bên cạnh những lợi ích, văn phòng mở cũng đi kèm với nhiều thách thức, đặc biệt là về tiếng ồn và sự mất tập trung. Để doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng của không gian mở, cần có sự đầu tư vào thiết kế, cách âm và quản lý không gian hiệu quả.

Theo Design Nation - công ty thiết kế thương mại hàng đầu tại Úc: "văn phòng mở giúp nâng cao cảm hứng làm việc cho nhân viên, nhờ điều kiện làm việc thoải mái, nhiều ánh sáng tự nhiên và không khí thông thoáng."

Việc thiết kế văn phòng mở cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xây dựng phòng ban và mua sắm thiết bị nội thất so với những mô hình văn phòng truyền thống khác. Ngoài ra, văn phòng mở còn giúp quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, hạn chế tình trạng làm việc riêng trong giờ làm và tăng cường ý thức kỷ luật trong công việc.

Văn phòng mở phù hợp với các công việc đòi hỏi sự sáng tạo, tính cộng đồng và linh hoạt cao như thiết kế, quảng cáo, tiếp thị, công nghệ thông tin, hỗ trợ khách hàng, bán hàng, lập trình, viết lách. Ngược lại, các công việc cần sự riêng tư và tập trung cao độ như kế toán, tài chính, pháp lý có thể không phù hợp với môi trường này.

Mô hình văn phòng mở đã trở thành một xu thế phổ biến trong những năm gần đây, đặc biệt là trong các công ty công nghệ, sáng tạo và khởi nghiệp. Tuy nhiên, đây không phải là giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp. Việc lựa chọn kiểu văn phòng phù hợp cần được xem xét kỹ lưỡng dựa trên đặc thù công việc, văn hóa doanh nghiệp và nhu cầu của nhân viên.

Mời bạn tham khảo thêm về Workspace (Không gian làm việc) để tìm hiểu tổng quan về không gian văn phòng công ty cũng như nhiều mô hình văn phòng làm việc đa dạng được ưa chuộng hiệu nay.

Đặc điểm và lịch sử phát triển của văn phòng mở

Đặc điểm của văn phòng mở

Mô hình văn phòng mở nổi bật với 4 đặc điểm sau:

• Không gian làm việc chung: Các bàn làm việc được sắp xếp gần nhau, không có hoặc rất ít vách ngăn. Điều này tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng trao đổi và chia sẻ ý tưởng mà không cần phải qua nhiều khâu trung gian.
• Tính linh hoạt cao: Nhân viên có thể thay đổi vị trí làm việc một cách dễ dàng. Một số văn phòng mở thậm chí còn áp dụng mô hình "hot desking" – nơi không có chỗ ngồi cố định, nhân viên có thể chọn chỗ ngồi tùy theo công việc và nhu cầu cá nhân.
• Tối ưu hóa diện tích và chi phí: Văn phòng mở thường yêu cầu ít không gian hơn so với văn phòng truyền thống, vì không cần phân chia quá nhiều khu vực riêng biệt. Điều này giúp tiết kiệm chi phí thiết kế, xây dựng và vận hành, đặc biệt là tại các thành phố lớn với giá thuê văn phòng khá cao.
• Tăng cường sự tương tác và hợp tác: Không gian mở khuyến khích sự giao tiếp trực tiếp giữa các nhân viên, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và thúc đẩy sự sáng tạo.

Lịch sử phát triển của văn phòng mở

Mô hình văn phòng mở xuất hiện từ những năm 1950 tại Đức với mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc sáng tạo và thoải mái hơn. Ban đầu, văn phòng mở được thiết kế nhằm giảm bớt sự gò bó của các văn phòng truyền thống, nơi mọi người làm việc trong các phòng nhỏ kín đáo hoặc các toà nhà văn phòng cho thuê đơn giản.

Đến những năm 1980, mô hình này dần trở nên phổ biến trên toàn thế giới khi các tập đoàn lớn bắt đầu nhận thấy lợi ích về chi phí và khả năng tương tác mà văn phòng mở mang lại. Các công ty công nghệ như Google, Facebook là những ví dụ điển hình đã áp dụng văn phòng mở, nhằm thúc đẩy sự sáng tạo và tính linh hoạt.

Tuy nhiên, sự phát triển của văn phòng mở cũng đi kèm với những hạn chế. Một số nhân viên cảm thấy khó tập trung trong không gian chung và không có sự riêng tư cần thiết. Điều này dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp điều chỉnh lại mô hình, kết hợp không gian mở với các khu vực yên tĩnh hoặc không gian làm việc cá nhân để cân bằng giữa hợp tác và hiệu quả công việc.

Lợi ích và hạn chế của văn phòng khi bố trí không gian mở

Văn phòng mở - Xu hướng hay chỉ nhất thời?

Đánh giá xu hướng toàn cầu

Văn phòng mở không chỉ là một mô hình làm việc phổ biến tại các doanh nghiệp công nghệ lớn mà còn đã lan rộng sang nhiều ngành nghề khác nhau trên toàn cầu. Những năm gần đây, xu hướng này được thúc đẩy bởi nhu cầu về sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và tăng cường hợp tác giữa các nhân viên. Đặc biệt tại các thị trường lớn như Mỹ, châu Âu và châu Á, văn phòng mở được coi là giải pháp tối ưu để đáp ứng yêu cầu làm việc hiện đại.

Nhiều công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực sáng tạo và công nghệ, đã lựa chọn văn phòng mở nhằm thúc đẩy giao tiếp và nâng cao hiệu quả làm việc. Tuy nhiên, sự phổ biến của xu hướng này không đồng nghĩa với việc mô hình văn phòng mở phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Sự thành công của mô hình này còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp quản lý không gian và sự phù hợp của nó với văn hóa công ty.

Những dự đoán về văn phòng mở trong tương lai 

Với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường làm việc hiện đại, mô hình văn phòng mở được dự đoán sẽ tiếp tục phát triển nhưng theo hướng kết hợp với các yếu tố khác như không gian làm việc linh hoạt và tích hợp công nghệ. Các doanh nghiệp sẽ dần điều chỉnh để cân bằng giữa tính mở của không gian và nhu cầu riêng tư, tạo ra những khu vực yên tĩnh hoặc không gian cá nhân hóa trong văn phòng mở.

Trong tương lai, văn phòng mở sẽ trở thành một phần của một mô hình văn phòng đa dạng hơn, bao gồm sự kết hợp giữa các yếu tố của văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ và hybrid office. Các doanh nghiệp sẽ cần xem xét kỹ lưỡng để thiết kế môi trường làm việc không chỉ khuyến khích sự hợp tác mà còn đáp ứng nhu cầu cá nhân và tăng cường hiệu suất làm việc cho nhân viên.

Doanh nghiệp nên lựa chọn văn phòng mở hay văn phòng đóng?

Việc lựa chọn giữa văn phòng mở và văn phòng đóng phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét:

Để đưa ra quyết định phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng nhu cầu công việc, văn hóa tổ chức và ngân sách. Điều này giúp tạo ra một không gian làm việc tối ưu, đáp ứng được các yêu cầu cụ thể và nâng cao hiệu quả công việc. 

Các yếu tố giúp thiết kế văn phòng mở hợp lý và tối ưu

Để thiết kế văn phòng mở một cách hợp lý và tối ưu, doanh nghiệp cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo không gian làm việc vừa hỗ trợ sự hợp tác, sáng tạo, vừa đáp ứng nhu cầu cá nhân của nhân viên:

• Quản lý tiếng ồn: Tiếng ồn là một trong những thách thức lớn nhất của văn phòng mở. Để khắc phục, các doanh nghiệp có thể sử dụng vách ngăn cách âm, thảm trải sàn hoặc cây xanh nhằm giảm thiểu tiếng ồn.
• Cân bằng không gian chung và riêng: Mặc dù văn phòng mở thúc đẩy sự tương tác, nhưng việc tạo ra các khu vực làm việc riêng tư là rất cần thiết. Những không gian như phòng họp nhỏ, góc làm việc cá nhân hay khu vực nghỉ ngơi có thể mang lại sự linh hoạt và giảm bớt cảm giác căng thẳng cho nhân viên.
• Tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên và thông gió: Ánh sáng tự nhiên và hệ thống thông gió tốt không chỉ giúp không gian thoáng đãng hơn mà còn nâng cao sức khỏe và năng suất làm việc của nhân viên.
• Sử dụng công nghệ thông minh: Các thiết bị và hệ thống công nghệ như cảm biến, phần mềm quản lý làm việc sẽ giúp điều chỉnh môi trường làm việc, tối ưu hóa chỗ ngồi và nâng cao hiệu quả làm việc trong văn phòng mở.

Ngoài ra, để thiết kế được không gian văn phòng mở vừa tối ưu hóa công năng khi sử dụng vừa mang lại sự thoải mái kèm theo đầy đủ tiện ích cho nhân sự, Office Saigon luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc lên ý tưởng thiết kế nội thất văn phòng và thi công. 

Tổng hợp những mẫu thiết kế kế văn phòng mở chuyên nghiệp

Văn phòng mở đang dần trở thành xu hướng thiết kế được nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới lựa chọn. Đây cũng là phong cách thiết kế được nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng trọn gói sử dụng để mang lại cho khách hàng doanh nghiệp không gian văn phòng tối ưu nhất.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn