Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê như thế nào?

Một trong những thách thức thường gặp đối với doanh nghiệp là xác định cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê và tài sản cố định một cách chính xác bởi chúng tương đối phức tạp. Bài viết này sẽ cung cấp kiến thức về các loại chi phí này, cách phân biệt chúng và hướng dẫn về việc thực hiện hạch toán theo quy định của pháp luật.

I. Chi phí sửa chữa văn phòng, tài sản cố định bao gồm những loại nào?

1. Chi phí nâng cấp văn phòng, tài sản cố định (ghi tăng nguyên giá)

Theo Điều 2, Khoản 14 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, nâng cấp tài sản cố định được định nghĩa là một loạt các hoạt động nhằm cải thiện hoặc mở rộng tính năng của tài sản cố định ban đầu, tăng hiệu suất, chất lượng sản phẩm hoặc kéo dài tuổi thọ của tài sản cố định. Ngoài ra, nâng cấp còn bao gồm việc áp dụng các quy trình công nghệ sản xuất mới để giảm chi phí hoạt động.

Theo Điều 7 của quy định này, chi phí liên quan đến việc nâng cấp tài sản cố định sẽ được hạch toán vào nguyên giá của tài sản cố định tương ứng, thay vì ghi vào chi phí sản xuất hoặc kinh doanh trong kỳ.

Ví dụ: Công ty A đã tiến hành nâng cấp máy phát điện bằng việc lắp thêm một bộ phận mới. Sau việc nâng cấp, máy phát điện hoạt động với chi phí giảm từ 300.000 đồng/giờ xuống còn 100.000 đồng/giờ và sản phẩm được cải thiện về chất lượng. Chi phí mua bộ phận mới sẽ được hạch toán vào nguyên giá của máy phát điện.

2. Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê, tài sản cố định (không ghi tăng nguyên giá)

Theo Khoản 13 của Điều 2 trong Thông tư số 45/2013/TT-BTC, sửa chữa tài sản cố định được định nghĩa là việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, thay thế hoặc sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình sử dụng. Mục tiêu của việc sửa chữa là để khôi phục tài sản cố định về trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu.

Điều 7 trong quy định này xác định rằng định khoản chi phí sửa chữa văn phòng, tài sản cố định không được tính tăng nguyên giá của tài sản cố định mà phải hạch toán trực tiếp vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Ngoài ra, Điều 8 đề cập đến trường hợp khi trong hợp đồng thuê tài sản có quy định rằng bên đi thuê chịu trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê, chi phí sửa chữa tài sản cố định thuê có thể được hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh.

Như vậy, có thể kết luận rằng hạch toán chi phí cải tạo văn phòng đi thuê và tài sản cố định đều được xếp vào loại chi phí sửa chữa lớn, được phân bổ vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Tuy nhiên, thời gian phân bổ chi phí sửa chữa văn phòng tối đa cho phép không quá 3 năm.

Ví dụ: Công ty B thuê một văn phòng làm việc và sau một thời gian hoạt động, họ nhận thấy cần sửa chữa nhiều hạng mục như trần, vách ngăn, hệ thống máy lạnh. Chi phí tổng cộng cho việc sửa chữa là 50 triệu đồng. Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê này vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, với một thời hạn tối đa là 3 năm.

II. Thuế TNDN chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê

Theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2020 và Thông tư 78/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp có thể hạch toán khi tính thuế TNDN các chi phí sửa chữa tài sản cố định theo một trong hai cách sau:

• Hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh trong kỳ: Áp dụng cho chi phí sửa chữa thường xuyên hoặc chi phí lớn không đáp ứng điều kiện ghi tăng nguyên giá.
• Hạch toán vào nguyên giá tài sản cố định và trích khấu hao theo thời gian: Dành cho chi phí sửa chữa lớn có chu kỳ hoặc đáp ứng điều kiện ghi tăng nguyên giá.

III. Thuế GTGT chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê

Theo quy định của Luật thuế giá trị gia tăng 2019 và Thông tư 219/2013/TT-BTC, các doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê theo một trong hai cách sau:

• Khấu trừ ngay trong kỳ: áp dụng cho các chi phí sửa chữa thường xuyên và các chi phí sửa chữa lớn không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá của tài sản cố định.
• Khấu trừ theo thời gian: áp dụng cho các chi phí sửa chữa lớn có tính chu kỳ hoặc có tính chất nâng cấp mà đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá của tài sản cố định.

IV. Cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê, cải tạo tài sản cố định

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng để làm việc, các chi phí sửa chữa văn phòng cũng có thể được hạch toán theo hai cách khác nhau, tùy thuộc vào tính chất và mức độ của việc sửa chữa.

1. Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá)

Trường hợp hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê áp dụng cho các sửa chữa nhỏ như sơn tường, thay đèn, sửa ổ cắm mà không thay đổi diện tích, chức năng hoặc thời gian sử dụng văn phòng. Nếu chi phí sửa chữa văn phòng bao gồm trong tiền thuê, chỉ cần ghi nhận tiền thuê văn phòng vào chi phí kinh doanh.

Nếu chi phí sửa chữa không bao gồm trong tiền thuê văn phòng, doanh nghiệp cần hạch toán như sau:

• Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê khi phát sinh chi phí:

Nếu có khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi:
Nợ tài khoản 241 - XDCB dở dang (2431) (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT).
Nợ tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332).
Có các tài khoản 111, 112, 152, 214, 331…

Nếu thuế GTGT đầu vào không khấu trừ, ghi:
Nợ tài khoản 241 - XDCB dở dang (2413)
Có các tài khoản 111, 112, 152, 214, 334,...

• Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê khi công việc sửa chữa hoàn thành:

Nợ các tài khoản 623, 627, 641, 642 (nếu là sửa chữa nhỏ) (theo TT 200).
Nợ tài khoản 242 - Chi phí trả trước (nếu là sửa chữa lớn được phân bổ dần) (theo TT 200 và 133).
Nợ tài khoản 352 - Dự phòng phải trả (nếu trích trước chi phí sửa chữa định kỳ) (theo TT 200 và 133).
Có tài khoản 241 - XDCB dở dang (2413).

2. Hạch chi phí sửa chữa văn phòng, cải tạo TSCĐ có tính chu kỳ

Trong trường hợp sửa chữa TSCĐ với tính chu kỳ, doanh nghiệp trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Khi có kế hoạch sửa chữa từ đầu năm, doanh nghiệp ghi như sau:

• Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng, tài sản cố định lớn trích trước theo kế hoạch hàng kỳ:

Nợ tài khoản 627/641/642.
Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.

• Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng khi phát sinh chi phí thực tế:

Nợ tài khoản 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ.
Có tài khoản 111/152/153/214/334/338…

• Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng khi công trình hoàn thành:

Nợ tài khoản 352 (3524) – Dự phòng phải trả.
Có tài khoản 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ.

• Đối với sự chênh lệch giữa số chi phí sửa chữa tài sản cố định lớn thực tế phát sinh và số được trích trước theo kế hoạch:

Nếu số phát sinh thực tế lớn hơn số trích trước, doanh nghiệp trích bổ sung, ghi:
Nợ tài khoản 627/641/642…
Có tài khoản 352 (3524) – Dự phòng phải trả.

Nếu số phát sinh thực tế nhỏ hơn số trích trước, doanh nghiệp ghi giảm chi phí hoặc ghi tăng thu nhập khác, ghi:
Nợ tài khoản 352(3524) – Dự phòng phải trả.
Có tài khoản 627/641… hoặc tài khoản 711 – Thu nhập khác.

Lưu ý: Thời gian phân bổ chi phí sửa chữa văn phòng, tài sản cố định có tính chu kỳ là tối đa 3 năm. Nếu thời gian sửa chữa vượt quá 3 năm, doanh nghiệp cần xem xét việc ghi tăng nguyên giá TSCĐ.

3. Hạch toán nâng cấp tài sản cố định văn phòng

Trong trường hợp này, doanh nghiệp tiến hành sửa chữa văn phòng với tính chất nâng cấp, thay đổi diện tích, chức năng hoặc thời gian sử dụng. Ví dụ bao gồm xây dựng thêm phòng làm việc, lắp đặt hệ thống an ninh hoặc mạng. 

Doanh nghiệp cần xác định giá trị ban đầu của tài sản cố định văn phòng bằng cách tích hợp các chi phí sửa chữa với tính chất nâng cấp mà đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá. Quá trình hạch toán diễn ra như sau:

• Khi có chi phí phát sinh

Nếu có khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi:
Nợ tài khoản 241 - XDCB dở dang (2431) (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT).
Nợ tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332).
Có các tài khoản 111, 112, 152, 214, 331…

Nếu thuế GTGT đầu vào không khấu trừ, ghi:
Nợ tài khoản 241 - XDCB dở dang (2413)
Có các tài khoản 111, 112, 152, 214, 334,...

• Khi quá trình nâng cấp hoàn thành, doanh nghiệp ghi:

Nợ tài khoản 211 - TSCĐ hữu hình.
Có tài khoản 241 - XDCB dở dang (2413).

Kết luận:

Tóm lại, việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê và tài sản cố định đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định của pháp luật. Cần hiểu rõ và tuân theo quy định để đảm bảo rằng việc định khoản được thực hiện đúng cách và hợp pháp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi ích và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của họ. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những nguyên tắc hữu ích!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn