Cách tính diện tích văn phòng theo Gross Net - Hướng dẫn chi tiết

Làm thế nào để xác định chính xác diện tích văn phòng cần thuê là vấn đề khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Office Saigon sẽ giải đáp và hướng dẫn chi tiết từ A-Z cách tính diện tích văn phòng chuẩn xác cho từng doanh nghiệp.

Tại sao cần phải tính diện tích thuê văn phòng?

Tính toán diện tích cho không gian văn phòng làm việc là một bước vô cùng quan trọng khi doanh nghiệp có ý định di chuyển hoặc tìm mới một vị trí văn phòng. Xác định được diện tích văn phòng cần thuê chuẩn xác sẽ ảnh hưởng đến nhiều yếu tố về môi trường làm việc cũng như hiệu suất kinh doanh. Có 4 lý do chính để trả lời cho việc tại sao cần phải tính diện tích văn phòng:

• Đảm bảo đủ không gian làm việc, tránh lãng phí diện tích thuê: Mỗi nhân viên và các khu vực trong công ty sẽ có tiêu chuẩn kích thước riêng. Việc xác định được diện tích văn phòng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí thuê văn phòng. Tránh việc thuê quá nhiều diện tích sẽ gây lãng phí hoặc diện tích không đủ sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên và hình ảnh của công ty. 
• Dễ dàng thiết kế nội thất văn phòng: Xác định chính xác diện tích các phòng ban, phòng họp, hành lang, lối đi chung,... sẽ giúp đươn vị thiết kế nội thất đưa ra được bản vẽ nhanh hơn mà không phải mất thời gian chỉnh sửa quá nhiều. Từ đó giúp tiến độ thi công của dự án sẽ được hoàn thành nhanh hơn, tối ưu được chi phí thiết kế thi công nội thất.
• Đảm bảo tinh thần làm việc cho nhân viên, tăng hiệu suất làm việc: Sự bố trí hợp lý giữa các khu vực văn phòng sẽ giúp nhân viên cảm thấy sự thoải mái, thư giãn khi làm việc, đồng thời giúp họ có thể tập trung làm việc, nâng cao năng suất công việc.
• Tuân thủ đúng tiêu chuẩn diện tích văn phòng theo pháp lý: Việc tính toán diện tích văn phòng chính xác, sẽ đảm bảo tuân thủ được các quy định về xây dựng, phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động.

Có bao nhiêu loại diện tích văn phòng?

Có 2 loại diện tích văn phòng là diện tích Gross và diện tích Net. Cần hiểu rõ các loại diện tích văn phòng để có thể đưa ra so sánh và lựa chọn không gian phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Diện tích NET là gì?

Diện tích Net (Net Lettable Area - NLA) là diện tích thực tế mà khách thuê sử dụng để bố trí văn phòng (không bao gồm: sảnh, hành lang, nhà vệ sinh, và các khu vực công cộng khác của tòa). Đặc biệt, chỉ những cao ốc văn phòng nhỏ mới áp dụng diện tích NET.

Diện tích GROSS là gì?

Diện tích Gross (Gross Floor Area - GFA) là tổng diện tích cho thuê bao gồm phần diện tích mà khách thuê sử dụng (diện tích Net) cộng thêm phần diện tích để sử dụng chung như: hành lang, thang máy, nhà vệ sinh, cầu thang thoát hiểm, sảnh lễ tân,... 

Theo đó, cách tính tiền thuê theo diện tích Gross thì bên cạnh phần diện tích sử dụng thực tế, doanh nghiệp cần trả thêm phần diện tích sử dụng chung. Đối với các doanh nghiệp thuê nguyên sàn, có thể nói diện tích sàn là diện tích Gross.

Cách tính diện tích Gross thường được các toà nhà văn phòng hạng A và một số toà nhà hạng B áp dụng. Bên cho thuê chia tỉ lệ % diện tích khu vực chung với các công ty thuê cùng 1 sàn bởi chi phí tại các tòa nhà văn phòng trung tâm quận 1 rất cao nên việc tính giá thuê cả phần diện tích công cộng giúp chủ đầu tư tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo tất cả các phần diện tích nhỏ nhất đều được quy ra chi phí.

Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của chuyên viên cho thuê văn phòng Office Saigon khảo sát thực tế, các doanh nghiệp đều cho rằng họ thích cách tính diện tích Net hơn. Cách tính này giúp họ không phải lãng phí ngân sách cho những phần diện tích chung, diện tích công cộng mà trên thực tế, nhiều doanh nghiệp khác cũng đang sử dụng.

Như vậy sự khác biệt giữa diện tích GROSS và NET sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cuối cùng mà doanh nghiệp phải trả khi thuê văn phòng. Hay nói đơn giản hơn, với các tính diện tích GROSS, bạn sẽ phải trả thêm cho phần diện tích chung không nằm trong khuôn viên văn phòng của bạn.

Cách xác định diện tích văn phòng cho doanh nghiệp

Để tính toán được diện tích văn phòng cần thiết, chúng ta cần xác định đúng diện tích dành cho mỗi phòng ban theo các tiêu chuẩn bên dưới:

Diện tích văn phòng tiêu chuẩn theo số lượng nhân viên

Theo Nghị định 152/2017/NĐ-CP về quy định tiêu chuẩn định mức sử dụng trụ sở làm việc, diện tích tối thiểu cho mỗi người làm việc là 3m2. Tuy nhiên, đây chỉ là mức tối thiểu, doanh nghiệp nên đảm bảo diện tích từ 5-6m2/người để mang lại sự thoải mái và hiệu quả cho nhân viên.

Hiện nay, thị trường văn phòng cho thuê cung cấp linh hoạt diện tích sàn văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp từ nhỏ, trung bình đến lớn. Tuy nhiên, để sở hữu diện tích thuê tối ưu và phù hợp nhất với quy mô, hơn nữa là tiết kiệm chi phí của công ty thì nên biết đến cách tính diện tích theo số lượng nhân viên: dự trù số lượng nhân sự và tính toán diện tích văn phòng cần thuê dựa trên cơ sở: Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) cho một nhân sự (đã bao gồm diện tích bố trí phòng riêng, phòng họp khu vực lễ tân và backdrop).

Có 3 mức tiêu chuẩn chung về diện tích thuê văn phòng (m2/người):

• Mức theo tiêu chuẩn: Diện tích trung bình khoảng 7-10m2/người, có vị trí ngồi rộng thoáng, thoải mái
• Mức trung bình - vừa đủ: Diện tích 5-6m2/người, được các công ty Việt Nam áp dụng cho văn phòng.
• Mức tiết kiệm diện tích và chi phí thuê: thuê theo tiêu chuẩn 3 - 4m2/người.

Diện tích văn phòng ban lãnh đạo

Phòng làm việc riêng của ban lãnh đạo như CEO, Tổng giám đốc,... yêu cầu cao về sự riêng tư và thoải mái để có thể tiếp khách nên cần có không gian rộng rãi, tuy nhiên để đảm bảo yếu tố cân bằng trong doanh nghiệp phòng làm việc riêng của lãnh đạo không thể lớn hơn phòng làm việc chung của nhân viên.

Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng của ban lãnh đạo như sau:

• Phòng Tổng giám đốc, CEO: Tối đa 25m2/người.
• Phòng ban giám đốc, quản lý: 10-18,5m2/người.

Diện tích sử dụng phòng họp (tiêu chuẩn) - hình ảnh minh hoạ

Phòng họp cũng là một khu vực quan trọng cần đưa vào tính toán từ ban đầu để có thể phát huy tối đa công năng sử dụng. Nếu phòng họp có diện tích quá rộng, dễ làm các thành viên xao nhãng trong cuộc các cuộc họp. Ngược lại, nếu diện tích phòng họp quá nhỏ sẽ gây ra cảm giác khó chịu, bí bách, ảnh hưởng đến không khí và chất lượng của cuộc họp. Tiêu chuẩn phòng họp đuợc đề xuất như sau:

• Phòng họp 4 người: 7,5m2 - 8m2
• Phòng họp 8 người: 15m2
• Phòng họp 12 người: 20m2
• Phòng họp 20 người: 40m2
• Phòng họp 100 người: 80m2 - 100m2

Diện tích sử dụng chung

Các khu vực sử dụng chung còn lại như: sảnh lễ tân, hành lang, khu vực tiếp khách, khu vực phan try,...sẽ tuỳ thuộc vào quy mô doanh nghiệp cũng như phân bổ theo tính chất công việc, dao động từ 10m2 - 20m2.

Các bước tính diện tích văn phòng

Doanh nghiệp và các đơn vị thiết kế có thể tính diện tích văn phòng chính xác với 4 bước đơn giản sau đây:

Bước 1: Xác định số lượng nhân viên cần bố trí

Đầu tiên, cần xác định số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến trong tương lai, cũng như số lượng nhân viên thường xuyên có mặt tại văn phòng. Mục đích để tránh lãng phí chi phí thuê văn phòng nếu quá rộng hoặc diện tích quá chật hẹp ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Bước 2: Lựa chọn mức diện tích phù hợp

Doanh nghiệp lựa chọn mức diện tích phù hợp dựa trên nhu cầu, ngân sách, loại hình công việc và vị trí nhân viên. Diện tích văn phòng cần đảm bảo chức năng và sự thoải mái cho người sử dụng.

Bước 3: Tính diện tích văn phòng và khu vực chung

*Diện tích khu vực chung: Là diện tích bao gồm khu vực tiếp khách, pantry, vệ sinh, hành lang, thang máy,... Diện tích khu vực chung thường chiếm khoảng 20 - 30% diện tích văn phòng.

Ví dụ: Một công ty có 30 nhân viên, áp dụng mức tiêu chuẩn diện tích 5m2/người và diện tích khu vực chung chiếm 25% diện tích văn phòng. Diện tích văn phòng cần thiết cho công ty này sẽ được tính như sau:

Diện tích văn phòng = 30 nhân viên x 5m2/người + (30 nhân viên x 5m2/người x 25%)
= 150m2 + 37.5 m2 = 187.5 m2

Bước 4: Điều chỉnh diện tích văn phòng dựa trên các yếu tố khác

Cần điều chỉnh diện tích văn phòng dựa trên các yếu tố như:

• Ngành nghề kinh doanh là gì? Vì một số ngành nghề cần diện tích lớn hơn cho khu vực trưng bày sản phẩm hoặc tiếp khách.
• Phong cách làm việc hướng tới là gì? Riêng tư, văn phòng mở, hay kết hợp,..để cân nhắc diện tích chỗ ngồi cho nhân viên, khu vực làm việc chung, khu vực thư giãn, họp nhóm.
• Chiều cao trần nhà có đủ thông thoáng cho không gian làm việc hay không?
• Đảm bảo diện tích đủ cho lối thoát hiểm theo quy định của Phòng cháy chữa cháy.

Ví dụ yêu cầu văn phòng một số ngành nghề kinh doanh đặc thù:

• Ngân hàng: Cần khu vực tiếp khách sang trọng để tạo ấn tượng với khách hàng, khu vực an ninh để bảo mật tài sản và khu vực làm việc riêng tư cho nhân viên.
• Công ty thiết kế: Cần không gian làm việc chung rộng rãi để khuyến khích sự sáng tạo và cộng tác, khu vực trưng bày sản phẩm và khu vực lưu trữ bản vẽ.
• Công ty luật và tư vấn: Cần lớn hơn cho khu vực tiếp khách, phòng họp và khu vực lưu trữ tài liệu.

Lời khuyên cho doanh nghiệp thuê văn phòng

Ngoài những phương pháp xác định tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho thuê ở trên, khi tìm kiếm văn phòng doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Nên sử dụng các dịch vụ tư vấn thiết kế văn phòng chuyên nghiệp để có được giải pháp tối ưu nhất cho nhu cầu của công ty.
• Cần lưu ý đến các yếu tố như khả năng mở rộng diện tích trong tương lai khi lựa chọn văn phòng.
• Nên tham khảo ý kiến của nhân viên về nhu cầu về diện tích và bố trí văn phòng.
• Lên kế hoạch chi tiết: Xác định rõ ngân sách, mục đích sử dụng và phong cách mong muốn trước khi bắt đầu thiết kế.
• Chú trọng đến ánh sáng và thông gió: Đảm bảo văn phòng có đủ ánh sáng tự nhiên và thông gió tốt.

Office Saigon là công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp hàng đầu tại Tp.HCM. Chúng tôi đã được công nhận giải thưởng "Top 30 thương hiệu BĐS xuất sắc 2018"; "Top 10 thương hiệu mạnh quốc gia năm 2019";"Top thương hiệu dẫn đầu Việt Nam năm 2019".

Office Saigon đã đồng hành với hơn hàng nghìn doanh nghiệp trong quá trình tìm thuê văn phòng tại Tp.HCM. Có được con số đó không thể không nhắc đến đội ngũ chuyên viên tư vấn trẻ, năng động đã qua đào tạo và có kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực văn phòng cho thuê.

Liên hệ tìm thuê văn phòng với Office Saigon quý doanh nghiệp sẽ được tư vấn chi tiết sản phẩm phù hợp, đưa đón khảo sát văn phòng hoàn toàn miễn phí và nhận được những ưu đãi tốt nhất. Quý khách chỉ cần nhấc máy liên hệ và cho chúng tôi biết ngân sách tiền thuê và mục đích và yêu cầu sử dụng. Office Saigon sẽ tư vấn và lựa chọn văn phòng phù hợp nhất hoàn toàn miễn phí.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn