Tìm hiểu về Hybrid office - Thách thức và giải pháp cho doanh nghiệp

Văn phòng lai (Hybrid office) đang là xu hướng phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Nhiều doanh nghiệp lớn đang áp dụng mô hình này để đáp ứng nhu cầu của nhân viên và tăng lợi thế cạnh tranh.

Khái niệm về mô hình văn phòng lai - Hybrid office

Mô hình văn phòng hybrid office là gì?

Hybrid Office - mô hình văn phòng làm việc phối hợp hay văn phòng lai, là mô hình văn phòng công ty linh hoạt cho phép nhân viên tự do lựa chọn địa điểm làm việc. Nhân viên có thể lựa chọn giữa làm việc tại văn phòng hoặc từ xa tuỳ theo cảm hứng, tâm trạng và sức khỏe.

Tuy nhiên, nhân viên có thể phải có mặt ở công ty vào một số ngày nhất định để đảm bảo nội quy công ty cũng như hiệu suất công việc. Mô hình Hybrid Office cung cấp sự linh hoạt cho nhân viên để điều chỉnh thời gian và không gian làm việc để tạo ra giá trị nhiều nhất.

Sự khác biệt giữa mô hình hybrid office và các mô hình văn phòng khác

Mô hình hybrid office có các đặc điểm, ưu và nhược điểm riêng so với các loại mô hình văn phòng khác như văn phòng truyền thống và văn phòng ảo.

Bảng so sánh các mô hình văn phòng

Mô hình văn phòng	Đặc điểm	Ưu điểm	Nhược điểm
Văn phòng Hybrid office	Kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa	Linh hoạt, hiệu quả, tiết kiệm chi phí	Yêu cầu đầu tư công nghệ, chính sách rõ ràng
Văn phòng truyền thống	Làm việc tại văn phòng theo giờ giấc cố định	Dễ quản lý, chuyên nghiệp, gắn kết	Ít linh hoạt, tốn kém
Văn phòng ảo	Làm việc hoàn toàn từ xa	Linh hoạt, tiết kiệm chi phí	Khó quản lý, cô lập

Các mô hình Hybrid Office phổ biến

Tuỳ vào loại công việc, văn hóa tổ chức và ưu tiên của từng nhân viên, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 4 mô hình Hybrid Office dưới đây:

• Hybrid at-will: là một mô hình làm việc kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa, nhưng với điểm đặc biệt là nhân viên có thể tự do quyết định thời gian và địa điểm làm việc cụ thể.
• Hybrid split-week: Công ty sẽ phân chia thời gian và địa điểm làm việc dựa trên tính chất công việc và yêu cầu của từng nhân viên và phòng ban. Điều này giúp duy trì sự cân bằng giữa làm việc tại văn phòng và từ xa, cũng như tạo điều kiện cho tương tác hiệu quả.
• Hybrid manager-scheduling: Người quản lý trực tiếp sẽ quyết định thời gian và địa điểm làm việc của nhân viên. Điều này cho phép quản lý điều chỉnh lịch làm việc theo nhu cầu dự án hoặc công việc cụ thể.
• Hybrid mix: Hình thức này kết hợp linh hoạt của ba hình thức trước. Nó đặc biệt linh hoạt và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các doanh nghiệp lớn và nhỏ, cho phép nhân viên đảm nhận nhiều vai trò và nhiệm vụ.

Mô hình văn phòng Hybrid Office đem lại những lợi ích gì?

Mô hình Hybrid Office đã đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả doanh nghiệp và nhân viên như:

Linh hoạt không gian và thời gian làm việc

Một trong những lợi ích chính của mô hình văn phòng công ty Hybrid Office là sự linh hoạt. Nhân viên có thể tự do quyết định nơi làm việc, có thể là tại văn phòng, tại nhà, hoặc bất kỳ địa điểm nào khác mà họ cảm thấy năng suất.

Điều này không chỉ giúp họ tận dụng tối đa môi trường làm việc thoải mái, mà còn giúp họ điều chỉnh thời gian làm việc theo nhu cầu cá nhân và tự quản lý hiệu suất công việc một cách tốt nhất.

Hybrid Office giúp di chuyển ít hơn

Những ngày làm việc từ xa giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong việc di chuyển hơn. Ở các thành phố lớn, hiện tượng kẹt xe, ùn tắc vào các giờ cao điểm không phải là hiếm gặp. Hybrid Office không chỉ giúp họ tránh được giao thông căng thẳng, mà còn có tác động tích cực đến môi trường bằng cách giảm lượng khí thải từ các phương tiện.

Cộng tác hiệu quả hơn

Nhân viên có thể tận dụng công nghệ để kết nối và làm việc chung với đồng nghiệp ở bất kỳ đâu trên thế giới, bất kể họ đang ở đâu. Điều này tạo cơ hội cho việc học hỏi, chia sẻ thông tin và đóng góp ý kiến một cách linh hoạt và thuận tiện.

Một số nghiên cứu chỉ ra rằng mô hình Hybrid có thể giúp thu hẹp khoảng cách giữa các nhân sự, giúp họ thấu hiểu nhau tạo nên sự kết nối phòng ban một cách mạnh mẽ.

Cân bằng giữa cuộc sống và công việc

Mô hình Hybrid giúp người lao động tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Họ có thời gian linh hoạt để quản lý công việc, thời gian cho gia đình và thậm chí tham gia vào các hoạt động xã hội một cách dễ dàng hơn. Hybrid Workplace giúp cải thiện chất lượng cuộc sống và tạo sự hài lòng cho nhân viên.

Tiết kiệm các loại chi phí văn phòng

Doanh nghiệp cũng hưởng lợi từ việc tiết kiệm chi phí văn phòng đến 30% khi áp dụng Hybrid Office. Không cần phải duy trì một văn phòng lớn cho tất cả nhân viên, họ có thể thuê hoặc sử dụng không gian văn phòng một cách linh hoạt. Điều này giúp giảm chi phí thuê mặt bằng, năng lượng và thiết bị văn phòng.

Mang lại nhiều cơ hội xây dựng và kết nối đội nhóm

Mô hình Hybrid thúc đẩy sự linh hoạt trong việc xây dựng và kết nối đội nhóm. Nhân viên có cơ hội làm việc với đồng nghiệp từ khắp nơi, thậm chí từ các tỉnh thành khác hoặc quốc gia khác. Điều này mở ra cơ hội học hỏi từ những người có kinh nghiệm và nền văn hóa khác nhau, tạo sự đa dạng và sự phát triển cho đội nhóm.

Thu hút nhân tài ở khắp mọi nơi

Với mô hình văn phòng Hybrid Office, doanh nghiệp có khả năng tuyển dụng nhân tài từ bất kỳ đâu trên toàn cầu. Họ không bị giới hạn bởi vị trí địa lý cụ thể và có thể chọn nhân viên tốt nhất cho công việc dựa trên năng lực và kinh nghiệm, chứ không bị ràng buộc bởi sự hạn chế về địa điểm làm việc.

Thách thức của Hybrid Office tại Việt Nam hiện nay là gì?

Mô hình Hybrid, mặc dù có nhiều lợi ích, nhưng cũng đối diện với một số thách thức và hạn chế tại Việt Nam như:

Chưa phổ biến và được áp dụng hiệu quả

Tại Việt Nam, mô hình Hybrid vẫn chưa phổ biến như tại các quốc gia phát triển khác. Một phần nguyên nhân xuất phát từ việc các doanh nghiệp Việt Nam chưa đủ năng lực quản lý nhân viên từ xa một cách hiệu quả. Các cuộc họp online hay tin nhắn báo cáo công việc không thể đảm bảo được độ trung thực.

Nhiều doanh nghiệp vẫn ưu tiên mô hình truyền thống, tức là tại văn phòng. Trong thời gian làm việc từ xa, nhân viên còn dễ bị xao nhãng ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Không phải tất cả ngành nghề và công việc đều phù hợp

Mô hình văn phòng Hybrid Office không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi ngành nghề và công việc. Đặc biệt như một số công việc yêu cầu sự gắn bó và sự hiện diện tại nơi làm việc cụ thể, chẳng hạn như sản xuất, y tế, hay giáo dục. Một số khác có thể áp dụng Hybrid Workplace như quảng cáo, bán hàng, marketing, công nghệ thông tin…

Cần có kế hoạch ngắn hạn và dài hạn rõ ràng

Các doanh nghiệp cần có chiến lược cụ thể trước khi lựa chọn áp dụng mô hình Hybrid Office. Doanh nghiệp cần phải xác định được cách thức triển khai và quản lý mô hình này cả trong tương lai ngắn hạn và dài hạn.

Doanh nghiệp cần trả lời được những câu hỏi: Áp dụng Hybrid Office cho toàn bộ doanh nghiệp hay riêng phòng ban nào đó? Số lượng và ngày làm việc cố định tại văn phòng công ty? Những ngày nào cần có mặt để trao đổi thông tin và họp hành? Nhu cầu làm việc hybrid working của nhân viên?

Đòi hỏi khả năng quản lý và bảo mật cao hơn

Hybrid Office đặt ra một số yêu cầu cao về khả năng quản lý và bảo mật. Sử dụng nhiều mạng wifi tại các địa điểm khác nhau có thể tạo ra nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu.

Doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng họ có khả năng quản lý nhân viên làm việc từ xa một cách hiệu quả, đảm bảo rằng công việc vẫn được thực hiện đúng thời hạn và chất lượng. Đồng thời, họ cũng phải có đội ngũ công nghệ chuyên nghiệp để đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin của công ty được bảo vệ chặt chẽ và không bị rò rỉ.

Giải pháp xây dựng mô hình Hybrid Office cho doanh nghiệp

Các lưu ý khi triển khai mô hình Hybrid Office

Mô hình Hybrid Office chưa thực sự phổ biến ở Việt Nam bất chấp những lợi ích mà nó mang lại. Việc áp dụng mô hình này đòi hỏi doanh nghiệp cần lưu ý nhiều khía cạnh:

• Xác định mục tiêu cụ thể để đảm bảo sự hiệu quả.
• Xác định các chỉ số hiệu suất (KPI) quan trọng và lập kế hoạch nhân sự.
• Tạo dựng một văn hóa đội nhóm phù hợp với mô hình Hybrid Workplace để đảm bảo tính đồng nhất và tương tác hiệu quả.
• Thấu hiểu nhu cầu làm việc của nhân viên.
• Tối ưu hóa không gian làm việc phù hợp với mô hình Hybrid Office.
• Tập trung vào bảo mật thông tin.
• Lập kế hoạch triển khai ngắn và dài hạn.
• Thử nghiệm thí điểm trước khi triển khai với quy mô lớn, giúp hiểu rõ hơn về cách nó hoạt động trong thực tế.
• Nhận biết và quản lý rủi ro có thể xuất hiện liên quan đến bảo mật.

Hướng dẫn xây dựng chiến lược phát triển mô hình Hybrid Office

Kế hoạch ngắn hạn

Trước hết, tổ chức cần xác định mục tiêu ngắn hạn cho việc triển khai mô hình kết hợp. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập một số ngày làm việc từ xa hàng tuần hoặc việc triển khai công nghệ để hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa. Tạo ra một kế hoạch cụ thể về cách triển khai mô hình làm việc kết hợp trong giai đoạn ngắn hạn.

Doanh nghiệp có thể tiến hành các bước như sau:

• Tiến hành khảo sát và xác định nhu cầu làm việc hybrid của nhân viên.
• Lập danh sách theo dõi thời gian nhân viên làm việc tại nhà và tại văn phòng.
• Khảo sát ý kiến, phản hồi sau một thời gian thực hiện theo mô hình hybrid.

Các chính sách, quy định

Đặt ra các chính sách rõ ràng về làm việc từ xa, bao gồm quy định về thời gian làm việc, công cụ và phần mềm hỗ trợ, bảo mật thông tin và quyền lợi của nhân viên. Thiết lập chính sách để quản lý sự linh hoạt của nhân viên trong việc lựa chọn làm việc tại văn phòng hoặc từ xa, đồng thời đảm bảo rằng công việc vẫn được thực hiện hiệu quả.

Yếu tố pháp lý

Các yếu tố liên quan đến pháp luật nhằm đảm bảo công bằng cho người lao động cần tuân thủ như:

• Cơ hội làm việc, thăng tiến là như nhau cho cả nhân viên làm tại văn phòng hay tại nhà.
• Thống nhất phương thức liên hệ, kết nối với quản lý, tránh tình trạng nhân viên bị cô lập.
• Các chế độ, phụ cấp và phúc lợi dành cho nhân viên là tương đương nhau, cần rõ ràng và công bằng.

Giao tiếp, truyền thông

Khi thực hiện công việc từ xa, sự giao tiếp giữa các nhân viên và giữa nhân viên với quản lý trở thành yếu tố quan trọng. Giao tiếp không hiệu quả có thể gây gián đoạn luồng thông tin và không đảm bảo sự truyền tải thông điệp đúng cách đến mọi người.

Mặt khác, mỗi nhóm công việc có quy mô, bản chất và nhiệm vụ khác nhau, do đó, phương thức giao tiếp cũng sẽ khác nhau. Các doanh nghiệp có thể xem xét một số phương án, chẳng hạn như tổ chức tất cả các cuộc họp trực tuyến để mọi người có thể tham gia.

Mỗi nhóm cần thiết lập nguyên tắc và thời gian riêng cho cuộc họp và trao đổi thông tin. Hơn nữa, tạo cơ hội kết nối trực tiếp giữa các thành viên để duy trì sự gắn kết.

Đào tạo và phát triển đội ngũ quản lý

Một trong những yếu tố quan trọng khi triển khai Hybrid Office là xây dựng đội ngũ quản lý có năng lực. Mô hình Hybrid Office có thể duy trì được lâu dài phần nhiều là nhờ doanh nghiệp có hệ thống quản lý chi tiết, rõ ràng, có thể đánh giá được năng lực và hiệu quả làm việc từ xa của nhân viên.

Ngoài ra, ban quản lý còn cần có năng lực trong việc:

• Thấu hiểu và điều chỉnh cách làm việc cho phù hợp với nhân viên.
• Đảm bảo mạng lưới giao tiếp hiệu quả với nhân viên.
• Đảm bảo hiệu suất công việc tốt nhất.

Công nghệ và thiết bị hỗ trợ

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đã đầu tư vào các công nghệ và công cụ hỗ trợ cho nhân viên làm việc từ xa, bao gồm phần mềm hợp nhất, công cụ giao tiếp và hạ tầng mạng.

Đội ngũ công nghệ thông tin cũng cần trau dồi cho nhân viên các kỹ năng ứng dụng công nghệ vào công việc một cách hiệu quả nhất. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra lại hệ thống, các thiết bị công nghệ trong văn phòng đã đáp ứng mô hình Hybrid Office hay chưa.

Cân bằng công việc và cuộc sống

Cách làm việc hybrid working có thể mờ đi giới hạn giữa công việc và cuộc sống riêng tư. Vì vậy, các doanh nghiệp cần xem xét cách hỗ trợ nhân viên:

• Đào tạo nhân viên về quản lý thời gian và cân bằng cuộc sống-công việc để họ có khả năng tự điều chỉnh và đảm bảo hiệu suất.
• Cung cấp đào tạo về kỹ năng thích ứng với công nghệ, giúp nhân viên sử dụng công nghệ hiệu quả và biết cách ngắt kết nối khi cần thiết.
• Nâng cao nhận thức của đội ngũ quản lý về tác động của mô hình Hybrid Office, cung cấp cho họ kỹ năng giao tiếp để nhân viên có thể thoải mái chia sẻ các vấn đề cá nhân.
• Cung cấp thông tin và tổ chức các hoạt động cải thiện tinh thần làm việc cho nhân viên, giúp duy trì sức khỏe tinh thần tích cực trong công ty.

Quản lý hiệu suất

Để xây dựng một chiến lược dài hạn, doanh nghiệp nên xem xét một số yếu tố quan trọng khác nhau thay vì chỉ đơn giản đánh giá nhân viên dựa trên thời gian làm việc tại văn phòng hoặc việc tham gia các buổi họp trực tuyến. Người quản lý cần được trang bị các kỹ năng phù hợp để đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên các mục tiêu và kết quả cụ thể.

Bên cạnh đó, công ty cần xem xét xem hệ thống và quy trình quản lý hiện tại có phù hợp với mô hình làm việc từ xa không. Điều này bao gồm việc công nhận và khích lệ nhân viên dựa trên thành tựu, kích thích sự tập trung vào công việc và đánh giá hiệu suất. Quản lý cũng cần có khả năng thảo luận và cập nhật các mục tiêu mới một cách thường xuyên và linh hoạt.

Cách thiết kế Hybrid Office - Văn phòng phối hợp lý tưởng

Kết hợp trải nghiệm văn phòng số và văn phòng vật lý

Các nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập và khó tham gia hoàn toàn vào môi trường công ty, đặc biệt là trong các nhiệm vụ sáng tạo và đổi mới. Do đó, doanh nghiệp khi thiết kế không gian làm việc theo mô hình Hybrid Office cần lưu ý đến 3 yếu tố quan trọng là sự công bằng, tương tác và sự tiện lợi.

Ví dụ, khi tổ chức các cuộc họp, doanh nghiệp cần linh hoạt để các nhân viên ở xa xuất hiện trên màn hình để tương tác trực tiếp với những người có mặt ở văn phòng. Hiện nay, có rất nhiều công cụ công nghệ hỗ trợ trình chiếu màn hình, tách từng người thành từng màn hình riêng, các bảng trắng online để ghi chú…

Đồng thời, thiết kế văn phòng phải đảm bảo yếu tố không gian, thiết bị âm thanh, ánh sáng phù hợp để triển khai theo hình thức kết hợp này, đảm bảo nhân viên làm việc từ xa vẫn có trải nghiệm thực tế như ở văn phòng.

Văn phòng cố định chuyển sang văn phòng lưu động

Sự xuất hiện của mô hình Hybrid cũng đã làm thay đổi chiến lược của các doanh nghiệp khi quyết định về việc thuê không gian văn phòng phù hợp. Cụ thể, nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng mô hình kết hợp này, bạn sẽ không cần một không gian văn phòng quá rộng lớn và bạn có thể tận dụng không gian một cách tối ưu hơn để tiết kiệm ngân sách.

Hơn nữa, bạn cũng có thể xem xét loại hình văn phòng phù hợp với từng giai đoạn cụ thể. Điều này cũng là một trong những lý do giải thích cho sự tăng trưởng của các dự án văn phòng chia sẻ hoặc coworking space.

Một ví dụ cụ thể cho không gian làm việc Hybrid lưu động là bạn có thể sử dụng không gian văn phòng một cách linh hoạt cho nhiều mục đích khác nhau, không chỉ để làm việc. Buổi sáng, không gian văn phòng có thể dùng để tổ chức các cuộc họp sớm, buổi trưa trở thành khu vực ăn uống và nghỉ ngơi cho nhân viên, trong khi buổi tối có thể được sử dụng để tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty.

Kết hợp linh hoạt giữa không gian đóng và không gian mở

Thiết kế Hybrid Office kết hết giữa không gian đóng và không gian mở nghĩa là vẫn có các vách ngăn nhưng vách ngăn có thể di chuyển dễ dàng.

Ví dụ, các cuộc họp truyền thống thường diễn ra trong phòng kín riêng biệt. Nhưng tại Hybrid Workplace, cuộc họp sẽ thường xuyên được tổ chức trong không gian chung, có thể sử dụng các vách ngăn để tạo sự phân chia giữa các nhóm khác nhau. Đối với những buổi họp nhỏ với 2-3 người và đòi hỏi sự tĩnh lặng tuyệt đối, sẽ có các khu vực riêng biệt được sắp đặt.

Các không gian mở thường rất linh hoạt, với ít nội thất cố định vào sàn nhà hoặc tường. Điều này cho phép thích nghi với sự thay đổi trong cách sử dụng không gian và khuyến khích sự sáng tạo, khám phá cách sử dụng không gian đa dạng.

Tuy nhiên, mô hình này cũng cần có các không gian cá nhân, riêng tư, giống như cách nhân viên làm việc ở nhà để phục vụ các cuộc gọi video, các khoảng thời gian cần sự tập trung…

Cân bằng giữa làm việc độc lập và tương tác đội nhóm

Trong việc thiết kế Hybrid Office, tập trung một cách đơn thuần vào việc xây dựng không gian làm việc cá nhân hoặc chỉ tạo ra các không gian chung không phải là sự lựa chọn tối ưu. Doanh nghiệp cần đạt được sự cân bằng giữa chúng để tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên có thể làm việc hiệu quả nhất.

Trong quá trình làm việc, nhân viên cần phải tương tác với nhau để tạo sự thấu hiểu, sự đoàn kết và động viên trong công việc. Tuy nhiên, họ cũng cần không gian riêng tư để tập trung vào xử lý các nhiệm vụ cá nhân.

Vì vậy, khi thiết kế văn phòng công ty Hybrid, doanh nghiệp cần tạo ra không gian thoải mái, giống như làm việc tại nhà, với sự riêng tư, sự gần gũi và sự tiện lợi tối đa. Đồng thời, văn phòng cũng cần có các khu vực chung, không gian để mọi người có thể gặp gỡ, tương tác với nhau và trao đổi công việc của họ trong nhóm.

Mô hình Hybrid Office là một mô hình làm việc hiệu quả và linh hoạt, phù hợp với xu hướng phát triển của tương lai. Tuy nhiên, mô hình này cũng có một số thách thức nhất định mà doanh nghiệp cần lưu ý. Nếu quý doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm thông tin về các loại mô hình văn phòng hoặc có nhu cầu thuê văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ với chúng tôi:

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn