Hot desking là gì? Ưu điểm của Hot desking và các lưu ý khi sử dụng

Hot desking – mô hình làm việc với chỗ ngồi linh hoạt – nổi lên như một xu hướng mới, mang đến nhiều lợi ích vượt trội từ tiết kiệm chi phí, tăng cường hợp tác đến nâng cao sự sáng tạo. Vậy Hot desking là gì và tại sao nó lại được ưa chuộng đến vậy? Hãy cùng Office Saigon tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

Hot Desking là gì?

Hot desking là một mô hình làm việc linh hoạt, trong đó nhân viên không có bàn làm việc cố định riêng mà sử dụng bất kỳ bàn nào còn trống trong văn phòng. Khi đến làm việc, họ có thể chọn một bàn bất kỳ để làm việc trong ngày hoặc trong một khoảng thời gian nhất định.

Hot-desking thường nằm trong các văn phòng chia sẻ hay văn phòng trọn gói, nơi mà mỗi cá nhân có thể sử dụng bàn làm việc vào những thời điểm khác nhau mà không cần thuê cố định lâu dài.

Mô hình này giúp tối ưu hóa không gian làm việc, giảm chi phí thuê văn phòng và tăng cường sự linh hoạt cho nhân viên. Hot desking đặc biệt phù hợp trong thời điểm hiện nay, khi ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng chế độ làm việc từ xa hoặc có lịch làm việc linh hoạt. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm không gian và tài nguyên, đồng thời đáp ứng nhu cầu làm việc đa dạng của nhân viên.

Hot desking cung cấp những tiện ích nào?

Hot desking là một giải pháp linh hoạt cho các cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu làm việc tạm thời hoặc linh hoạt. Các tiện ích của hot desking bao gồm:

• Ổ cắm và điện: Các vị trí làm việc được trang bị đầy đủ ổ cắm và điện để bạn có thể sạc các thiết bị điện tử như laptop, điện thoại.
• Phòng họp có thể đặt trước: Có thể đặt trước các phòng họp khi cần thiết để tổ chức các cuộc họp chuyên môn hoặc gặp gỡ khách hàng.
• In ấn: Dịch vụ in ấn với đầy đủ trang thiết bị như máy in, máy fax, để bạn có thể in tài liệu quan trọng ngay tại chỗ.
• Lưu trữ và chứa đựng các vật dụng cá nhân: Khu vực lưu trữ an toàn để bạn có thể để lại các vật dụng cá nhân mà không cần phải mang theo mỗi lần đến làm việc.
• Công nghệ và internet: Kết nối internet nhanh và ổn định, đảm bảo bạn luôn có thể làm việc hiệu quả. Ngoài ra, bàn làm việc còn được trang bị các cổng kết nối như HDMI, VGA, DVI, tạo sự thuận tiện trong công việc.
• Phòng tắm, nhà bếp và các khu vực chung khác: Các tiện nghi như phòng vệ sinh, khu vực nhà bếp hoặc không gian chung để nghỉ ngơi và gặp gỡ đồng nghiệp.

Ưu điểm của Hot desking

Đối với cá nhân làm việc tự do

Hot desking (bàn làm việc linh hoạt) mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời cho các cá nhân làm việc tự do (freelancer), cụ thể như:

• Tiết kiệm chi phí: Freelancer không cần phải đầu tư vào việc thuê văn phòng riêng, tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Thay vào đó, họ chỉ cần trả phí theo giờ hoặc ngày để sử dụng không gian làm việc chung.
• Tính linh hoạt và tiện lợi: Freelancer có thể làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào với kết nối internet tốc độ cao. Điều này giúp họ cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả.
• Mở rộng mạng lưới quan hệ: Hot desking tạo cơ hội cho freelancer gặp gỡ và giao lưu với những người làm việc tự do khác, cũng như các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Từ đó, mở rộng mạng lưới quan hệ, tìm kiếm đối tác và cơ hội hợp tác kinh doanh.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Làm việc trong một không gian văn phòng chung giúp freelancer tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn so với làm việc tại nhà. Điều này có thể giúp họ gây ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác tiềm năng.
• Truy cập vào các tiện ích và dịch vụ: Các không gian làm việc chung thường cung cấp đầy đủ tiện nghi và dịch vụ như wifi tốc độ cao, máy in, phòng họp, khu vực nghỉ ngơi, v.v. giúp freelancer làm việc hiệu quả hơn.
• Tăng động lực và cảm hứng: Làm việc trong một môi trường năng động và sáng tạo như không gian làm việc chung có thể giúp freelancer tăng động lực và cảm hứng làm việc.

Đối với doanh nghiệp

Ngoài ra, mô hình Hot Desking cũng mang lại nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí thuê mặt bằng, đầu tư trang thiết bị và vận hành từ đó giúp tiết kiệm ngân sách thuê đáng kể cho doanh nghiệp.
• Tối ưu không gian: Tận dụng diện tích, tạo không gian linh hoạt, hiện đại, có thể thay đổi dễ dàng theo nhu cầu công việc và số lượng nhân viên..
• Nâng cao hiệu suất: Khuyến khích hợp tác, tăng cường trao đổi ý tưởng và kinh nghiệm, từ đó giúp cải thiện hiệu suất làm việc và hiệu quả công việc.
• Thu hút nhân tài: Hot desking phù hợp với xu hướng làm việc linh hoạt và hiện đại, thu hút nhiều nhân tài trẻ và năng động, đồng thời tăng sự hài lòng và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Tăng tính bền vững: Sử dụng không gian chung giúp giảm lượng tài nguyên tiêu thụ và giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường. Điều này cũng giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác.

Liệu Hot desking có phù hợp với bạn?

Hot desking có phù hợp với bạn hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm phong cách làm việc, nhu cầu và sở thích cá nhân. Dưới đây là 5 đối tượng có thể sử dụng mô hình Hot desking: 

• Freelancer: Những người làm việc tự do, không có văn phòng cố định, có thể sử dụng hot desking để tiết kiệm chi phí và trải nghiệm không gian làm việc chuyên nghiệp. 
• Nhân viên làm việc từ xa: Nhân viên làm việc từ xa có thể sử dụng hot desking để thay đổi môi trường làm việc, tăng tính tương tác và tránh cảm giác cô đơn, buồn chán.
• Người thường xuyên đi công tác: Những người thường xuyên đi công tác có thể sử dụng hot desking tại các thành phố khác nhau để tiết kiệm chi phí và có một không gian làm việc ổn định.
• Startup và doanh nghiệp: Hot desking giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng và đầu tư trang thiết bị, đồng thời tạo không gian làm việc linh hoạt và sáng tạo.
• Nhóm dự án làm việc theo dự án ngắn hạn: Hot desking tạo ra không gian làm việc tập trung trong một khoảng thời gian nhất định. Nơi đây cũng giúp thúc đẩy sự sáng tạo và hợp tác, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Hot desking phù hợp với những người có tính linh hoạt cao, thích làm việc trong môi trường năng động và muốn tiết kiệm chi phí. Đây cũng là một giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa không gian làm việc và thu hút nhân tài.

So sánh Hot desking và Dedicated desk

Để hiểu rõ hơn về 2 mô hình làm việc này, bạn có thể tham khảo bảng so sánh Hot desking và Dedicated desk dưới đây:

Những điều cần lưu ý khi sử dụng Hot desking

Khi sử dụng mô hình hot desking, bạn cần lưu ý những điều sau để đảm bảo hiệu quả và tiện lợi:

• Đặt chỗ trước: Nếu không gian hot desking yêu cầu đặt chỗ trước, hãy chắc chắn bạn đã đặt chỗ để đảm bảo có vị trí làm việc khi đến.
• Mang theo vật dụng cần thiết: Chuẩn bị sẵn các vật dụng cá nhân như laptop, sạc, tài liệu, và các vật dụng làm việc cần thiết khác.
• Tuân thủ quy tắc sử dụng chung: Mỗi không gian hot desking đều có những quy định riêng, hãy tuân thủ để duy trì môi trường làm việc chung văn minh và lịch sự.
• Giữ gìn vệ sinh: Dọn dẹp gọn gàng khu vực làm việc của mình sau khi sử dụng, đảm bảo không gian luôn sạch sẽ cho người sử dụng kế tiếp.
• Bảo mật thông tin: Hạn chế để lại thông tin cá nhân hoặc tài liệu quan trọng khi rời khỏi chỗ ngồi, đảm bảo an toàn thông tin.
• Sử dụng tiện ích chung: Sử dụng một cách hợp lý các tiện ích chung như phòng họp, máy in, khu vực nhà bếp để không làm phiền người khác.
• Giao tiếp và hợp tác: Tận dụng cơ hội gặp gỡ và hợp tác với những người làm việc tại cùng không gian để mở rộng mạng lưới quan hệ và học hỏi kinh nghiệm.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn