Workspace là gì? Định nghĩa, ý nghĩa, ví dụ cụ thể và cách thiết kế

Workspace là một cụm từ chỉ không gian làm việc, trong đó có  2 hình thức phổ biến Workspace Offline (không gian làm việc thực tế) và Digital Workspace (không gian làm việc số, không gian làm việc online ).

Workspace Offline bao gồm văn phòng, coworking space, nhà máy,..hoặc bất kỳ địa điểm nào được sử dụng để làm việc. Trong khi đó, Digital Workspace đề cập đến môi trường làm việc trực tuyến, nơi các công cụ công nghệ, phần mềm và nền tảng đám mây hỗ trợ quá trình làm việc từ xa, cộng tác nhóm và quản lý công việc hiệu quả hơn, như Slack, Microsoft Teams, Google Workspace,...

Cùng tìm hiểu chi tiết về thuật ngữ Workspace qua bài viết dưới đây nhé.

Workspace là gì?

Workspace là từ chỉ không gian làm việc, nó có thể là một văn phòng truyền thống, một góc làm việc tại nhà hoặc một môi trường làm việc linh hoạt như coworking space. Hoặc cũng có thể là Workspace Online - một mô hình làm việc từ xa, nơi nhân viên sử dụng công nghệ để kết nối và làm việc hiệu quả mà không cần có mặt tại một địa điểm cố định.

Ngày nay, khái niệm workspace không chỉ gói gọn trong không gian vật lý mà còn bao gồm cả các công cụ, nền tảng hỗ trợ làm việc, giúp tối ưu hóa hiệu suất và tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các cá nhân, nhóm và doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ và xu hướng làm việc linh hoạt, workspace đang ngày càng trở thành yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và trải nghiệm làm việc của con người.

Còn trong lĩnh vực toán tin, Workspace được hiểu là một thư mục, một không gian lưu trữ các dữ liệu tin học trong định dạng photoshop. Có thể hiểu cụ thể là cách sắp xếp các folder theo thứ tự, giúp người dùng sắp xếp và truy cập các tài nguyên cần thiết một cách dễ dàng.

Tìm hiểu Digital Workspace - Workspace Online là gì?

Digital Workspace (Workspace Online), hay còn gọi là không gian làm việc số, là một mô hình làm việc mới cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Mô hình này sử dụng công nghệ để kết nối nhân viên với các thành viên khác trong tổ chức, công cụ và dữ liệu mà họ cần để hoàn thành công việc.

Digital Workspace là nền tảng giúp nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy sự cộng tác trong doanh nghiệp. Một số ưu điểm của Digital Workspace như:

• Làm việc mọi lúc mọi nơi
• Tăng cường khả năng cộng tác
• Nâng cao năng suất làm việc
• Tiết kiệm chi phí
• Tăng tính bảo mật dữ liệu
• Dễ dàng mở rộng quy mô

Nền tảng Digital Workspace là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường bảo mật và tối ưu hóa chi phí. Chính vì thế mà các nền tảng Workspace online ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.

Các nền tảng Workspace online (Digital Workspace) phổ biến hiện nay

Google Workspace

• Bộ công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến gồm Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet,…
• Hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực, lưu trữ đám mây, chia sẻ tài liệu nhanh chóng.
• Phù hợp cho doanh nghiệp, trường học, nhóm làm việc từ xa.

Microsoft Teams

• Ứng dụng cộng tác trực tuyến của Microsoft, tích hợp nhiều tính năng như nhắn tin, cuộc họp video, chia sẻ tệp và tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft 365
• Cung cấp bộ công cụ quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams,…
• Tích hợp mạnh mẽ với hệ sinh thái Windows và Azure.
• Phù hợp cho doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, hỗ trợ làm việc nhóm tốt.

Citrix Workspace

• Nền tảng ảo hóa ứng dụng và desktop, cho phép truy cập từ xa vào hệ thống doanh nghiệp.
• Đảm bảo tính bảo mật cao, hỗ trợ làm việc đa thiết bị.
• Phù hợp với các tổ chức lớn cần giải pháp bảo mật và quản lý tập trung.

Amazon WorkSpaces

• Cung cấp máy tính để bàn ảo (VDI) trên nền tảng AWS.
• Cho phép truy cập từ xa vào môi trường làm việc đầy đủ như một máy tính cá nhân.
• Phù hợp cho doanh nghiệp cần triển khai nhanh chóng máy trạm ảo với chi phí linh hoạt.

Workspace ONE (VMware)

• Giải pháp quản lý không gian làm việc số giúp quản lý thiết bị, ứng dụng và bảo mật dữ liệu.
• Hỗ trợ doanh nghiệp triển khai chính sách bảo mật và làm việc từ xa an toàn.
• Phù hợp cho các tổ chức lớn, doanh nghiệp yêu cầu quản lý tập trung.

Slack

• Nền tảng nhắn tin và cộng tác nhóm mạnh mẽ, hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng khác.
• Hỗ trợ làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu, gọi video, quản lý dự án.
• Phù hợp với các công ty công nghệ, startup, và nhóm làm việc từ xa.

Notion

• Công cụ quản lý dự án, ghi chú, tài liệu và cơ sở dữ liệu tất cả trong một.
• Tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu sử dụng, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả.
• Phù hợp với cá nhân, startup và doanh nghiệp nhỏ.

Trong số các nền tảng Digital Workspace trên, Google Workspace và Microsoft 365 là hai công cụ phổ biến nhất. cả hai nền tảng này đều được sử dụng rộng rãi nhờ tích hợp nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc và khả năng cộng tác trực tuyến hiệu quả.

Ngoài ra, các công cụ như Slack, Citrix Workspace, và Amazon WorkSpaces cũng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô tổ chức.

Các Workspace offline - Không gian làm việc phổ biến

Hiện tại có 2 loại không gian làm việc (Workspace offline) phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

• Shared workspace: là mô hình cho thuê văn phòng diện tích nhỏ với đầy đủ các tiện ích mà một văn phòng làm việc cần có. Không gian làm việc không chỉ được chuẩn bị sẵn đầy đủ bàn ghế mà còn bao gồm phòng họp, máy in, khu vực dành riêng cho tổ chức, doanh nghiệp.
• Coworking Space:  là không gian làm việc chung, nơi các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và vừa cùng nhau làm việc trong một không gian chung với đầy đủ tiện ích. Đây là giải pháp văn phòng giúp tối ưu hóa chi phí cho các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Lợi ích của không gian làm việc lý tưởng

Không gian làm việc hoàn hảo là nơi đáp ứng đầy đủ các yếu tố như: diện tích văn phòng đủ rộng, phù hợp với số lượng nhân sự, đầy đủ trang thiết bị nội thất, đầy đủ ánh sáng, màu sắc hài hòa, cách sắp xếp khoa học, có thể tích hợp thêm yếu tố công nghệ hiện đại vào không gian làm việc. 

Không gian làm việc lý tưởng không chỉ là nơi để làm việc mà còn là môi trường thúc đẩy sự sáng tạo, hiệu quả làm việc và cảm giác hạnh phúc của nhân viên. Một văn phòng làm việc được thiết kế tốt có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức:

Đối với cá nhân

Tăng cường sự tập trung và hiệu suất: Không gian làm việc thoải mái, yên tĩnh và đầy đủ tiện nghi giúp nhân viên tập trung tốt hơn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Giảm căng thẳng và mệt mỏi: Thiết kế không gian hợp lý với ánh sáng tự nhiên, cây xanh và không gian thư giãn giúp giảm căng thẳng, mệt mỏi và tăng cường sức khỏe tinh thần cho nhân viên. Kích thích sự sáng tạo: Không gian làm việc khoa học, đa dạng và linh hoạt khuyến khích nhân viên tư duy sáng tạo, tìm ra những giải pháp mới và đột phá. Tăng cường sự hài lòng và gắn bó: Khi nhân viên cảm thấy thoải mái và được tôn trọng trong không gian làm việc, họ sẽ có xu hướng hài lòng hơn với công việc và gắn bó lâu dài với công ty.

Đối với tổ chức

Nâng cao hiệu quả làm việc chung: Không gian làm việc lý tưởng tạo điều kiện thuận lợi cho sự giao tiếp, hợp tác và trao đổi thông tin giữa các thành viên, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc chung của cả đội ngũ. Thu hút và giữ chân nhân tài: Một không gian làm việc hiện đại, tiện nghi và sáng tạo là một yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài. Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Không gian làm việc đẹp và chuyên nghiệp thể hiện sự đầu tư và quan tâm của công ty đến nhân viên, đồng thời góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực trong mắt khách hàng và đối tác. Tiết kiệm chi phí: Thiết kế không gian làm việc hợp lý giúp tối ưu hóa việc sử dụng diện tích, tiết kiệm năng lượng và giảm thiểu chi phí vận hành.

Lưu ý khi thiết kế không gian làm việc cho doanh nghiệp

Bạn cần lưu ý một số yếu tố sau để có thể thiết kế không gian văn phòng làm việc một cách tối ưu nhất:

• Xem xét tổng diện tích văn phòng để có sự phân chia không gian hợp lý
• Xem xét ngân sách cho việc thiết kế văn phòng
• Cân nhắc việc tích hợp công nghệ vào không gian văn phòng
• Thiết lập hệ thống điện, mạng internet một cách khoa học, an toàn
• Không lạm dụng việc sử dụng đồ trang trí
• Đảm bảo văn phòng vẫn có những không gian trống để tránh cảm giác ngột ngạt
• Tìm kiếm nơi cung cấp dịch vụ thiết kế, thi công đảm bảo uy tín, chất lượng
• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ để giữ cho không gian văn phòng luôn mới và khang trang.

Để tìm hiểu thêm thông tin cũng như được tư vấn chi tiết về việc thiết kế nội thất văn phòng đẹp, tiện nghi hãy liên hệ Office Saigon. Ngoài cho thuê văn phòng, Office Saigon còn là một trong những đơn vị chuyên thiết kế và thi công nội thất văn phòng chuyên nghiệp. 

Với đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm chuyên môn, chúng tôi luôn hướng đến mục tiêu cung cấp đa dạng những dự án thiết kế nội thất đẹp, ấn tượng và tiện nghi nhất. Còn chần chờ gì mà không liên hệ ngay cho Office Saigon theo số hotline 0987 11 00 11 để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình.

Mời bạn tham khảo một số dự án mới nhất mà Office Saigon đã thực hiện.

Tổng kết

Workspace offline và Digital Workspace đều là những không gian làm việc mang lại hiệu quả cao, hỗ trợ tích cực cho mỗi nhân sự. Việc lựa chọn Workspace offline hay Digital Workspace phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.Tuy nhiên, doanh nghiệp nên sử dụng kết hợp cả hai loại Workspace này để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và mang lại năng suất làm việc tốt nhất.

Khi sử dụng Workspace doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo an toàn bảo mật cho Digital Workspace và cần tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái cho Workspace - không gian làm việc thực tế.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn