Các loại chi phí thuê văn phòng và bí quyết tiết kiệm hiệu quả

Chi phí thuê văn phòng là khoản chi quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp chưa nắm rõ các loại chi phí khi thuê văn phòng dẫn đến việc không kiểm soát được và làm tăng ngân sách lên mức không cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các hạng mục chi phí khi thuê văn phòng phổ biến, đồng thời chia sẻ những bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách. Tham khảo ngay!

Chi phí văn phòng là gì?

Chi phí thuê văn phòng là tổng số tiền mà doanh nghiệp phải chi trả cho các khoản liên quan đến việc vận hành và duy trì hoạt động của văn phòng. Chi phí này sẽ bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau và thuộc những khoản chi không hề nhỏ.

Chi phí văn phòng gồm những gì?

Chi phí văn phòng bao gồm: tiền thuê văn phòng, đặt cọc, nội thất, phí dịch vụ, điện, nước, internet, văn phòng phẩm, lương nhân viên, đến các khoản chi phí khác như bảo hiểm, tiếp khách, đi lại và các chi phí phát sinh...

Chúng thường được phân loại thành 4 nhóm chi phí văn phòng phổ biến như sau:

Nhóm 1: Chi phí cố định

Chi phí văn phòng cố định là các khoản chi phí không đổi theo thời gian, luôn phát sinh dù doanh nghiệp hoạt động hay không. Bao gồm:

• Chi phí thuê văn phòng: bao gồm cả tiền thuê cơ bản và các khoản phí dịch vụ đi kèm.
• Khấu hao tài sản: Giá trị hao mòn của tài sản văn phòng theo thời gian sử dụng, ví dụ như máy tính, bàn ghế,...
• Lương nhân viên văn phòng: Bao gồm lương cơ bản, lương thưởng, phụ cấp,... cho nhân viên làm việc tại văn phòng.
• Phí bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho nhân viên: Chi phí bắt buộc theo quy định của pháp luật.
• Phí dịch vụ quản lý văn phòng: Bao gồm các dịch vụ như bảo vệ, vệ sinh, thang máy, an ninh,... do ban quản lý tòa nhà cung cấp.

Nhóm 2: Chi phí biến đổi theo nhu cầu sử dụng

Chi phí văn phòng này thay đổi theo mức độ sử dụng của doanh nghiệp. Bao gồm các chi phí như:

• Tiền điện, nước: Chi phí sử dụng điện nước cho hoạt động văn phòng.
• Chi phí internet, điện thoại: Chi phí kết nối mạng internet, sử dụng điện thoại cho văn phòng.
• Chi phí văn phòng phẩm: Chi phí mua sắm các vật dụng cần thiết cho hoạt động văn phòng như giấy, bút, mực in,...
• Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng: Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị, cơ sở vật chất văn phòng.

Nhóm 3: Chi phí thực tế (phát sinh bất thường)

Phát sinh trong quá trình vận hành văn phòng. Bao gồm các chi phí như:

• Chi phí tiếp khách: Chi phí tiếp đãi khách hàng đến văn phòng.
• Chi phí tổ chức sự kiện: Chi phí tổ chức các hội nghị, hội thảo tại văn phòng.
• Chi phí đi lại: Chi phí đi lại công tác của nhân viên văn phòng.

Nhóm 4: Chi phí chi trả một lần cho suốt thời gian thuê

Chi phí chỉ thanh toán một lần cho toàn bộ thời gian thuê và sử dụng. Bao gồm các chi phí như:

• Chi phí mua sắm nội thất văn phòng: Bàn ghế, tủ kệ, sofa,...
• Chi phí mua sắm máy móc, thiết bị văn phòng: Máy tính, máy in, máy fax,..

Chi phí thuê văn phòng là gì? Có bao nhiêu loại chi phí thuê văn phòng?

Chi phí thuê văn phòng là tổng số tiền mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân phải chi trả để sử dụng một không gian làm việc cố định trong một tòa nhà, bao gồm cả tiền thuê cơ bản và các khoản phí dịch vụ đi kèm. Chi phí này thường được tính toán trên cơ sở diện tích thuê, thời gian thuê và các tiện ích đi kèm.

Có tất cả 11 loại chi phí khi thuê văn phòng cần nắm rõ:

1. Tiền thuê văn phòng

Tiền thuê văn phòng là chi phí cơ bản và lớn nhất trong hợp đồng thuê văn phòng. Giá thuê văn phòng được tính dựa trên diện tích thuê (m2), phải trả hàng tháng, quý hoặc năm, dựa tvào sự thương lượng hợp đồng của hai bên.

Hiện tại, giá thuê văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh dao động từ $8/m2/tháng - $70/m2/tháng, cụ thể như sau:

Khu Vực Cho Thuê Văn Phòng	Số Lượng	Giá thuê
Văn phòng cho thuê tại Quận 1	270+ tòa nhà	$10 - $70 /m2/tháng
Văn phòng cho thuê tại Quận 3	200+ tòa nhà	$8 - $40 /m2/tháng
Văn phòng cho thuê tại Quận Tân Bình	215+ tòa nhà	$8 - $33 /m2/tháng
Văn phòng cho thuê tại Quận Phú Nhuận	130+ tòa nhà	$8 - $30 /m2/tháng
Văn phòng cho thuê tại Quận Bình Thạnh	150+ tòa nhà	$7 - $33 /m2/tháng
Văn phòng cho thuê tại Quận 2	70+ tòa nhà	$8 - $52 /m2/tháng
Văn phòng cho thuê tại Quận 4	50+ tòa nhà	$8 - $27 /m2/tháng
Văn phòng cho thuê tại Quận 7	60+ tòa nhà	$8 - $40 /m2/tháng
Văn phòng cho thuê tại Quận 10	40+ tòa nhà	$8 - $31 /m2/tháng
Cho thuê văn phòng tại các quận khác	40+ tòa nhà	$8 - $30 /m2/tháng

2. Phí dịch vụ

Phí dịch vụ hay còn gọi là phí quản lý tòa nhà văn phòng, bao gồm các khoản phí quản lý tòa nhà, phí bảo vệ, vệ sinh, an ninh và phí sử dụng các tiện ích chung như thang máy, phòng họp. Chi phí này doanh nghiệp sẽ đóng cho đơn vị quản lý tòa nhà. Mức dao áp dụng dao động từ $1 - $8/m2 tháng.

3. Thuế VAT

Thuế VAT là khoản thuế giá trị gia tăng mà nhà nước thu trên tổng giá trị hợp đồng thuê. Mức thuế áp dụng cho dịch vụ cho thêu văn phòng hiện nay là 10%.

Thuế VAT đối với dịch vụ cho thuê văn phòng được tính theo công thức sau: 

Thuế VAT = (Tiền thuê văn phòng + Phí dịch vụ) * Thuế suất VAT

Ví dụ: Với hợp đồng thuê 15.000.000 VNĐ/tháng và phí dịch vụ 600.000 VNĐ, thuế VAT sẽ đước tính như sau:

Thuế VAT = (15.000.000 + 600.000) *10% = 1.560.000

4. Tiền điện điều hòa

Tiền điện điều hòa là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng điều hòa trong văn phòng. Thông thường chi phí này sẽ bao gồm trong phí dịch vụ đối với các toà nhà hàng A và hạng B, không bao gồm trong các toà nhà hạng C và văn phòng giá rẻ. Chi phí bình quân sẽ dao động trong khoảng 1-1,5 usd/m2/tháng phụ thuộc thời gian sử dụng, loại điều hòa, độ cũ mới của điều hòa.

5. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng

Là các chi phí phát sinh từ việc sử dụng điện trong văn phòng. Chi phí được tính theo chỉ số công tơ điện riêng.

6. Phí đỗ ô tô xe máy

Là chi phí thuê chỗ đỗ xe ô tô hoặc xe máy trong bãi đỗ xe của tòa nhà. Chi phí thường được tính theo tháng, theo số lượng xe.

Phí gửi xe tại các tòa nhà dao động từ 100.000 VNĐ - 5.000.000 VNĐ, tùy thuộc vào bãi đỗ xe, loại xe sẽ có mức phí khác nhau.

7. Phí làm việc ngoài giờ

Phí ngoài giờ (Overtime Fee - OT Fee) là khoản phụ phí mà người thuê văn phòng phải trả khi sử dụng văn phòng làm việc ngoài giờ làm việc của tòa nhà. Thông thường, các tòa nhà văn phòng sẽ có quy định giờ làm việc cố định, ví dụ từ 8h đến 18h các ngày trong tuần. Nếu công ty cần sử dụng văn phòng sau giờ làm việc quy định, thì sẽ phải trả thêm phí này.

Có 3 cách tính phí làm việc ngoài giờ phổ biến hiện nay:

• Tính theo văn phòng: Ví dụ: 300.000 VNĐ/văn phòng/giờ, 5 giờ làm thêm => Phí ngoài giờ = 1.500.000 VNĐ.
• Tính theo diện tích: Ví dụ: Phí ngoài giờ $0.03/m2/giờ * diện tích thuê 200m2 * số giờ làm thêm 5 giờ.
• Tính theo thiết bị sử dụng (FCU): Ví dụ: Phí ngoài giờ = Số tiền ($15) x thiết bị (3) x giờ sử dụng (15 giờ).

8. Chi phí hoàn trả mặt bằng

Chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt để khôi phục lại mặt bằng về trạng thái ban đầu khi chấm dứt hợp đồng.

9. Tiền đặt cọc

Tiền cọc thuê văn phòng là khoản tiền người thuê giao cho chủ tòa nhà để đảm bảo việc tuân thủ hợp đồng, thường từ 1 đến 3 tháng tiền thuê. Số tiền này sẽ được hoàn trả cho người thuê sau khi kết thúc hợp đồng đúng quy định.

10. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất

Trong thời gian thi công nội thất, phía toà nhà sẽ miễn phí tiền thuê văn phòng, nhưng sẽ tính phí dịch vụ trong thời gian này.

11. Chi phí bảo hiểm khi thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, bên cạnh các chi phí kể trên, các doanh nghiệp cần quan tâm đến một loại chi phái quan trọng khác là chi phí bảo hiểm văn phòng. Bảo hiểm sẽ đảm bảo an toàn tài sản, các hoạt động giao dịch và hoạt động kinh doanh của công ty cũng như nhân viên. Một số loại bảo hiểm mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc tham gia:

• Bảo hiểm tài sản
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh
• Bảo hiểm tiền
• Bảo hiểm trách nhiệm cộng đồng
• Bảo hiểm trách nhiệm người thuê

Bí quyết tiết kiệm chi phí văn phòng

Sau đây là một số cách giúp tiết kiệm chi phí văn phòng mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp

Ngoài việc lựa chọn vị trí văn phòng gần nơi tập trung khách hàng, đối tác, thuận tiện cho việc đi lại của nhân viên, nhưng vẫn đảm bảo giá thuê hợp lý. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn các khu vực văn phòng giá rẻ hoặc doanh nghiệp SME nên thuê Coworking Space để tiết kiệm chi phí.

Tận dụng tối đa diện tích văn phòng

Tận dụng diện tích để giảm diện tích thuê sẽ giúp tiết kiệm một phần chi phí. Tuy nhiên, để không gian vẫn thoải mái sử dụng, doanh nghiệp cần sử dụng các thiết kế thông minh, và các thiết kế văn phòng linh hoạt để tối ưu hóa diện tích sử dụng.

Hạn chế sử dụng vách ngăn, tạo không gian mở để văn phòng trông rộng rãi hơn. Đồng thời, tận dụng ánh sáng tự nhiên, sử dụng đèn tiết kiệm điện.

Đàm phán giá cả với nhà cung cấp dịch vụ

Trước khi đưa ra quyết định thuê văn phòng hoặc đăng ký dịch vụ, nên so sánh giá cả của nhiều đơn vị. Nhớ đó doanh nghiệp có cơ sở thương lượng giá cả để có mức giá tốt nhất.

Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ văn phòng, lễ tân, phòng họp, số điện thoại, với mức giá tiết kiệm đến 95% chi phí thuê văn phòng. Do đó, thay vì thuê nguyên một văn phòng, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí.

✍ Tham khảo thêm: Bảng giá dịch vụ cho thuê văn phòng ảo HCM để biết thêm chi tiết về giá thuê.

Sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng

Sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng để giúp tự động hóa các quy trình công việc, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Ví dụ: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kho.

Áp dụng chính sách tiết kiệm điện nước

4 cách đơn giản để tiết kiệm điện văn phòng dễ dàng nhất là:

• Sử dụng các dòng máy thiết bị điện tử có nhãn tiết kiệm năng lượng.
• Tắt các thiết bị điện khi không sử dụng.
• Sử dụng bóng đèn LED để tiết kiệm điện năng.
• Nâng cao ý thức tiết kiệm điện nước cho nhân viên.

Tái sử dụng máy móc, thiết bị, nội thất văn phòng cũ

Chi phí dùng để mua bàn ghế, tủ kệ, máy tính, máy in, máy fax,..các trang thiết bị nội thất là khoản chi phí lớn. Doanh nghiệp nên lựa chọn trang thiết bị phù hợp với nhu cầu sử dụng và ngân sách của doanh nghiệp. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể mua sử dụng lại các trang thiết bị ở văn phòng cũ để tiết kiệm chi phí.

Các câu hỏi liên quan dến chi phí thuê văn phòng

1. Chi phí thuê văn phòng có tăng/ giảm theo từng năm không? 

Giá cho thuê văn phòng có thể leo thang hằng năm theo tỷ lệ phần trăm được nêu trong hợp đồng (thường là 10%/năm trên giá thuê năm trước). Trước khi ký hợp đồng, bạn cần thương lượng với phía toà nhà về mức giá tăng hằng năm tuỳ theo tình hình tài chính của công ty.

2. Chi phí thuê văn phòng thuộc chi phí gì?

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí thuê văn phòng thuộc loại "chi phí hợp lý". Theo pháp luật và thực tế hiện nay "Chi phí hợp lý" được hiểu là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Chi phí thuê văn phòng sẽ hạch toán như thế nào?

Cách hạch toán tiền thuê văn phòng phụ thuộc vào thời điểm thanh toán tiền thuê và thời gian sử dụng văn phòng. Quý khách hàng có thể tìm hiểu thông chi tiết và đầy đủ nhất qua bài viết "Hướng dẫn chi tiết hạch toán chi phí thuê văn phòng".

Để có được một không gian làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả mà vẫn tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cần có một kế hoạch tài chính chi tiết và một đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín.

Office Saigon tự hào là đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng hàng đầu, cung cấp đa dạng các lựa chọn văn phòng, từ văn phòng truyền thống đến văn phòng ảo. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tìm kiếm không gian làm việc lý tưởng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn