Làm sao để tiết kiệm phí thuê văn phòng hàng năm?

Kinh phí thuê văn phòng chiếm một phần lớn trong ngân sách vận hành của doanh nghiệp. Vậy làm sao tiết kiệm chi phí thuê văn phòng hàng năm? Cùng Office Saigon khám phá 8 cách tiết kiệm phí thuê văn phòng vô cùng hiệu quả bên dưới nhé!
1. Tận dụng nhà riêng làm văn phòng
2. Thuê văn phòng ảo để cắt giảm chi phí
3. Thuê văn phòng chia sẻ
4. Thuê diện tích nhỏ hơn, hoặc giảm kích thước văn phòng hiện có
5. Thuê phòng họp ngoài thay vì thiết kế phòng họp trong văn phòng
6. Thuê tại một vị trí khác với chi phí phù hợp hơn
7. Thuê hai văn phòng
8. Thương lượng lại với bên cho thuê

1. Tận dụng nhà riêng làm văn phòng

Tận dụng nhà riêng làm văn phòng là một giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả. Với cách này, hàng tháng bạn không phải tốn tiền thuê văn phòng và chi trả cho các dịch vụ quản lý. Do đó, đây thực sự là phương án tuyệt vời dành cho doanh nghiệp khi mới bắt đầu hoạt động, với nguồn kinh phí thấp thì độ rủi ro cũng giảm bớt.

Tuy nhiên, bạn chỉ nên tận dụng nhà riêng làm văn phòng khi nhà riêng của bạn đủ rộng để cải tạo, công việc kinh doanh không ảnh hưởng quá nhiều đến các thành viên trong gia đình và ngược lại. Và cách tiết kiệm phí thuê văn phòng này cũng có một số bất cập khác như:

+ Do nhà và tòa nhà văn phòng được thiết kế và xây dựng cho 2 mục đích khác nhau, nên khó có thể sử dụng nhà riêng để làm văn phòng một cách chuyên nghiệp.

+ Ngôi nhà của bạn nằm ở vị trí không thuận lợi, trong hẻm hoặc khó tìm thì khi gặp gỡ khách hàng hoặc tuyển dụng sẽ không tạo được cảm giác tin tưởng của đối phương.

+ Nhà ở chung cư không thể dùng địa chỉ để đăng ký kinh doanh. Nên cần thuê dịch vụ văn phòng ảo để lấy địa chỉ để đăng ký doanh nghiệp.

Chính vì thế, giải pháp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng này cũng ít được áp dụng. Thay vào đó, các doanh nghiệp thường sử dụng các giải pháp khác.
✍ Nếu bạn vẫn còn đang phân vân, hãy đọc bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết: https://www.officesaigon.vn/lua-chon-van-phong-lam-viec-tai-nha-hay-van-phong-cho-thue.html

2. Thuê văn phòng ảo để cắt giảm chi phí

Văn phòng ảo (Virtual Office) là văn phòng 0m2, dịch vụ sẽ cung cấp địa chỉ kinh doanh, địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Chi phí bỏ ra cho dịch vụ văn phòng này rất thấp, khoảng từ 500.000đ – 3.000.000đ/tháng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí thuê văn phòng.

Ngoài ra, thuê văn phòng ảo còn giúp doanh nghiệp giảm bớt nhiều chi phí và nhận được nhiều lợi ích vượt trội khác như:

+ Không phát sinh thêm chi phí thuê nhân viên lễ tân, các trang thiết bị nội thất, lắp đặt mạng, máy chiếu, máy fax… vì văn phòng ảo đã được thiết lập và trang bị đầy đủ những tiện ích đó.

+ Có địa chỉ kinh doanh đẹp tại những tòa nhà hạng A nằm ngay trung tâm thành phố, và điều này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác, khách hàng.

Chính vì thế, loại hình văn phòng ảo này ngày càng được các doanh nghiệp mới thành lập và văn phòng đại diện sử dụng phổ biến.

3. Thuê văn phòng chia sẻ

Giống như văn phòng ảo, thuê văn phòng chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp không cần phải tốn chi phí đầu tư trang thiết bị cũng như chi phí thuê nhân sự thường trực tại văn phòng. Điểm khác biệt là doanh nghiệp có thể ngồi lại làm việc, nhưng sẽ làm việc chung và chia sẻ không gian với những doanh nghiệp khác. Theo đó, các doanh nghiệp sẽ cùng làm việc, cùng hưởng các chức năng của văn phòng với nhau và cùng chi trả phí thuê văn phòng.

Ưu điểm của loại hình văn phòng cho thuê này có mức chi phí chỉ bằng khoảng 20% so với cho thuê văn phòng thông thường; hợp đồng cho thuê linh hoạt theo tháng, theo quý; linh hoạt số lượng chỗ ngồi nên dễ dàng mở rộng và thu nhỏ quy mô nhân sự. Do đó, đây là cách tiết kiệm khi thuê văn phòng và rất được tận dụng hiện nay.

4. Thuê diện tích nhỏ hơn, hoặc giảm kích thước văn phòng hiện có

Thuê một diện tích nhỏ hơn hoặc cắt giảm kích thước văn phòng hiện có là một giải pháp tối ưu để tiết kiệm phí thuê. Vì nếu không sử dụng hết diện tích thuê là một nguyên nhân gây lãng phí khá nhiều.

Tuy nhiên, bạn cũng cần nghiêm túc suy nghĩ về diện tích văn phòng cần sử dụng trong ngắn hạn và dài hạn. Đặc biệt là doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng nhân sự trong tương lai, cần tính trước khả năng mở rộng quy mô và diện tích văn phòng.

Nhưng nếu bạn không có kế hoạch đó, và doanh nghiệp của bạn đang trống rất nhiều diện tích không sử dụng (do ảnh hưởng của đại dịch nên làm việc tại nhà; cắt giảm nhân sự; chuyển vùng công tác...) thì nên thu hẹp để tránh tiếp tục lãng phí nguồn ngân sách.

✍ Xem thêm Cách tính diện tích văn phòng cho thuê? tại: https://www.officesaigon.vn/cach-tinh-dien-tich-dien-tich-van-phong-cho-thue.html

5. Thuê phòng họp ngoài thay vì thiết kế phòng họp trong văn phòng

Để thiết kế một phòng họp cần một diện tích nhất định (từ 3m2 -  40m2). Nếu nó không được sử dụng thường xuyên, thì thay vì thiết kế phòng họp trong văn phòng bạn có thể thuê phòng họp ngoài để tiết kiệm không gian và chi phí.

✍ Xem thêm Danh sách các địa điểm cho thuê phòng họp giá rẻ theo giờ tại Hồ Chí Minh tại: https://www.officesaigon.vn/dia-diem-cho-thue-phong-hop-theo-gio.html

6. Thuê tại một vị trí khác với chi phí phù hợp hơn

Nếu bạn sắp hết thời hợp đồng, hãy xem xét các tòa nhà văn phòng khác. Vì có thể bạn sẽ tìm được nhiều đơn vị đang có chương trình khuyến mãi hoặc sẵn sàng cho thuê với một mức giá tốt hơn văn phòng hiện tại. Ngoài ra, văn phòng ở vùng ven sẽ có mức giá tốt hơn so với khu vực trung tâm như: thị trường văn phòng quận 2, văn phòng quận 4, văn phòng quận 7.

Chọn thuê văn phòng ở vùng ven sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều chi phí thuê văn phòng. Bên cạnh đó, chất lượng của các tòa nhà văn phòng ngoài trung tâm cũng không thua kém so với những dự án cũ trong khu vực trung tâm. Nên đây cũng là xu hướng thuê văn phòng gần đây được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

✍ Xem thêm nguyên nhân vì sao văn phòng vùng ven lại trở nên "Hot" như thế tại: https://www.officesaigon.vn/vi-sao-khach-thue-van-phong-lua-chon-khu-vuc-vung-ven.html

7. Thuê hai văn phòng

Nếu bạn vẫn muốn tiếp tục duy trì địa chỉ văn phòng ở khu trung tâm hay tòa nhà lớn vì độ uy tín của nó, bạn có thể thuê 2 văn phòng ở vị trí khác nhau: một ở trung tâm và một ở vị trí xa trung tâm, hoặc một ở tòa nhà lớn sang trọng và một ở tòa nhà văn phòng cũ nằm gần đó. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê vì giá thuê giữa hai tòa nhà có thể chênh lệch tới 50%.

8. Thương lượng lại với bên cho thuê

Khi đi thuê văn phòng, nếu cảm thấy mức phí quá cao, bạn có thể thương lượng với người cho thuê để có một thỏa thuận tốt hơn. Để thực hiện thành công điều đó, bạn cần phải thường biết mức giá chung của thị trường văn phòng trong khu vực và những kỹ năng đàm phán thương lượng hợp đồng.

Nếu thời điểm (và cách tiếp cận) của bạn phù hợp, khả năng bạn có thể thương lượng mức giá thuê tốt hơn rất lớn. Tuy nhiên, cuộc đàm phán mang lại kết quả tốt đẹp cho cả 2 bên, không nên quá ép giá bên cho thuê vì sẽ rất khó cho đôi bên hợp tác lâu dài.

Trong trường hợp bạn không thuê mới, hãy tìm cách thương lượng với chủ tòa nhà hiện tại. Tuy cơ hội đàm phán thành công rất ít, nhưng trong thời điểm xảy ra dịch bệnh, đã có rất nhiều chủ tòa nhà đống ý chia sẻ khó khăn với khách thuê để tiếp tục hợp tác lâu dài.

Office Saigon là đại lý cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại TPHCM, chuyên tư vấn và cung cấp giải pháp văn phòng cho doanh nghiệp. Quý khách có nhu cầu tìm văn phòng cho thuê giá rẻ tại quận 1, tòa nhà văn phòng mới tại quận 2, hoặc văn phòng chuyên nghiệp tại quận 7,.... xin vui lòng liên hệ với hotline 0987 11 00 11 để được tư vấn miễn phí.

Tìm đọc các bài viết liên quan bên dưới:
✍ Hiểu chi tiết về phí ngoài giờ khi thuê văn phòng
✍ Tìm hiểu về phí quản lý (phí dịch vụ) trong hợp đồng cho thuê văn phòng
✍ Tiêu chuẩn thiết kế cao ốc văn phòng (Office Buildings - Design requirements)
✍ 10 loại dịch vụ và tiện ích cần phải quan tâm trước khi thuê văn phòng

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn
Để xem văn phòng bằng công nghệ thực tế ảo truy cập https://www.officesaigon.vn/office-vr360.html