Hướng dẫn 14 bước lên kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết

Chuyển văn phòng là một quyết định quan trọng, đòi hỏi nhiều thời gian chuẩn bị và chi phí. Để quá trình di dời diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, kế hoạch di chuyển văn phòng phải càng chi tiết càng tốt. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chuyển văn phòng mới cần làm những gì để hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có.

14 Bước lập kế hoạch chuyển văn phòng từ A Đến Z

Di chuyển văn phòng là quyết định quan trọng của doanh nghiệp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tỉ mỉ. Nếu không có kế hoạch hiệu quả, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro như mất thời gian, chi phí, tài sản, khách hàng,…

Dưới đây là quy trình 14 bước xây dựng kế hoạch di chuyển văn phòng chuẩn khoa học nhất:

1. Xây dựng kế hoạch chi tiết các hạng mục công việc

Bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch di chuyển văn phòng là xây dựng kế hoạch chi tiết các hạng mục công việc cần thực hiện.

Doanh nghiệp nên liệt kê tất cả công việc liên quan đến việc di chuyển văn phòng, từ việc tìm kiếm và thuê văn phòng mới, đến việc đóng gói, vận chuyển, lắp đặt và bàn giao văn phòng cũ. Đồng thời, cần xác định mục tiêu, ngân sách, tiến độ, người phụ trách và nguồn lực cho từng hạng mục công việc.

2. Tính toán ngân sách

Trong quá trình xây dựng kế hoạch di chuyển văn phòng, bạn cần dự toán chi phí cho các khoản sau:

• Chi phí thuê văn phòng mới: Bạn nên tìm hiểu về giá thuê, diện tích, hợp đồng, điều khoản và điều kiện của văn phòng mới mà bạn muốn chuyển đến. Đồng thời, cũng nên tính toán chi phí cho các khoản khác như tiền cọc, tiền bảo hiểm, tiền dịch vụ và tiền điện nước,....
• Chi phí thiết kế và thi công nội thất: Bạn nên xác định nhu cầu và yêu cầu về nội thất cho văn phòng mới. Có thể tự thiết kế và thi công nội thất hoặc thuê một công ty chuyên nghiệp để làm việc này. Bạn nên lấy báo giá từ nhiều nhà cung cấp để so sánh và lựa chọn dịch vụ tốt nhất.
• Chi phí chuyển dọn: Bạn nên tìm một công ty chuyển dọn uy tín và chất lượng để vận chuyển các nội thất, thiết bị và tài liệu từ văn phòng cũ sang văn phòng mới. Đồng thời, cũng nên yêu cầu công ty chuyển dọn báo giá chi tiết cho các dịch vụ như đóng gói, vận chuyển, lắp đặt và bảo hành.
• Chi phí khác: Bạn cần dự phòng một khoản chi phí khác cho các trường hợp bất ngờ hoặc phát sinh trong quá trình di chuyển. Ví dụ như chi phí sửa chữa, bồi thường, tiền tip hay tiền ăn uống cho nhân viên,....

Sau khi tính toán ngân sách, bạn cần so sánh với nguồn vốn có sẵn của công ty và xem xét khả năng tài chính của công ty. Bạn cũng cần tìm kiếm các nguồn vốn hỗ trợ nếu cần thiết, như vay ngân hàng, huy động vốn từ các đối tác hay khách hàng.

3. Tìm kiếm văn phòng mới

Việc tìm kiếm văn phòng mới đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình di chuyển văn phòng. Nếu chưa xác định được vị trí văn phòng mới, bạn nên tìm kiếm dựa trên các tiêu chí lựa chọn văn phòng như sau:

• Diện tích, thiết kế, cơ sở hạ tầng, tiện ích và an ninh của văn phòng.
• Vị trí, giao thông, môi trường xung quanh và tiềm năng phát triển của khu vực.
• Chi phí thuê, điện nước, bảo trì và các khoản phí khác liên quan đến văn phòng.
• Thời hạn hợp đồng, điều khoản và điều kiện thuê văn phòng.

Bạn có thể tự tìm kiếm văn phòng thông qua internet, báo chí, bạn bè. Hoặc để tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như những rủi ro, bạn có thể liên hệ các công ty dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp để được tư vấn.

4. Tìm nhà thầu thiết kế thi công văn phòng mới

Tiếp theo, bạn nên tìm nhà thầu thiết kế thi công văn phòng mới để tạo ra không gian làm việc phù hợp với nhu cầu, phong cách và thương hiệu của doanh nghiệp.

Bạn cần lựa chọn nhà thầu có uy tín, chất lượng, kinh nghiệm và giá cả hợp lý. Bạn có thể tham khảo trên internet hoặc liên hệ trực tiếp với Office Saigon theo hotline 0987 11 00 11 để được tư vấn báo giá.

5. Thông báo kết thúc hợp đồng mặt bằng văn phòng hiện tại

Đầu tiên, nên xem lại các điều khoản và điều kiện của hợp đồng thuê mặt bằng hiện tại, để biết thời hạn, cách thức và chi phí để chấm dứt hợp đồng. Sau đó, thông báo cho chủ nhà về kế hoạch di chuyển văn phòng, thương lượng về những vấn đề liên quan như tiền cọc, tiền thuê, tiền điện nước, tiền sửa chữa,… Tốt nhất nên thông báo kết thúc hợp đồng văn phòng cũ trước ít nhất 3 tháng để không mất các khoản đền bù cho phía toà nhà.

6. Quyết định ngày di chuyển văn phòng

Không thể thiếu bước quyết định ngày di chuyển văn phòng. Hãy lựa chọn ngày di chuyển văn phòng sao cho ít ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Có thể chọn ngày nghỉ, ngày cuối tuần, ngày ít khách hàng,… để di chuyển văn phòng. Đồng thời, cũng cần xem xét các yếu tố khác như thời tiết, giao thông, an ninh,…

7. Xác định lộ trình công việc chi tiết (timeline)

Ngay sau khi thống nhất ngày di chuyển văn phòng, hãy xây dựng lộ trình công việc chi tiết cho từng giai đoạn của quá trình di chuyển. Đồng thời, tiến hành xác định rõ các công việc cần thiết, người phụ trách, thời gian bắt đầu và kết thúc, mức độ ưu tiên và tình trạng thực hiện của mỗi công việc.

Việc xác định lộ trình công việc chi tiết sẽ giúp kiểm soát được tiến độ, phân bổ nguồn lực hợp lý và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình di chuyển.

8. Phân công nhân sự thực hiện nhiệm vụ dựa trên timeline

Trong quá trình xây dựng kế hoạch di chuyển văn phòng, doanh nghiệp nên phân công đội ngũ thực hiện nhiệm vụ cụ thể từng hạng mục công việc.

Người phụ trách tổng quát:

• Giám sát toàn bộ quá trình di chuyển văn phòng.
• Lập kế hoạch, thiết lập ngân sách, liên lạc với các bên liên quan.
• Theo dõi tiến độ, giải quyết các vấn đề phát sinh và đánh giá kết quả.
• Báo cáo cho ban lãnh đạo về quá trình di chuyển văn phòng.
• Yêu cầu kinh nghiệm, uy tín, trách nhiệm và khả năng lãnh đạo cao.

Người phụ trách từng phòng ban:

• Thực hiện quản lý việc di chuyển của từng phòng ban.
• Kiểm tra tình trạng của các nội thất, thiết bị và tài liệu.
• Đóng gói, gắn nhãn, sắp xếp, vận chuyển và lắp đặt lại ở văn phòng mới.
• Hỗ trợ và hướng dẫn các nhân viên từng phòng ban trong quá trình di chuyển.
• Yêu cầu kinh nghiệm, kiên nhẫn, tỉ mỉ và khả năng giao tiếp tốt.

Người phụ trách an ninh:

• Đảm bảo an ninh cho nội thất, thiết bị và tài liệu trong quá trình di chuyển.
• Kiểm tra và khóa cửa các phòng, tủ, ngăn kéo, hộc tài liệu và các nơi lưu trữ khác ở văn phòng cũ.
• Theo dõi và giám sát các nhân viên và công ty chuyển dọn trong quá trình di chuyển để tránh mất mát hoặc đánh cắp.
• Yêu cầu phải kinh nghiệm, cẩn thận, nghiêm túc và khả năng quan sát cao.

Người phụ trách vệ sinh:

• Thực hiện dọn dẹp và lau chùi các phòng, sàn, tường, cửa sổ và các bề mặt khác ở văn phòng cũ.
• Làm sạch và khử mùi cho văn phòng mới trước khi di chuyển vào.
• Đòi hỏi nhân sự kinh nghiệm, siêng năng, sạch sẽ và khả năng làm việc nhanh nhẹn.

Sau khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên, bạn nên theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của từng người. Đồng thời, nên tương tác thường xuyên để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình di chuyển.

9. Thông báo với các đối tác, khách hàng hiện tại

Việc thông báo với các đối tác, khách hàng hiện tại là bước quan trọng để duy trì mối quan hệ kinh doanh và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần lên kế hoạch thông báo cho các đối tác, khách hàng hiện tại về việc di chuyển văn phòng một cách kịp thời, rõ ràng và chính xác.

Doanh nghiệp nên tiến hành thông báo trước ít nhất một tuần trước khi di chuyển văn phòng. Có nhiều hình thức để thông báo với đối tác, khách hàng hiện tại cụ thể như sau: Mail, điện thoại, website, facebook,...

Nên ghi rõ lý do, thời gian, địa chỉ và số điện thoại của văn phòng mới. Có thể tổ chức một bữa tiệc thân mật mời các đối tác, khách hàng đến thăm văn phòng mới để tiếp tục duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp trong tương lai.

10. Lập danh sách nội thất cần chuyển hoặc thanh lý

Bạn cần kiểm tra tình trạng của các nội thất, thiết bị và tài liệu hiện có ở văn phòng cũ và quyết định xem nên mang theo hay bỏ lại. Xây dựng danh sách chi tiết cho các loại nội thất sau:

Bàn ghế làm việc:

• Xem xét số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến trong tương lai để quyết định số lượng bàn ghế cần mang theo.
• Nếu các bàn ghế làm việc còn mới và phù hợp với văn phòng mới, bạn nên mang theo để tiết kiệm chi phí.
• Trường hợp bàn ghế làm việc đã cũ và không phù hợp với văn phòng mới, bạn nên thanh lý hoặc tặng cho các tổ chức từ thiện.

Tủ tài liệu:

• Tiến hành xem xét số lượng các loại tài liệu hiện có và dự kiến trong tương lai để quyết định số lượng tủ tài liệu cần mang theo.
• Trường hợp tủ còn sử dụng được và phù hợp với văn phòng mới, doanh nghiệp nên mang theo để tiết kiệm chi phí.
• Ngược lại, bạn nên thanh lý hoặc tặng cho các tổ chức từ thiện.

Máy tính và thiết bị điện tử:

• Xem xét hiệu suất, tuổi thọ, mẫu mã và độ an toàn của các máy tính, thiết bị điện tử.
• So sánh với nhu cầu sử dụng của nhân viên hiện tại và dự kiến trong tương lai để quyết định số lượng máy tính và thiết bị điện tử cần mang theo.
• Nếu các máy tính và thiết bị điện tử còn hoạt động tốt, có thể tiếp tục sử dụng. Ngược lại, bạn có thể thanh lý cho cơ sở phù hợp.

Đồ trang trí:

• Kiểm tra giá trị, màu sắc, chất liệu và kiểu dáng của các đồ trang trí.
• Nếu các đồ trang trí không còn phù hợp với văn phòng mới, bạn nên thanh lý.

Sau khi lập danh sách nội thất nên chuyển và thanh lý, hãy liên hệ với công ty chuyển dọn để thông báo về danh sách này.

11. Xây dựng kế hoạch sắp xếp nội thất văn phòng mới

Xây dựng kế hoạch sắp xếp, lựa chọn nội thất phù hợp với diện tích, hình dạng, màu sắc và phong cách của văn phòng mới. Bạn nên chọn các nội thất có kích thước vừa vặn, chất liệu bền, kiểu dáng đẹp và độ tiết kiệm cao.

Chọn các nội thất có tính năng linh hoạt, đa dụng và thông minh để tận dụng tối đa không gian và công năng. Hãy sắp xếp nội thất theo một cách khoa học để tạo ra không gian rộng rãi, thoáng mát, sáng sủa và tiện lợi cho công việc, theo từng phòng ban, bộ phận, nhân viên hoặc theo từng công năng, hoạt động. Đảm bảo sự liên kết, hài hòa và thẩm mỹ giữa các phần.

12. Kế hoạch bổ sung, thay thế nội thất phù hợp

Nên lên kế hoạch bổ sung, thay thế nội thất phù hợp tạo ra không gian làm việc hiện đại, tiện nghi và thân thiện với môi trường. Tiến hành đánh giá nội thất hiện có của doanh nghiệp để xem nội thất nào có thể sử dụng lại được, nội thất nào cần bổ sung hay thay thế.

Bạn nên đánh giá nội thất hiện có dựa trên các tiêu chí như chất lượng, tính năng, mẫu mã, màu sắc và phù hợp với văn phòng mới. Sau đó, tìm kiếm nội thất mới cho văn phòng mới để bổ sung hay thay thế cho nội thất hiện có.

13. Lựa chọn đơn vị và thời gian vận chuyển

Việc lựa chọn đơn vị và thời gian vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong quy trình di chuyển văn phòng. Bạn nên lựa chọn đơn vị có uy tín, chất lượng, kinh nghiệm và giá cả hợp lý, để đảm bảo an toàn cho đồ đạc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Tiến hành so sánh, đánh giá các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển dựa trên thông tin về diện tích, số lượng, trọng lượng đồ đạc, địa chỉ, khoảng cách của văn phòng cũ và mới.

14. Đóng gói đồ đạc

Xây dựng kế hoạch đóng gói đồ đạc đóng vai trò cần thiết để bảo vệ đồ đạc khỏi bị hư hỏng, mất mát hay lẫn lộn trong quá trình vận chuyển. Bạn nên đóng gói đồ đạc một cách có tổ chức, khoa học và hiệu quả.

Trước tiên, hãy phân loại đồ đạc theo các nhóm như tài liệu, sách, văn phòng phẩm, máy móc, thiết bị điện tử, nội thất, trang trí hay đồ vật cá nhân. Lên kế hoạch chuẩn bị các dụng cụ cần thiết để đóng gói đồ đạc như thùng carton, băng keo, dao rọc giấy, giấy gói, nilon, mút xốp,...

Đồng thời, bố trí sắp xếp khoảng thời gian để đóng gói đồ đạc nội thất, ghi nhãn nhận biết các thông tin quan trọng,... để quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng thuận tiện.

Những việc cần tránh khi di chuyển văn phòng mới

Di chuyển văn phòng giúp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả làm việc, đồng thời nâng cao hình ảnh thương hiệu. Tuy nhiên, di chuyển văn phòng cũng là quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tránh những sai lầm có thể gây ra những hậu quả tiêu cực.

Dưới đây là một số việc cần tránh khi di chuyển văn phòng mới:

• Không lập kế hoạch chi tiết: Gây khó khăn khi phân công, theo dõi tiến độ và giải quyết vấn đề phát sinh. Làm mất thời gian, công sức, tiền bạc của doanh nghiệp.
• Không kiểm tra kỹ văn phòng mới: Phát sinh nhiều vấn đề không mong muốn như an ninh, cơ sở hạ tầng, chi phí ngoài giờ,....
• Không bảo vệ tài sản của công ty: Gây mất mát hoặc hư hỏng các đồ đạc quý giá, gây ra thiệt hại về kinh tế và ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Bí quyết di chuyển văn phòng mới

Ngoài việc tránh những sai lầm trên, bạn cũng nên áp dụng những bí quyết sau đây để quá trình di chuyển văn phòng diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả:

Tham khảo lễ cúng chuyển văn phòng

Lễ cúng chuyển văn phòng là nghi lễ quan trọng trong văn hóa Việt Nam, nhằm cầu mong sự may mắn, thành công và phát triển cho công ty khi chuyển sang một không gian làm việc mới.

Bạn nên tham khảo lễ cúng chuyển văn phòng từ các nguồn tin cậy hoặc nhờ sự tư vấn của các chuyên gia, để biết được thời gian, địa điểm, cách thức và nội dung của lễ cúng.

Giám sát chuyển văn phòng

Dù đã thuê dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp, bạn vẫn nên giám sát quá trình di chuyển văn phòng để đảm bảo rằng mọi việc diễn ra theo kế hoạch. Hãy có mặt ở cả văn phòng cũ và văn phòng mới, để hướng dẫn và kiểm tra các công việc như: đóng gói, vận chuyển, sắp xếp, lắp đặt,…

Bạn cũng nên tương tác thường xuyên với nhân viên của dịch vụ chuyển văn phòng để giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng và hiệu quả.

Kiểm tra đồ đạc nội thất

Sau khi di chuyển văn phòng xong, bạn nên kiểm tra kỹ các đồ đạc nội thất của công ty, để xem có bị thiếu hay hư hại gì không. Hãy so sánh danh sách đồ đạc trước và sau khi di chuyển, để đảm bảo rằng không có sự mất mát hay nhầm lẫn nào. Nếu có bất kỳ sự cố nào, nên báo ngay cho dịch vụ chuyển văn phòng và yêu cầu bồi thường theo hợp đồng.

Bàn giao lại văn phòng cũ

Bạn nên dọn dẹp và vệ sinh sạch sẽ văn phòng cũ, để trả lại cho chủ nhà trong tình trạng tốt nhất theo hợp đồng thuê. Song song đó nên tiến hành rà soát và thanh toán các khoản phí và chi phí liên quan theo thoả thuận.

Sắp xếp các thứ tự ưu tiên

Bạn nên ưu tiên những công việc quan trọng như: Kết nối mạng internet, cài đặt máy tính và thiết bị văn phòng, sắp xếp bàn ghế và nơi làm việc cho nhân viên, thông báo cho khách hàng và đối tác về địa chỉ văn phòng mới,… Đồng thời, hãy tạo điều kiện cho nhân viên thích nghi với môi trường làm việc mới như: Tổ chức các hoạt động giao lưu, team building, khuyến khích ý kiến đóng góp, tạo không khí vui vẻ và thoải mái,…

Trên đây là quy trình lập kế hoạch di chuyển văn phòng chuẩn nhất từ A đến Z. Hy vọng rằng bài viết này đã mang đến các thông tin hữu ích cho quý khách hàng.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn