Hồ sơ và thủ tục quan trọng cần biết khi thuê văn phòng kinh doanh

Việc thuê văn phòng không chỉ là một giao dịch thương mại đơn thuần mà còn liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý, thuế suất. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các hồ sơ và thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng mới, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những rắc rối pháp lý không đáng có.

I. Hồ sơ và thủ tục pháp lý quan trọng khi thuê văn phòng

Các loại giấy tờ pháp lý khi thuê văn phòng là gì?

Đối với cá nhân: Thẻ căn cước/ CMND/ Hộ chiếu và Sổ hộ khẩu

Đối với đơn vị thuê - cho thuê: Cần yêu cầu hợp đồng thuê với chủ nhà, trong đó họ được phép cho thuê lại một phần hoặc toàn bộ văn phòng; Đăng ký kinh doanh của họ, trong đó có ngành nghề kinh doanh bất động sản.

Các loại giấy tờ pháp lý doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ trước khi tiến hành ký hợp đồng và chuyển cọc văn phòng:

• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với sàn hoặc tòa nhà văn phòng cho thuê.
• Giấy tờ Cá nhân, Tổ chức là người có quyền sử dụng hợp pháp đối với sàn hoặc tòa nhà văn phòng cho thuê.
• Giấy tờ về công năng của bất động sản phù hợp với việc cho thuê văn phòng, bao gồm Giấy phép xây dựng và Hồ sơ phương án phòng cháy chữa cháy.

Thủ tục pháp lý quan trọng cần làm để tránh rắc rối khi thuê văn phòng là gì?

Thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng mới cần làm gồm 5 việc chính, bao gồm: kiểm tra giấy tờ pháp lý của bên cho thuê, lập hợp đồng thuê, công chứng hợp đồng, thanh lý hợp đồng và đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới.

Việc tuân thủ đầy đủ các thủ tục pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi của mình mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các thủ tục quan trọng ngay bên dưới:

1. Kiểm tra giấy tờ pháp lý của bên cho thuê trước khi ký hợp đồng

Kiểm tra giấy tờ pháp lý của bên cho thuê là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng mới.

Việc này để xác minh quyền sở hữu tòa nhà của chủ đầu tư hoặc chứng nhận sử dụng hợp pháp của bên cho thuê. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được những rắc rối phát sinh như:

• Tranh chấp với bên thứ ba khi thuê văn phòng
• Bị lừa thuê văn phòng của một bên không phải chủ đầu tư/ đơn vị có giấy tờ chứng minh quyền cho thuê hợp pháp.

Những giấy tờ cần thiết bao gồm: giấy chứng nhận quyền sở hữu, giấy phép xây dựng, giấy phép kinh doanh và hồ sơ phòng cháy chữa cháy.

2. Lập hợp đồng thuê văn phòng với bên cho thuê

Hợp đồng thuê văn phòng là thủ tục pháp lý cần thiết phải làm ngay khi doanh nghiệp bạn chuẩn bị chuyển đến văn phòng mới.

Hợp đồng thuê là văn bản pháp lý quan trọng, ghi rõ quyền và nghĩa vụ của cả bên cho thuê và bên thuê. Khi ký kết hợp đồng, bạn cần lưu ý các điều khoản như giá thuê, thời hạn thuê, điều kiện thanh toán, trách nhiệm của mỗi bên,...

Hợp đồng này là cơ sở pháp lý để giải quyết các tranh chấp. Tất cả các thỏa thuận đều được ghi rõ, sẽ tránh hiểu lầm, nhờ đó doanh nghiệp của bạn sẽ an tâm làm việc.

Hợp đồng thuê văn phòng cần được sự đồng ý của cả hai bên và được kiểm tra lại bởi luật sư hay người có am hiểu về pháp luật, có thể là cố vấn pháp luật của công ty. Hợp đồng này sẽ được soạn thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau.

3. Công chứng hợp đồng thuê văn phòng

Việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng là thủ tục không bắt buộc nhưng được khuyến khích. Đặc biệt đối với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc thời hạn dài. Hợp đồng đã được công chứng sẽ có giá trị pháp lý cao hơn và giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Vì trong thực tế có rất nhiều trường hợp bên cho thuê không tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng, không hợp tác để bên thuê làm thủ tục liên quan đến thuế, tự ý tăng tiền thuê, chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Quy trình công chứng hợp đồng gồm:

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan công chứng.
• Mang hợp đồng đến cơ quan công chứng để làm thủ tục.
• Thanh toán phí công chứng.

4. Thanh lý hợp đồng thuê văn phòng

Khi hợp đồng thuê đến hạn hoặc một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, cần thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng để chấm dứt các nghĩa vụ và trách nhiệm giữa hai bên trong hợp đồng.

Quy trình thanh lý hợp đồng gồm:

• Gửi thông báo bằng văn bản đến bên còn lại về việc chấm dứt hợp đồng.
• Tiến hành bàn giao văn phòng và tài sản.
• Thanh toán các khoản nợ còn lại (nếu có).
• Lập biên bản thanh lý hợp đồng.

Nếu trước thời hạn kết thúc hợp đồng, biên bản thanh lý cần có nội dung được thỏa thuận giữa 2 bên về nghĩa vụ và trách nhiệm hoàn trả mặt bằng, bồi thường hợp đồng căn cứ vào hợp đồng thuê văn phòng đã được tạo trước đó.

5. Đăng ký kinh doanh hoặc xin giấy phép hoạt động tại địa chỉ mới

Sau khi thuê được văn phòng mới, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh hoặc xin giấy phép hoạt động tại địa chỉ mới.

• Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh gồm:
• Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Đợi nhận quyết định về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh.

II. Hồ sơ và thủ tục đưa chi phí thuê văn phòng vào chi phí hợp lý

Chi phí thuê văn phòng là một khoản chi phí thường xuyên của các doanh nghiệp và có thể được đưa vào chi phí hợp lý để tính thuế. Tuy nhiên, để được công nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các quy định của pháp luật.

Chi phí thuê văn phòng > 100triệu /năm

Khi chi phí thuê văn phòng trên 100 triệu đồng/năm, doanh nghiệp bắt buộc phải có hóa đơn VAT.

Ví dụ: Công ty B thuê văn phòng quận Tân Bình gần sân bay tại tòa nhà văn phòng với giá 12 triệu đồng/tháng. Tổng chi phí thuê trong năm là 144 triệu đồng thì sẽ làm hồ sơ và thủ tục kê khai chi phí thuê văn phòng >100 triệu / năm.

Hồ sơ đầy đủ cần chuẩn bị để chứng minh cho chi phí này như sau:

• Hợp đồng thuê văn phòng: Hợp đồng phải ghi rõ các thông tin về bên cho thuê, bên thuê, địa chỉ văn phòng, diện tích, thời hạn thuê, giá thuê, hình thức thanh toán.
• Chứng từ thanh toán: Bao gồm phiếu thu, phiếu chi, lệnh chuyển khoản... để chứng minh việc đã thực hiện thanh toán tiền thuê văn phòng.
• Hóa đơn VAT: Hóa đơn do công ty cho thuê văn phòng cấp, ghi rõ thông tin hai bên, số tiền thuê, thuế VAT, có chữ ký và con dấu.
• Giấy phép kinh doanh của bên cho thuê.
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp tài sản cho thuê.
• Hoặc chứng minh nhân dân của chủ nhà để xác minh thông tin cá nhân của người cho thuê nếu doanh nghiệp thuê của cá nhân.

Thủ tục thực hiện:

• Kê khai chi phí thuê văn phòng trong báo cáo tài chính và tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ kiểm tra khi cần.

Chi phí thuê văn phòng < 100triệu /năm

Nếu tổng chi phí thuê văn phòng của doanh nghiệp trong một năm dưới 100 triệu đồng thì doanh nghiệp không bắt buộc phải có hóa đơn VAT.

Nếu tổng chi phí thuê văn phòng của doanh nghiệp trong một năm dưới 100 triệu đồng thì doanh nghiệp không bắt buộc phải có hóa đơn VAT. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ như trên (ngoại trừ hóa đơn VAT) để chứng minh cho chi phí này.

Trên đây chúng tôi đã liệt kê ra đầy đủ các hồ sơ và thủ tục thuê văn phòng mới cần biết khi kinh doanh. Nếu quý khách đang cần tìm thuê văn phòng tại TPHCM như: tòa nhà văn phòng Quận 1, Quận 3, thuê văn phòng trọn gói,... hay cần tư vấn mọi thông tin khi thuê văn phòng, hãy liên hệ với Office Saigon. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn