Head Office là gì? Vai trò của trụ sở chính là gì?

Head Office (hay Headquarter) là Trụ sở chính của một doanh nghiệp, nơi điều hành mọi hoạt động và xây dựng chiến lược phát triển. Trụ sở chính không chỉ là trung tâm quản lý các phòng ban quan trọng như tài chính, nhân sự, marketing mà còn đóng vai trò như một địa chỉ pháp lý đại diện cho công ty.

Hãy cùng Office Saigon tìm hiểu về Head Office, vai trò của trụ sở chính trong việc điều hành công ty, cũng như các quy định cần biết khi xây dựng và vận hành trụ sở chính trong bài viết này.

Head Office là gì?

Head Office (viết tắt: HQ, viết khác: Headquarter, nghĩa Tiếng Việt: Trụ sở chính) là nơi tập trung các hoạt động quản lý và điều hành chính của một tập đoàn và doanh nghiệp. Trụ sở chính là đơn vị trung tâm, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Trụ sở chính thường được xem là bộ mặt của công ty, chịu trách nhiệm kết nối các chi nhánh, văn phòng đại diện và đưa ra các quyết định chiến lược. Ngoài ra, nó còn là địa chỉ pháp lý chính thức của doanh nghiệp, đại diện cho công ty trong các hoạt động pháp lý.

Vai trò của Trụ sở chính Là Gì?

Trụ sở chính đóng vai trò như trái tim của một doanh nghiệp, là nơi tập trung điều hành và quản lý mọi hoạt động như:

1. Trung tâm điều hành và ra quyết định

Trụ sở chính là nơi tập trung các bộ phận chức năng cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm:

• Phòng kế hoạch và chiến lược: Xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh và các mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp.
• Phòng tài chính: Quản lý ngân sách, đầu tư, và các hoạt động tài chính khác.
• Phòng nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực.
• Phòng marketing: Xây dựng thương hiệu, quảng bá sản phẩm và dịch vụ.
• Phòng sản xuất: Quản lý quá trình sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Các bộ phận này làm việc cùng nhau để đưa ra các quyết định quan trọng, điều phối hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và đảm bảo rằng mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu chung.

2. Đại diện pháp lý và hình ảnh công ty

Trụ sở chính là địa chỉ pháp lý chính thức của công ty, được ghi nhận trên các giấy tờ đăng ký kinh doanh. Điều này đồng nghĩa với việc, đại diện cho doanh nghiệp trong các hoạt động pháp lý như ký kết hợp đồng, giải quyết tranh chấp, và làm việc với các cơ quan chức năng.

Do đó, các doanh nghiệp thường đặt Head Office tại các vị trí chiến lược, gần trung tâm kinh tế hoặc hành chính để nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.

>>> Tìm hiểu thêm về các lựa văn phòng cho thuê tại các quận trung tâm TPHCM:

• Tòa nhà cho thuê văn phòng quận 1
• Tòa nhà cho thuê văn phòng quận 2
• Tòa nhà cho thuê văn phòng quận 3

3. Hỗ trợ và điều phối các chi nhánh

Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, Trụ sở chính đóng vai trò như một trung tâm điều phối, cung cấp các nguồn lực tài chính, nhân lực, kỹ thuật và đào tạo và phát triển nhân sự.

4. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Nơi đây nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới qua các hoạt động: đào tạo, tổ chức sự kiện, và khen thưởng,..góp phần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và gắn kết.

5. Quản lý và lưu trữ dữ liệu quan trọng

Tại đây, mọi dữ liệu, từ hồ sơ pháp lý, báo cáo tài chính cho đến hồ sơ nhân sự, đều được bảo quản an toàn và có hệ thống.

Việc tập trung quản lý dữ liệu tại Trụ sở chính giúp doanh nghiệp truy xuất thông tin nhanh chóng, thuận tiện và đảm bảo tính bảo mật cao, hỗ trợ quá trình ra quyết định một cách hiệu quả.

Phân biệt Head Office và Branch Office

Head Office là Trụ sở chính, là "não bộ" của doanh nghiệp, nơi ra những quyết định quan trọng nhất, định hướng chiến lược và quản lý toàn bộ hoạt động.

Branch Office là Chi nhánh, như cánh tay nối dài của Trụ sở chính, giúp mở rộng thị trường, cung cấp dịch vụ đến gần hơn với khách hàng, địa phương.

Ví dụ, Google là một công ty công nghệ lớn với mạng lưới chi nhánh trải rộng trên toàn cầu. Google có trụ sở chính đặt tại Mountain View, California, Mỹ. Nơi các kỹ sư tài năng làm việc không ngừng để ra đời của những sản phẩm và dịch vụ nổi tiếng như Google Search, Gmail, YouTube. Văn phòng chi nhánh của Google tại Singapore, Indonesia, Thái Lan và Malaysia chịu trách nhiệm hỗ trợ khách hàng, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của Google cho thị trườngtại khu vực này và vùng lân cận.

Để hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa Head Office và Branch Office, chúng ta hãy cùng so sánh thông qua bảng dưới đây:

Phân biệt Head Office và Branch Office

Đặc điểm	Head Office (Trụ sở chính)	Branch Office (Chi nhánh)
Vai trò	Quản lý và điều hành toàn bộ công ty	Thực hiện kinh doanh tại địa phương
Quyền hạn	Quyền quyết định cao nhất đối với toàn bộ hoạt động của công ty	Hạn chế, chịu sự chỉ đạo từ trụ sở chính
Chức năng	Lập kế hoạch chiến lược, quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, marketing,..	Thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể như: bán hàng, dịch vụ khách hàng, sản xuất,..
Đại diện pháp lý	Là đại diện pháp lý của công ty, chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ pháp lý	Không có tư cách pháp nhân độc lập
Nguồn lực	Tập trung đầy đủ nguồn lực tài chính, nhân sự và công nghệ	Hạn chế hơn so với trụ sở chính

Cách quản lý và vận hành Trụ sở chính hiệu quả

Để quản lý và vận hành Trụ sở chính hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một tổ chức rõ ràng, áp dụng công nghệ hiện đại, đầu tư vào nguồn nhân lực, thiết lập quy trình làm việc hiệu quả và quản lý tài chính minh bạch.

Bên cạnh đó, việc tạo ra một không gian làm việc thoải mái, sáng tạo và đảm bảo an toàn cũng rất quan trọng. Cuối cùng, việc thường xuyên đánh giá và cải tiến các quy trình là điều cần thiết để Trụ sở chính luôn hoạt động ở hiệu quả cao nhất.

Ví dụ, các công ty công nghệ có thể thiết kế không gian làm việc mở để khuyến khích sự giao lưu và hợp tác giữa các nhân viên. Đến khi nhân viên làm việc trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái thì hiệu suất có thể cao hơn 20%.

>>> Xem ngay: Những thiết kế văn phòng không gian mở ấn tượng

Quy định đặt Trụ sở chính của Doanh Nghiệp

Theo Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020, Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ đất nước Việt Nam. Địa chỉ này phải được xác định rõ ràng, bao gồm:

• Số nhà, tên đường hoặc tên địa danh.
• Phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Thông tin liên lạc: số điện thoại, email.

Địa chỉ Trụ sở chính phải hợp pháp, không được đặt trụ sở tại nơi không có chức năng sử dụng làm văn phòng.

Địa chỉ phải thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Nếu thuê, cần có hợp đồng thuê hợp lệ.

Địa chỉ Trụ sở chính phải có khả năng liên lạc qua điện thoại, thư tín, email, và các phương tiện khác để giao dịch và xử lý các vấn đề pháp lý.

Địa chỉ phải được đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương. Trong vòng 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa Trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hỏi đáp về Head Office - Trụ sở chính

Khác biệt giữa Head Office và Headquarter là gì?

Head Office và Headquarter không khác biệt, đều có nghĩa là Trụ sở chính. Headquarters thường được sử dụng trong các dịp trang trọng và trong các tài liệu văn bản chính thức. Head Office được sử dụng phổ biến hơn trong giao tiếp hàng ngày và trong các tài liệu nội bộ của công ty.

Quy định treo biển tại Trụ sở chính

Theo Luật Quảng cáo Việt Nam, biển hiệu tại Trụ sở chính phải chứa đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Tên đầy đủ của công ty.
• Mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ Trụ sở chính.

Biển hiệu phải đặt ở vị trí dễ nhìn, không che khuất biển báo giao thông.

Kích thước biển hiệu không được vượt quá quy định (Chiều cao: 2 mét, Chiều rộng: 1,5 mét).

Có thay đổi địa chỉ Trụ sở của doanh nghiệp được không?

Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ Trụ sở chính theo nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải:

• Thông báo với cơ quan thuế: Đóng các nghĩa vụ thuế tại địa chỉ cũ.
• Đăng ký thay đổi tại Sở Kế hoạch và Đầu tư: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ Trụ sở chính.
• Cập nhật thông tin pháp lý: Điều chỉnh thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, và tài khoản ngân hàng.

Một địa chỉ có thể đăng ký Trụ sở cho nhiều công ty hay không?

Một địa chỉ có thể được sử dụng làm trụ sở cho nhiều công ty khác nhau. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có biển hiệu riêng và không vi phạm quy định về mặt bằng kinh doanh.

Nếu trụ sở đặt tại một tòa nhà lớn, nên ghi rõ số tầng, số phòng hoặc khu vực cụ thể. Ví dụ: "Tầng 2, Tòa nhà A, Phố X, Phường Y, Quận Z, TP. HCM"

Đặt Trụ sở kinh doanh tại nhà riêng được không?

Bạn được phép nếu địa chỉ phù hợp để kinh doanh, không vi phạm quy hoạch hoặc sử dụng đất. Trụ sở treo biển hiệu đầy đủ thông tin như tại các văn phòng chính thức.

Lời kết

Trụ sở chính có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển một doanh nghiệp. Hiểu rõ các quy định pháp luật và cách vận hành Trụ sở chính sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng và đối tác.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc lý tưởng và muốn được tư vấn chi tiết về việc lựa chọn vị trí, thiết kế văn phòng cho Trụ sở chính, hãy liên hệ ngay với Office Saigon. Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, chúng tôi sẽ đồng hành và mang đến bạn giải pháp tối ưu nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn