Branch Office là gì? So sánh Branch Office và Head Office

Mở rộng hoạt động kinh doanh thông qua Branch Office (Chi nhánh công ty) là chiến lược phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong nước và quốc tế.

Qua bài viết này, Office Saigon sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về Branch Office, từ khái niệm, phân biệt với các loại hình văn phòng khác, đến thủ tục và chi phí thành lập Branch Office tại Việt Nam.

Branch Office là gì?

Branch Office (Văn phòng chi nhánh) là một phần mở rộng của công ty mẹ, hoạt động tại một địa điểm khác nhưng vẫn thuộc cùng một pháp nhân. Nói cách khác, đây là một văn phòng đại diện của công ty mẹ tại một thị trường khác, nó không phải là pháp nhân độc lập và chịu sự quản lý trực tiếp của công ty mẹ.

Mô hình Văn phòng chi nhánh rất phổ biến tại các tập đoàn đa quốc gia, khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường tại một đất nước khác, mà không cần phải thực hiện quá nhiều thủ tục pháp lý phức tạp.

Chức năng của Branch Office

Văn phòng chi nhánh đảm nhận nhiều chức năng thiết yếu hỗ trợ công ty mẹ thị trường địa phương như:

• Phân phối sản phẩm và dịch vụ, trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng tại địa phương.
• Đại diện pháp lý: Thay mặt công ty mẹ trong ký kết các hợp đồng kinh doanh, và các vấn đề pháp lý khác tại khu vực.Hỗ trợ khách hàng, ung cấp dịch vụ hậu mãi và giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng, hiệu quả.
• Xây dựng quan hệ đối tác, tăng cường kết nối địa phương, và duy trì mối quan hệ với các đối tác và khách hàng tại khu vực.
• Thúc đẩy hợp tác thương mại, hỗ trợ công ty mẹ trong việc đàm phán và ký kết các thỏa thuận mới.
• Quản lý nhân sự địa phương: tuyển dụng nguồn lao động tại chỗ, cung cấp các chương trình đào tạo, nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân sự tại Chi nhánh.
• Kiểm soát ngân sách, quản lý và báo cáo chi phí hoạt động của Chi nhánh cho công ty mẹ, và tối ưu hóa nguồn lực để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
• Hỗ trợ thu thập thông tin thị trường, nghiên cứu thị trường địa phương về nhu cầu khách hàng, xu hướng tiêu dùng.
• Báo cáo kết quả kinh doanh cho công ty mẹ, cung cấp thông tin để Trụ sở điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Tăng cường nhận diện thương hiệu thông qua hoạt động Marketing, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp thông qua các hoạt động kinh doanh và dịch vụ tại địa phương.

So sánh Branch Office và Head Office

Chi nhánh (Branch Office) và Trụ sở chính (Head Office) đều thuộc cùng một doanh nghiệp, nhưng vai trò và chức năng của chúng khác biệt rõ rệt.

• Trụ sở chính là trung tâm điều hành và quản lý của toàn bộ công ty, có tư cách pháp nhân độc lập và quyền ra quyết định cuối cùng.
• Chi nhánh công ty không có tư cách pháp nhân riêng, hoạt động dưới sự điều hành, giám sát trực tiếp của trụ sở chính; và thường được thành lập để thực hiện các hoạt động kinh doanh tại địa phương như phân phối sản phẩm, cung cấp dịch vụ hoặc đại diện cho công ty.

Trụ sở chính thường đặt tại một địa điểm trung tâm, thuận lợi cho việc quản lý và điều hành. Nhưng Chi nhánh có thể đặt tại nhiều địa điểm khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của công ty.

Ví dụ như WeWork Việt Nam là Chi nhánh của công ty mẹ WeWork có trụ sở chính tại Mỹ. Tất cả các hoạt động của WeWork Việt Nam đều được điều hành và giám sát bởi trụ sở chính của WeWork. Chi nhánh tại Việt Nam và tất cả Chi nhánh khác trên toàn cầu đều sử dụng cùng một thương hiệu, cùng một hệ thống quản lý và cùng một mô hình kinh doanh như nhau.

>>> Tìm hiểu về: Head Office là gì?

Phân biệt Văn phòng chi nhánh, Văn phòng Đại diện và Công ty Con

Mặc dù đều là hình thức mở rộng hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nhưng Văn phòng chi nhánh, văn phòng đại diện và công ty con lại có những đặc điểm và chức năng khác nhau:

• Văn phòng chi nhánh (Branch Office) là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, có thể tham gia vào hoạt động kinh doanh nhưng không có tư cách pháp nhân độc lập.
• Văn phòng đại diện (Representative Office) không được thực hiện các hoạt động kinh doanh mà chỉ đóng vai trò nghiên cứu thị trường và hỗ trợ xúc tiến thương mại.
• Công ty Con (Subsidiary Company) là một pháp nhân độc lập, có vốn điều lệ riêng và chịu trách nhiệm pháp lý trong phạm vi vốn của mình.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để bạn dễ dàng hình dung:

Tiêu chí	Văn phòng Chi nhánh	Văn phòng Đại diện	Công ty Con
Tư cách pháp nhân	Không có	Không có	Có
Chức năng chính	Thực hiện hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng	Xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, không được kinh doanh	Hoạt động độc lập, thực hiện đầy đủ chức năng của một pháp nhân
Mối quan hệ	Phụ thuộc hoàn toàn công ty mẹ	Phụ thuộc hoàn toàn	Có thể độc lập hoặc phụ thuộc tùy cấu trúc sở hữu
Quyền hạn	Được phép thực hiện kinh doanh	Không được phép thực hiện kinh doanh	Được phép thực hiện mọi hoạt động kinh doanh như một pháp nhân riêng
Pháp lý	Công ty mẹ chịu trách nhiệm	Công ty mẹ chịu trách nhiệm	Tự chịu trách nhiệm pháp lý trong phạm vi vốn điều lệ
Tài chính	Không có vốn riêng, mọi tài chính do công ty mẹ cung cấp	Không có vốn riêng	Có vốn điều lệ riêng, tự chủ tài chính
Mục tiêu	Mở rộng kinh doanh, thúc đẩy doanh thu	Xây dựng quan hệ, nghiên cứu và phát triển thị trường	Mở rộng hoạt động độc lập hoặc tạo sức ảnh hưởng lớn hơn

Tại sao doanh nghiệp nước ngoài thành lập Văn phòng chi nhánh tại Việt Nam?

Với thị trường tiêu dùng lớn và tiềm năng phát triển cao, Việt Nam là một điểm đến hấp dẫn cho các doanh nghiệp nước ngoài. Sau đâu là những lợi ích nổi bật khi thành lập Văn phòng chi nhánh tại Việt Nam:

Mở rộng thị trường nhanh chóng

Việc thành lập Chi nhánh tại Việt Nam không giúp doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp đến hàng triệu khách hàng tiềm năng và tăng cường nhận diện thương hiệu, cạnh tranh với các đối thủ địa phương.

Bằng cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng Việt, doanh nghiệp có thể nhanh chóng mở rộng thị phần và đạt được mức tăng trưởng doanh thu đáng kể

Tăng doanh thu và tối ưu hóa lợi nhuận

Chi phí nhân công, thuê văn phòng, và các chi phí vận hành khác tại Việt Nam thường thấp hơn tại các nước bản địa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản đáng kể.

Bên cạnh đó, Chi nhánh góp phần tăng doanh thu thông qua việc mở rộng kênh phân phối. Việc thành lập Chi nhánh giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển, lưu kho và các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh nhờ vào việc tận dụng nguồn lực địa phương.

Tăng cường khả năng cạnh tranh với doanh nghiệp địa phương

Văn phòng chi nhánh Việt Nam giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với thị trường, nhanh chóng nắm bắt các xu hướng tiêu dùng, sở thích của khách hàng và điều chỉnh sản phẩm, dịch vụ một cách phù hợp.

Đồng thời, Chi nhánh cũng giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, giao hàng nhanh hơn và linh hoạt hơn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh. Từ đó, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác, khách hàng, nhà phân phối.

Điều kiện thành lập Văn phòng chi nhánh tại Việt Nam

Theo Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, văn bản quy phạm pháp luật chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định chi tiết về đăng ký Chi nhánh, thì để thành lập Văn phòng chi nhánh tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp nước ngoài phải được thành lập hợp pháp: Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp pháp tại quốc gia quốc gia đăng ký và đang hoạt động kinh doanh (ít nhất là 1 năm).
• Mục đích hoạt động của Chi nhánh phải nằm trong phạm vi hoạt động được ghi trong giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
• Chi nhánh tại Việt Nam phải có địa chỉ rõ ràng, đảm bảo đủ điều kiện để hoạt động kinh doanh.
• Người đại diện hợp pháp của Chi nhánh phải có đủ thẩm quyền đại diện theo pháp luật.
• Doanh nghiệp nước ngoài phải thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký theo quy định của pháp luật Việt Nam.

>>> Tìm hiểu thêm về các địa điểm thuê văn phòng đển thành lập chi nhánh:

• Tòa nhà cho thuê văn phòng quận 1
• Tòa nhà cho thuê văn phòng quận 4
• Tòa nhà cho thuê văn phòng quận 7

Thủ tục thành lập Chi nhánh công ty

Dưới đây là thủ tục các bước đăng ký thành lập Chi nhánh theo quy định mới nhất:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký Chi nhánh

Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký thành lập Chi nhánh bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Văn bản thông báo thành lập Chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký);
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập Chi nhánh;
• Bản sao biên bản họp về việc thành lập Chi nhánh (công ty TNHH 1 thành viên, công ty tư nhân không cần biên bản này);
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;
• Bản sao công chứng một trong những giấy tờ pháp lý của người đứng đầu Chi nhánh:
• CMND/CCCD/Hộ chiếu (cá nhân có quốc tịch Việt Nam);
• Hộ chiếu, giấy phép lao động, giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (cá nhân có quốc tịch nước ngoài);

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

• Nộp trực tiếp: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi đặt Chi nhánh.
• Nộp trực tuyến: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ.

• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Chi nhánh;
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung trong hồ sơ.

Hỏi đáp:

Doanh nghiệp có thể thành lập bao nhiêu Chi nhánh?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không bị giới hạn về số lượng Chi nhánh. Tuy nhiên, việc mở rộng cần cân nhắc đến năng lực tài chính và khả năng quản trị.

Chi phí thành lập Văn phòng chi nhánh bao gồm phí nào?

Chi phí thành lập Văn phòng chi nhánh bao gồm:

• Lệ phí đăng ký: Khoảng 1.000.000 VNĐ, bao gồm phí cấp giấy chứng nhận đăng ký, phí công bố thông tin.
• Chi phí thuê văn phòng: Bao gồm tiền đặt cọc, tiền thuê tháng, chi phí trang trí, sắm sửa nội thất.
• Mua sắm trang thiết bị văn phòng: máy tính, máy in, điện thoại, các thiết bị văn phòng phẩm khác.
• Chi phí nhân sự: Tiền lương cho quản lý, nhân viên tại Chi nhánh, và các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
• Chi phí kinh doanh, sản xuất: bao gồm chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.
• Các chi phí phát sinh khác: như chi phí tư vấn pháp luật, chi phí công chứng, phí làm biển hiệu,..

Quy định Đặt tên Văn phòng chi nhánh ở Việt Nam như thế nào?

Quy định cách đặt tên văn phòng chi nhánh - Branch Office ở Việt Nam căn cứ theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, như sau:

• Tên Chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể gồm các chữ cái: F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Tên Chi nhánh bao gồm tên doanh nghiệp và bắt buộc kèm theo cụm từ “Chi nhánh”, không được sử dụng cụm từ “Công ty” hay “Doanh nghiệp”.
• Tên Chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Chi nhánh.
• Tên Chi nhánh phải được viết hoặc in với khổ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ giao dịch do Chi nhánh phát hành.

Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định rất rõ về việc đặt tên cho Chi nhánh công ty. Do vậy, nếu doanh nghiệp có bất cứ sai phạm nào về các quy định kể trên sẽ bị xử lý vi phạm hành chính từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Lời kết

Thành lập Branch Office là bước ngoặt quan trọng để doanh nghiệp nước ngoài thâm nhập thị trường Việt Nam. Office Saigon hy vọng bài viết cung cấp thông tin cơ bản về Branch Office.

Nếu bạn cần tìm kiếm địa chỉ đủ điều kiện để đăng ký Chi nhánh và cần tư vấn chuyên sâu về việc thuê văn phòng tại TPHCM (Việt Nam), hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn