Văn phòng đại diện là gì? Hướng dẫn thành lập VPĐD từ A-Z

Văn phòng đại diện trong tiếng Anh là Representative Office (viết tắt là RO). Nghĩa của Representative trong Tiếng Việt là đại diện, Office có nghĩa là văn phòng.

Bạn muốn tìm hiểu văn phòng đại diện là gì và thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại thị trường Việt Nam? Hãy tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là văn phòng đại diện cho một công ty, tổ chức nước ngoài tại một quốc gia khác. Văn phòng này không có quyền pháp nhân riêng biệt và hoạt động dưới sự ủy quyền của công ty mẹ. Mục đích chính của văn phòng đại diện là tiến hành các hoạt động tiếp thị, nghiên cứu thị trường và các hoạt động phi thương mại khác.

Định nghĩa văn phòng đại diện theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp, mà chỉ đóng vai trò hỗ trợ, tiếp thị và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp.

Ví dụ để bạn dễ hình dung: Office Saigon có một khách hàng, là Công ty A sản xuất gỗ tại Hà Nội. Để thuận tiện gặp gỡ đối tác, quảng bá sản phẩm và hỗ trợ khách hàng tại khu vực phía Nam, họ đã liên hệ Office Saigon để thuê văn phòng tại TPHCM. Office Saigon đã tìm được cho họ văn phòng ảo tại tòa nhà Vietcombank Tower để thành lập văn phòng đại diện. Khi đó, văn phòng đại diện tại Vietcombank Tower của công ty A chính là đại diện ủy quyền của Trụ sở chính tại Hà Nội, văn phòng tại đây sẽ đại diện công ty A thực hiện đàm phán, hỗ trợ xúc tiến hợp đồng tại khu vực phí Nam.

Vai trò và chức năng chính của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh, xây dựng mối quan hệ với đối tác và khách hàng tại địa phương. Cụ thể:

• Đại diện và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp tại khu vực được thành lập.
• Giới thiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ: Tổ chức các sự kiện, hội thảo, triển lãm để giới thiệu sản phẩm. tại địa phương
• Ký kết các hợp đồng thương mại, hợp đồng hợp tác kinh doanh tại địa phương
• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp.
• Tìm kiếm đối tác kinh doanh tiềm năng, cơ hội hợp tác, mở rộng thị trường cho doanh nghiệp.
• Thu thập thông tin thị trường và cung cấp cho doanh nghiệp để huẩn bị cho việc thành lập công ty con hoặc chi nhánh.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật được Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Dưới đây là điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài cụ thể:

• Doanh nghiệp nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký tại quốc gia đăng ký thành lập;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Doanh nghiệp nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc Doanh nghiệp nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
• Ngoài ra, người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam phải có tư cách pháp nhân hợp pháp, không vi phạm pháp luật.
• Tên và địa chỉ văn phòng đại diện theo quy định của Luật pháp Việt Nam, trong tên văn phòng đại diện phải có cụm từ “Văn phòng đại diện” và tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ đăng ký văn phòng đại diện phải thuộc lãnh thổ Việt Nam, trong thông tin có địa chỉ rõ ràng: Số nhà, tên đường, quận, huyện, tỉnh, thành phố.
• Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các chức năng liên quan đ ến xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường hoặc liên lạc, không được kinh doanh trực tiếp.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo kinh nghiệp hỗ trợ nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng, thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam không quá phúc tạp, dưới đây là 3 bước thực hiện, hy vọng bạn sẽ xin được giấy phép đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho công ty:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự nếu là doanh nghiệp nước ngoài).
• Quyết định của công ty mẹ về việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Hồ sơ cá nhân người đứng đầu:

• Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu).
• Lý lịch tư pháp hoặc giấy xác nhận không vi phạm pháp luật tại nơi cư trú.

Hồ sơ địa chỉ văn phòng đại diện tại Việt Nam:

• Địa chỉ hợp pháp
• Hợp đồng thuê văn phòng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu thuộc quyền sở hữu).

Các tài liệu khác:

• Biểu mẫu đăng ký thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu của cơ quan quản lý).
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký VPĐD

• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư

Lệ phí nộp hồ sơ đăng ký VPĐD: Khoảng 500.000 - 1.000.000 đồng, tùy từng địa phương.

Bước 2: Xử lý và nhận kết quả

Thời gian xử lý: Thông thường từ 5 - 7 ngày làm việc.

Sau khi hồ sơ được phê duyệt, cơ quan sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Sau đó, bạn hãy đăng thông tin về văn phòng đại diện trên cổng thông tin quốc gia.

Các sai sót khi nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Theo kinh nghiệm của Office Saigon, các sai sót thường gặp nhất là các lỗi sau:

• Nộp thiếu giấy tờ;
• Địa chỉ không rõ ràng, chưa công chứng;
• Không bổ sung hồ sơ đúng hạn;
• Giấy tờ nước ngoài dịch thuật không chính xác;
• Sai số CMND/CCCD hoặc địa chỉ cư trú người đại diện;
• Tên văn phòng đại diện thiếu cụm từ "Văn phòng đại diện";
• Chuyển khoản không đúng thông tin hoặc thiếu phí.

Thời gian thành lập văn phòng đại diện

Quá trình thành lập văn phòng đại diện thường mất từ 2 đến 4 tuần, tùy thuộc vào tính chính xác của hồ sơ và quy trình làm việc của cơ quan nhà nước địa phương.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Việc thành lập và duy trì hoạt động của một văn phòng đại diện sẽ phát sinh các khoản chi phí như sau:

Chi phí ban đầu

• Phí pháp lý: Bao gồm phí đăng ký kinh doanh, lệ phí cấp giấy chứng nhận và các chi phí liên quan đến thủ tục hành chính. Mức phí này có thể dao động từ 500.000 đến 1.000.000 đồng tùy thuộc vào từng địa phương.
• Phí thuê văn phòng: Chi phí này phụ thuộc vào vị trí, diện tích và chất lượng của văn phòng. Khu vực trung tâm (Khoảng 400.000 - 800.000 đồng/m²/tháng) và Khu vực ngoại thành (Khoảng 150.000 - 300.000 đồng/m²/tháng).
• Phí dịch vụ: Bao gồm phí tư vấn pháp lý, phí dịch thuật, công chứng, và các dịch vụ hỗ trợ khác. Chi phí này có thể dao động từ 2.000.000 - 5.000.000 đồng.
• Chi phí khác: bao gồm chi phí phát sinh khác như phí làm con dấu, bảng hiệu, thiết bị văn phòng... có thể dao động từ 500.000 đến 5.000.000 đồng.

Chi phí hàng tháng

Tiền thuê văn phòng: Như đã nêu ở trên.

Chi phí vận hành: Bao gồm điện nước, internet, lương nhân viên (nếu có), các khoản phí bảo trì, bảo hiểm... Chi phí này thường từ 3 triệu đồng trở lên.

>>> Xem thêm: TOP Văn phòng ảo tại TPHCM - Giá chỉ từ 450.000 đồng để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng đại diện.

So sánh văn phòng đại diện với chi nhánh và công ty con

• Trụ sở chính là "bộ não" điều hành toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra quyết định chiến lược và quản lý chung.
• Chi nhánh là phần mở rộng của trụ sở chính, có thể tham gia trực tiếp vào các hoạt động kinh doanh như sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ.
• Văn phòng đại diện không có quyền kinh doanh mà chủ yếu tập trung vào việc nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác và quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
• Công ty con là một pháp nhân độc lập, có quyền tự quyết và chịu trách nhiệm pháp lý riêng, thường được thành lập để thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty mẹ.

Văn phòng đại diện (VPĐD) có lợi thế riêng hơn thành lập Chi nhánh và Công ty, nhất là trong quá trình thăm dò thị trường và nguồn ngân sách hạn chế. Bởi vì, thành lập và duy trì VPĐD thường có chi phí thấp hơn so với việc thành lập công ty con và chi nhánh. Do không có tư cách pháp nhân độc lập nên VPĐD không cần vốn điều lệ lớn, thủ tục hành chính cũng đơn giản hơn. Nếu muốn rút lui khỏi thị trường, doanh nghiệp có thể dễ dàng đóng cửa Văn phòng đại diện mà không phải chịu quá nhiều ràng buộc pháp lý.

Tuy nhiên, việc lựa chọn hình thức nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô hoạt động, mục tiêu kinh doanh và quy định pháp luật, đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra quyết định phù hợp nhất.

>>> Tìm hiểu thêm:

• Trụ sở chính (Head Office) là gì?
• Văn phòng chi nhánh (Branch Office) là gì?

Tại sao doanh nghiệp nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam?

Bởi vì Việt Nam là một quốc gia đang phát triển, dân số trẻ. Bền kinh tế tăng trưởng nhanh chóng là mảnh đất màu mỡ cho nhiều ngành nghề. Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Tiếp cận trực tiếp thị trường Việt Nam, là một thị trường tiêu dùng lớn và đang phát triển nhanh chóng. VPĐD giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường, nhu cầu của khách hàng và đối thủ cạnh tranh.
• Góp phần nâng cao nhận diện thương hiệu thông qua các hoạt động quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ
• Hỗ trợ công ty mẹ tìm kiếm đối tác, kết nối với các đối tác tiềm năng như nhà phân phối, đại lý, nhà cung cấp nguyên vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác kinh doanh.
• Văn phòng đại diện thu thập thông tin về thị trường, xu hướng tiêu dùng, chính sách của chính phủ để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư trong tương lai.
• So với việc thành lập chi nhánh hoặc công ty con, thành lập văn phòng đại diện có chi phí tiết kiệm, thủ tục hành chính đơn giản hơn.

Ví dụ: Các hãng xe hơi lớn như Toyota, Honda đã có mặt tại Việt Nam từ rất lâu thông qua văn phòng đại diện để nghiên cứu thị trường trước khi quyết định đầu tư sản xuất tại đây.

Khó khăn và thách thức khi thành lập văn phòng đại diện Việt Nam

Mặc dù Việt Nam là một thị trường đầy tiềm năng, các doanh nghiệp nước ngoài khi quyết định thành lập văn phòng đại diện tại đây vẫn phải đối mặt với những thách thức nhất định. Hệ thống pháp luật Việt Nam, dù ngày càng hoàn thiện, vẫn còn nhiều quy định phức tạp, đặc biệt liên quan đến thủ tục hành chính. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm một địa điểm kinh doanh phù hợp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hạ tầng và pháp lý cũng là một bài toán nan giải. Ngoài ra, những bất đồng, tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình làm việc với các đối tác địa phương cũng là rào cản không nhỏ.

Chính vì vậy, để thành công tại thị trường Việt Nam, các doanh nghiệp cần trang bị cho mình những kiến thức cần thiết về luật pháp và tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tư vấn thành lập doanh nghiệp, Office Saigon tự hào là người bạn đồng hành tin cậy, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ, lựa chọn địa điểm phù hợp.

Nếu có nhu cầu thuê văn phòng tại TPHCM, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0987110011 để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng!

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn