Mẫu quy chế quản lý tòa nhà văn phòng chi tiết

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chi tiết và đầy đủ rất quan trọng đối với việc vận hành và quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng. Mục đích của việc soạn ra một nội quy tòa nhà tiêu chuẩn là để định rõ các quy tắc và trách nhiệm, nhằm đảm bảo hoạt động hàng ngày của tòa nhà được diễn ra một cách hiệu quả và an toàn.

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn bao gồm nhiều quy định liên quan đến quản lý tòa nhà văn phòng. Bài viết dưới đây Office Saigon sẽ chia sẻ các mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng tham khảo từ các công ty quản lý tòa nhà, tổ chức quản lý bất động sản, các cơ quan nhà nước.

Nội quy tòa nhà văn phòng là gì?

Nội quy tòa nhà văn phòng là một bộ quy tắc được xây dựng bởi chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà, nhằm điều chỉnh các hoạt động của các cá nhân, tổ chức thuê và sử dụng các khu vực trong tòa nhà.

Quy định này thường được ghi trong hợp đồng thuê văn phòng hoặc được thông báo cho các bên liên quan khi có thay đổi. Quy định về quản lý tòa nhà văn phòng thường bao gồm: bảo vệ an ninh, vệ sinh tòa nhà, bảo trì định kỳ, cho thuê và sử dụng cơ sở vật chất, chi phí quản lý.

Mục đích xây dựng nội quy tòa nhà văn phòng

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng được xây dựng nhằm mang tới lợi ích cho các cá nhân, doanh nghiệp thuê văn phòng trong tòa nhà, cơ quan quản lý và chủ đầu tư. Cụ thể:

• Bảo vệ quyền lợi và lợi ích của chủ đầu tư, ban quản lý và các bên thuê văn phòng.
• Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và thoải mái cho các bên thuê văn phòng.
• Đảm bảo an ninh, an toàn và phòng cháy chữa cháy (PCCC) cho toàn bộ tòa nhà.
• Tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất sử dụng các thiết bị, dịch vụ và nguồn lực trong tòa nhà.
• Góp phần nâng cao uy tín và thương hiệu của tòa nhà.

✔️Tìm hiểu thêm: Quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chi tiết

Dưới đây là một mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn mà bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng nội quy này có thể khác biệt tùy theo từng tòa nhà cụ thể, do đó bạn cần xem xét kỹ trước khi áp dụng.

Quy định về thời gian làm việc

Thời gian làm việc được quy định trong nội quy tòa nhà văn phòng là 8 tiếng từ thứ Hai đến thứ Bảy chưa bao gồm giờ nghỉ trưa. Cụ thể:

• Sáng: từ 8h00 đến 12h00
• Chiều: từ 13h30 đến 17h30

Các ngày lễ, Tết và cuối tuần, tòa nhà có thể không hoạt động hoặc hoạt động giới hạn. Nếu có yêu cầu sử dụng văn phòng ngoài giờ làm việc, các bên thuê văn phòng cần đăng ký và thanh toán phí ngoài giờ theo quy định.

Các bên thuê văn phòng cần tuân thủ thời gian làm việc của các dịch vụ hỗ trợ trong tòa nhà, như bảo vệ, lễ tân, vệ sinh, thang máy, điện, nước, điều hòa, internet. Đồng thời, tuân thủ một số biện pháp tiết kiệm như tắt đèn, điều hòa, thiết bị điện tử trước khi về.

Quy định về vấn đề vệ sinh

Để đảm bảo an toàn sức khỏe, nâng cao chất lượng môi trường làm việc, cũng như duy trì vệ sinh chung cho cả tòa nhà và từng văn phòng, các cá nhân và tổ chức cần tuân thủ và thực hiện nghiêm túc các quy định về giữ gìn vệ sinh như sau:

• Không xả rác bừa bãi, không để lại dấu vết bẩn trên các khu vực công cộng.
• Tự chịu trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh nội thất, thiết bị và đồ dùng trong văn phòng của mình. Nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ vệ sinh của tòa nhà, doanh nghiệp cần đăng ký và thanh toán phí theo quy định.
• Tuân thủ các quy định về phân loại rác, xử lý rác thải sinh hoạt và rác thải nguy hại....
• Không được vứt rác hoặc vật dụng khác từ ban công, cửa sổ, lan can các tầng cao.

Nội quy tác phong và ý thức

Các bên thuê văn phòng cần có ý thức cao trong việc sử dụng và bảo quản các thiết bị, dịch vụ và nguồn lực trong tòa nhà. Không thực hiện các hành vi như phá hoạt cây cảnh, đặt vật dụng, đồ đạc không đúng nơi quy định.

Cá nhân cần có thái độ lịch sự, hợp tác và tôn trọng đối với các bên khác trong tòa nhà. Mỗi cá nhân cần có ý thức giữ gìn trật tự, không gây ồn ào, quấy rối hoặc làm phiền các bên khác trong giờ làm việc.

Về việc hút thuốc, không được hút thuốc trong không gian chung, thường tòa nhà sẽ có khu vực riêng để tránh tác động đến sức khỏe của người khác.

Quy định về hành động bị cấm trong tòa nhà

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng cũng bao gồm các hành động bị cấm trong tòa nhà như sau:

• Sử dụng hoặc mang theo các chất gây cháy nổ, chất ma túy, chất kích thích, vũ khí hoặc các vật dụng nguy hiểm khác vào tòa nhà.
• Hút thuốc, uống rượu bia hoặc sử dụng các chất gây nghiện khác trong tòa nhà, trừ những khu vực được phép.
• Tổ chức hoặc tham gia các hoạt động đánh bạc, mại dâm, quấy rối tình dục hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục trong tòa nhà.
• Làm giả, sử dụng giả hoặc cố ý làm hư hỏng các giấy tờ, thẻ, biển số hoặc các dấu hiệu liên quan đến tòa nhà.
• Lợi dụng tòa nhà để thực hiện các hành vi lừa đảo, gian lận, chiếm đoạt tài sản hoặc vi phạm pháp luật trong tòa nhà.
• Cản trở, xâm phạm hoặc gây nguy hiểm cho công việc của ban quản lý, bảo vệ, vệ sinh hoặc các bên thuê văn phòng khác trong tòa nhà.
• Phá hoại, hủy hoại hoặc làm biến dạng cấu trúc, thiết kế hoặc trang trí của tòa nhà.

Nếu bên thuê văn phòng vi phạm các hành động bị cấm này, ban quản lý có quyền yêu cầu ngừng ngay hành vi vi phạm và chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu có. Ban quản lý cũng có quyền hủy hợp đồng cho thuê văn phòng và yêu cầu doanh nghiệp rời khỏi tòa nhà nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc tái diễn.

Nội quy với khách hàng đến công tác

Doanh nghiệp cần thông báo cho ban quản lý và bảo vệ về danh sách và thời gian đón tiếp khách hàng đến công tác tại tòa nhà. Đồng thời, đảm bảo rằng các khách hàng tuân thủ theo nội quy của tòa nhà văn phòng khi đến công tác như:

• Xuất trình giấy tờ tùy thân và nhận thẻ khách tại quầy lễ tân và trả lại thẻ khi rời tòa nhà.
• Không tự ý di chuyển trong khu vực không phận sự.
• Không thực hiện các hành động bị nghiêm cấm trong mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng.

Doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm cho mọi hành vi và hậu quả của khách hàng của mình khi đến công tác tại tòa nhà, có thể là bồi thường thiệt hại (nếu có).

Nội quy đối với các nhà thầu, đơn vị bảo dưỡng

Doanh nghiệp thuê văn phòng cần thông báo cho ban quản lý và xin phép trước khi tiến hành các công việc liên quan đến bảo dưỡng, sửa chữa tại tòa nhà. Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, giấy phép kinh doanh, bảo hiểm và danh sách nhân viên của nhà thầu để ban quản lý thuận tiện kiểm tra.

Các hoạt động có thể gây tiếng ồn lớn như khoan, đục, hàn… cần thi công ngoài giờ hành chính. Không được thực hiện cắt đá, cắt sắt, cắt thép… trong tòa nhà.

Doanh nghiệp thuê văn phòng sẽ đảm bảo nhà thầu không thực hiện hành vi cấm trong quy chế quản lý tòa nhà văn phòng và phải chịu trách nhiệm nếu có vi phạm.

Nội quy sử dụng thang máy

Tuân thủ các chỉ dẫn và biển báo là cách sử dụng thang máy hợp lý. Các cá nhân không được gây hư hỏng hoặc làm biến dạng các thiết bị trên thang máy.

Khi sử dụng thang máy, cần giữ gìn trật tự chung, không gây ồn ào, quấy rối hoặc làm phiền người khác. Đồng thời, không được mang theo các vật dụng quá to, quá nặng hoặc có mùi hôi khi sử dụng thang máy (thực phẩm có mùi nên bảo quản trong thùng kín và vận chuyển trước giờ làm việc).

Nhân viên làm việc trong tòa nhà nên lịch sự, chia sẻ và nhường nhịn khi sử dụng thang máy. Không được chiếm đóng hoặc ngăn cản người khác sử dụng thang máy. Không được ấn nút ngẫu nhiên hoặc giữ cửa thang máy khi không cần thiết.

Quy định về an ninh tòa nhà

Doanh nghiệp có văn phòng công ty tại tòa nhà cần tuân thủ mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng về vấn đề an ninh được ban quản lý công bố. Các biện pháp an ninh có thể bao gồm: kiểm tra an ninh, camera giám sát, khóa điện tử, mã số, thẻ từ hoặc các thiết bị khác.

Doanh nghiệp cần giữ gìn và sử dụng hợp lý các thiết bị an ninh được cấp và báo ngay cho ban quản lý nếu có sự cố phát sinh.

Một số các hành động bị cấm nằm trong quy định về quản lý tòa nhà văn phòng để tuân thủ an ninh tòa nhà như:

• Không mang các chất dễ cháy nổ vào tòa nhà
• Đặt thiết bị PCCC ở vị trí dễ sử dụng
• Không dùng lửa đốt để nấu ăn trong văn phòng
• Kiểm tra hệ thống điện trước khi ra ngoài
• Không đặt các vật dụng cản trở lối thoát hiểm
• Nghiêm cấm xung đột, bạo lực, trộm cắp trong tòa nhà văn phòng.

Quy định liên quan đến quản lý tài sản

Doanh nghiệp cần tự chịu trách nhiệm về việc quản lý, bảo quản và sử dụng các tài sản của mình trong tòa nhà. Không được để tài sản của mình ở các khu vực công cộng hoặc không có người trông coi. Ban quản lý không chịu trách nhiệm cho việc mất các tài sản riêng tư.

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng cấm các hành vi phá hoại tài sản, cơ sở vật chất tòa nhà. Các cá nhân không được mang tài sản của tòa nhà ra khỏi tòa nhà mà không có sự đồng ý của ban quản lý.

Để đảm bảo tài sản của mình được bảo vệ an toàn, doanh nghiệp cần niêm yết, gắn nhãn rõ ràng, kê khai số lượng, giá trị và loại hình tài sản với ban quản lý để dễ kiểm soát. Thông báo cho ban quản lý ngay khi có sự cố về tài sản.

Nội quy sửa chữa, thay thế hoặc lắp đặt thêm thiết bị tại văn phòng

Các công việc sửa chữa, thay thế hoặc lắp đặt thêm thiết bị tại văn phòng cần được sự cấp phép từ ban quản lý. Thông thường, các hoạt động này chỉ được thực hiện sau giờ làm việc và không được kéo dài quá 2 giờ (trừ thi công lớn).

Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các công việc này không ảnh hưởng đến cấu trúc, thiết kế hoặc trang trí của tòa nhà. Các công việc này cũng không được gây ra tiếng ồn, khói, bụi hoặc mùi hôi quá mức cho tòa nhà hoặc các bên khác trong tòa nhà.

Quy chế về quản lý sử dụng khu vực công cộng

Các bên thuê văn phòng cần sử dụng khu vực công cộng trong tòa nhà một cách hợp lý và có trách nhiệm. Các khu vực công cộng bao gồm: sảnh, hành lang, cầu thang, nhà vệ sinh, phòng họp, phòng ăn, khu giải trí, khu vực xanh, khu vực khói và các khu vực khác được ban quản lý quy định.

Ở khu vực công cộng, doanh nghiệp không được gây mất trật tự, làm ồn quá mức, ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Đồng thời, giữ vệ sinh chung, không vứt rác bừa bãi gây ô nhiễm. Bên cạnh đó, không được sử dụng không gian chung cho mục đích riêng, ngoài công việc.

Nội quy về phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Những quy định về phòng chống cháy nổ trong tòa nhà là cực kỳ quan trọng, nên cần phải có trong các mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng.

Quy định PCCC cần rõ ràng về các điều như sau:

• Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn, diễn tập phòng cháy chữa cháy để bổ sung kỹ năng ứng biến khi có cháy cho tất cả nhân viên làm việc trong tòa nhà.
• Cấm hút thuốc, mua bán, tàng trữ chất cháy nổ…
• Kiểm tra, sửa chữa, bảo trì hệ thống điện và thiết bị điện tử thường xuyên
• Khi có cháy, cần nhanh chóng nhấn nút báo cháy, hô to cảnh báo cho người xung quanh, sử dụng bình chữa cháy hỗ trợ dập đám cháy… và đảm bảo tuân thủ những chỉ dẫn của ban quản lý tại thời điểm đó.

Quy định trong công tác bảo vệ

Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng cũng bao gồm các quy định đối với đội ngũ bảo vệ đang công tác tại tòa nhà như:

• Luôn mặc đúng đồng phục nhân viên bảo vệ theo quy định.
• Thể hiện sự lịch sự, tôn trọng, nhã nhặn với khách hàng ra vào tòa nhà.
• Bình tĩnh, tỉnh táo và khôn khéo để xử lý các tình huống như trộm cắp, lừa đảo, uy hiếp, khủng bố…
• Không được uống rượu, bia, đồ uống có cồn, hoặc đánh bạc, tụ tập trong lúc thi hành nhiệm vụ.

Quy định về bãi giữ xe

Các công ty thuê văn phòng làm việc tại tòa nhà cần đăng ký và thanh toán phí giữ xe cho nhân viên để sử dụng dịch vụ giữ xe của tòa nhà. Các bên thuê văn phòng cần tuân thủ các quy định liên quan đến việc vào ra, đỗ xe, lấy xe và sử dụng các thiết bị trong khu vực giữ xe của tòa nhà.

Các bên thuê văn phòng cần giữ gìn và sử dụng đúng mục đích các thiết bị giữ xe được cấp cho mình. Các thiết bị giữ xe có thể là: thẻ từ, biển số, khóa xe, móc treo hoặc các thiết bị khác. Cần báo ngay cho ban quản lý để được cấp lại nếu có mất mát hoặc hư hỏng.

Ban quản lý không chịu trách nhiệm đối với các trường hợp hư hỏng hoặc gặp tai nạn do gửi xe không đúng quy định hoặc bị mất hay không có vé xe.

Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng ngắn gọn

Lưu ý khi sử dụng nội quy quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Đối với người xây dựng

Người xây dựng nội quy quản lý tòa nhà văn phòng là chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà. Người xây dựng cần phải có chứng chỉ quản lý vận hành tòa nhà do bộ xây dựng cấp và có trách nhiệm, uy tín trong việc xây dựng và thực hiện nội quy này.

Người xây dựng cần tham khảo ý kiến của các bên liên quan, như các bên thuê văn phòng, các nhà cung cấp dịch vụ, các cơ quan chức năng và các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tòa nhà khi xây dựng nội quy này.

Người xây dựng cần công bố và thông báo rõ ràng cho các bên liên quan về nội dung, hình thức và thời gian áp dụng, đồng thời, giải đáp các thắc mắc hoặc khiếu nại về nội quy này.

Tiêu chí xây dựng nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn

Các mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Phù hợp với pháp luật và các quy định của nhà nước liên quan đến việc quản lý tòa nhà.
• Phù hợp với mục tiêu, đặc điểm và tiêu chuẩn của tòa nhà.
• Phù hợp với nhu cầu, mong muốn và lợi ích của các bên thuê văn phòng.
• Rõ ràng, đầy đủ, công bằng, minh bạch, cụ thể và khả thi trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của các bên.

Thay đổi nội dung quy chế quản lý tòa nhà văn phòng

Ban quản lý tòa nhà có quyền thay đổi nội dung nội quy quản lý tòa nhà văn phòng khi cần thiết, nhưng phải thông báo trước cho các khách thuê văn phòng ít nhất 15 ngày và có sự đồng ý của hơn 50% số khách thuê văn phòng trong tòa nhà.

Các khách thuê văn phòng có trách nhiệm cập nhật và tuân thủ các thay đổi quy định về quản lý tòa nhà văn phòng khi được thông báo. Nếu có bất kỳ ý kiến hoặc khiếu nại nào về các thay đổi nội quy, các khách thuê văn phòng có thể gửi văn bản cho ban quản lý để giải quyết.

Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng cần phải có tính linh hoạt, cập nhật và điều chỉnh theo thời gian và tình hình thực tế.

KẾT LUẬN:

Qua bảng nội quy của tòa nhà, người thuê có thể đánh giá được môi trường làm việc, an ninh, vệ sinh, và đặc biệt là sự chuyên nghiệp của ban quản lý. Vì vậy, các chủ đầu tư tòa nhà đang mong muốn thiết lập một Quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng kỹ lượng có thể tham khảo mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng trên để có cái nhìn tổng quan và chi tiết về nội dung này.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc một nhân viên tư vấn, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và vấn chi tiết hơn để bạn có thể thuê được một không gian làm việc phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn