Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng theo quy định như thế nào?

Việc lập hóa đơn chính xác và đầy đủ không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch mà còn là căn cứ để kê khai thuế và giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra. Vậy, một hóa đơn cho thuê văn phòng chuẩn cần bao gồm những thông tin gì? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc đó.

Nguyên tắc cơ bản khi xuất hóa đơn

Khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng cần tuân thủ các quy định chặt chẽ được quy định tại các thông tư như 39/2014/TT-BTC, 119/2014/TT-BTC và 26/2015/TT-BTC. Dưới đây là 5 nguyên tắc cơ bản bạn cần nắm vững:

1. Nội dung hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế: Thông tin trên hóa đơn phải trùng khớp với hợp đồng cho thuê và thực tế giao dịch.

2. Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa

3. Hóa đơn phải được viết bằng mực không phai, không sử dụng mực đỏ.

4. Chữ viết trên hóa đơn phải rõ ràng, không được viết tắt, gạch xóa.

5. Thời điểm xuất hóa đơn thường được xuất khi nhận tiền đặt cọc hoặc thanh toán tiền thuê trước.

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng là khi nào?

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng là khi nhận được tiền cọc, tiền thanh toán của bên thuê (ví dụ: tiền cọc, tiền thuê trước 3-6 tháng). Hoặc cuối mỗi kỳ thanh toán nếu bên thuê thanh toán tiền thuê hàng tháng hoặc theo quý, hóa đơn có thể được xuất vào cuối mỗi kỳ thanh toán.

Ví dụ:

Hợp đồng cho thuê 1 năm, thanh toán trước 3 tháng: Hóa đơn đầu tiên sẽ được xuất khi người thuê thanh toán 3 tháng tiền thuê và nhận bàn giao văn phòng. Các hóa đơn tiếp theo sẽ được xuất vào cuối mỗi tháng hoặc quý tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng.

13 Nội dung cần có trên hóa đơn cho thuê văn phòng

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm các khoản từ khoản 1 đến khoản 13 và khoản 15 như sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

• Tên hóa đơn: thể hiện loại hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng theo tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn như hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu,..
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

(2) Số hóa đơn

Số hóa đơn là số thứ tự trên hóa đơn khi người bán lập, được ghi bằng chữ số Ả-rập với tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1 và kết thúc tối đa là 99.999.999 trong một năm. Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn cũng phải được lập theo thứ tự liên tục dựa trên thời điểm ký số. Hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo số hóa đơn tăng theo thời gian và mỗi số chỉ được sử dụng một lần duy nhất.

(3) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người cho thuê (chủ nhà)

Hóa đơn phải ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của người cho thuê như trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, hộ kinh doanh, đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, đăng ký đầu tư, hoặc đăng ký hợp tác xã.

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người thuê

• Tên: Ghi đầy đủ tên của cá nhân hoặc tổ chức thuê văn phòng.
• Địa chỉ: Ghi chính xác địa chỉ nơi đăng ký kinh doanh của tổ chức hoặc địa chỉ liên hệ của cá nhân.
• Mã số thuế: Nếu người thuê là tổ chức, bắt buộc phải ghi mã số thuế. Nếu là cá nhân, có thể không bắt buộc, nhưng nên ghi nếu có.

Trường hợp đặc biệt:

• Người thuê là cá nhân không có mã số thuế: Ghi rõ họ và tên, địa chỉ liên hệ chi tiết.
• Người thuê là tổ chức nước ngoài: Ghi tên đầy đủ của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính, và cung cấp thêm các thông tin như số đăng ký kinh doanh tại nước sở tại (nếu có).

(5) Thông tin hàng hóa, dịch vụ

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

Ví dụ:
Tên dịch vụ: Cho thuê văn phòng tại [Địa chỉ cụ thể]
Diện tích cho thuê: [Số liệu chính xác] m²
Thời gian thuê: Từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc]
Đơn giá: [Số tiền] đồng/m²/tháng (hoặc theo thỏa thuận)
Tổng số tiền phải trả: [Số tiền] đồng (đã bao gồm thuế VAT, nếu có)

(6) Chữ ký của người cho thuê, chữ ký của người thuê

Chữ ký số: Nếu bên cho thuê là doanh nghiệp, tổ chức thì sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; nếu là cá nhân thì dùng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. Chữ ký số đảm bảo tính xác thực và pháp lý của hóa đơn.

Trường hợp không cần thiết có chữ ký số của người bán và người mua, thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(7) Dấu xác nhận của người lập hóa đơn

Hệ thống hóa đơn điện tử tự động tạo ra dấu xác nhận, chứng nhận tính hợp lệ của hóa đơn.

(8) Thời điểm lập hóa đơn

Được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và bắt buộc phải hiển thị dưới định dạng ngày, tháng, năm theo lịch dương.

(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Là khi người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn, được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. Nếu thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế sẽ dựa trên thời điểm lập hóa đơn.

(10) Mã số của cơ quan thuế

Áp dụng cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(11) Phí, lệ phí

Thuộc ngân sách nhà nước, các khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các thông tin liên quan khác (nếu có).

(12) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Chữ trên hóa đơn phải hiển thị bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm tiếng nước ngoài, chữ nước ngoài phải đặt trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Trường hợp chữ tiếng Việt không dấu, nội dung phải đảm bảo không gây hiểu nhầm.

Chữ số trên hóa đơn dùng chữ số Ả-rập từ 0-9. Người bán có thể chọn dấu phân cách cho số hàng nghìn, triệu... bằng dấu chấm hoặc dấu phẩy.

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu “đ”. Nếu giao dịch bằng ngoại tệ, các mục như đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng được ghi bằng ngoại tệ và kèm theo tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam theo quy định pháp luật. Trường hợp bán hàng và nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền trên hóa đơn được ghi bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi sang đồng Việt Nam.

(13) Nội dung khác trên hóa đơn điện tử

Ngoài những nội dung bắt buộc, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân có thể thêm các thông tin như biểu trưng, logo để thể hiện thương hiệu, nhãn hiệu hoặc hình ảnh đại diện của mình. Tùy thuộc vào tính chất giao dịch và nhu cầu quản lý, hóa đơn cũng có thể bao gồm các thông tin như hợp đồng cho thuê văn phòng, lệnh vận chuyển, mã khách hàng, hoặc các chi tiết khác liên quan.

Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn và cách khắc phục

Việc xuất hóa đơn sai sót có thể gây ra nhiều rắc rối trong quá trình kinh doanh và kê khai thuế. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn và cách khắc phục:

• Sai tên, địa chỉ, mã số thuế
• Sai diện tích, đơn giá, thành tiền, số tiền thuế
• Sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
• Sai thuế suất
• không có chữ ký hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền.
• Không ghi rõ ngày xuất hóa đơn
• Không giữ lại bản gốc để đối chiếu
• Không kê khai thuế đúng hạn

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi xuất hóa đơn: Dành thời gian kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin trên hóa đơn trước khi xuất hóa đơn.
• Sử dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa quá trình lập hóa đơn và giảm thiểu lỗi sai (Ví dụ: Misa, LinkQ, Bravo)
• Cập nhật thông tin quy định về thuế liên tục.
• Lưu trữ hóa đơn cẩn thận, tránh thất lạc.

Tóm lại, việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Bằng cách tuân thủ các quy định pháp luật và thực hiện đúng các bước, doanh nghiệp sẽ tránh được những rủi ro không đáng có và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Để đảm bảo tính chính xác và cập nhật mới nhất, bạn nên tham khảo ý kiến của kế toán hoặc chuyên gia thuế.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến vấn đề cho thuê văn phòng tại TPHCM, đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi để được tư vấn và cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói, văn phòng hạng A, tòa nhà văn phòng,... có xuất hóa đơn và hỗ trợ các vấn đề pháp lý thành lập doanh nghiệp.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn