Hợp đồng thuê văn phòng: Công chứng theo quy định pháp luật

Trong quá trình thuê văn phòng, khách hàng thường băn khoăn về việc hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không? Quy định pháp luật về công chứng cho hợp đồng thuê văn phòng như thế nào? Vì thế, để hiểu rõ hơn các thủ tục thực hiện hoạt động này, bạn có thể tham khảo ngay bài viết dưới đây của Office Saigon.

Nội dung chính:

1. Quy định pháp luật về việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng làm việc
2. Rủi ro khi không công chứng hợp đồng thuê và cho thuê văn phòng
3. Những trường hợp nên công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng
4. Quy trình công chứng hợp đồng thuê văn phòng
5. Những câu hỏi thường gặp về công chứng hợp đồng thuê văn phòng
5.1 Tổ chức pháp nhân có công chứng HĐ thuê văn phòng không?
5.2 Có thể công chứng hợp đồng thuê văn phòng ở đâu?
5.3 Thời gian công chứng hợp đồng thuê văn phòng bao lâu?
5.4  Phí công chứng hợp đồng thuê văn phòng bao nhiêu?

1. Quy định pháp luật về việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng làm việc

Theo Luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở năm 2014, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng, trừ khi các bên tự nguyện thỏa thuận công chứng để tăng giá trị pháp lý cho hợp đồng, bảo đảm cho cả hai bên.

Cụ thể trong Bộ luật Dân sự 2015 điều 472 nêu rõ, hợp đồng thuê tài sản là những thỏa thuận giữa hai bên. Trong đó, bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn, bên thuê phải trả tiền thuê.

Không có điều luật nào ghi rõ khi hai bên ký hợp đồng phải công chứng chứng thực hợp đồng thuê. Tuy nhiên, Office Saigon vẫn thường khuyên khách hàng nên thực hiện việc công chứng hợp đồng càng sớm càng tốt để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp và phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra.

2. Rủi ro khi không công chứng hợp đồng thuê văn phòng

Mặc dù việc công chứng HĐ thuê và cho thuê văn phòng không bắt buộc, nhưng nếu không công chứng có thể gây ra một số rủi ro sau đây:

1. Giảm giá trị pháp lý của hợp đồng, khiến cho việc giải quyết tranh chấp (nếu có) xảy ra khó khăn hơn. Do hợp đồng có thể bị tranh cãi về nội dung hoặc hiệu lực.
2. Gây thiệt hại cho bên thuê khi bên cho thuê không chịu trách nhiệm về việc đăng ký thuế, đóng thuế và các khoản phí liên quan đến văn phòng cho thuê, hoặc khi bên cho thuê không có quyền sở hữu hoặc uỷ quyền hợp pháp đối với văn phòng cho thuê.
3. Gây thiệt hại cho bên cho thuê khi bên thuê không trả tiền thuê đúng hạn, không sử dụng văn phòng theo mục đích đã thỏa thuận, không trả lại văn phòng trong tình trạng nguyên vẹn, hoặc khi bên thuê chuyển nhượng quyền thuê mà không có sự đồng ý của bên cho thuê.

Do đó, việc công chứng chứng thực hợp đồng thuê và cho thuê văn phòng có thể bảo vệ quyền lợi của bên thuê và bên cho thuê nếu có tranh chấp hoặc vi phạm xảy ra. Office Saigon khuyên người thuê và cho thuê nên nhanh chóng công chứng hợp đồng càng sớm càng tốt.

3. Những trường hợp nên công chứng hợp đồng thuê văn phòng

Việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc, nhưng trong một số trường hợp, các bên nên cân nhắc công chứng để đảm bảo quyền lợi về mặt pháp lý, cụ thể như sau:

4. Cách thức công chứng hợp đồng văn phòng

Chúng tôi xin hướng dẫn bạn quy trình công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng cụ thể chi tiết như sau:

Bước 1: Các bên soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng theo mẫu hoặc tự do, có thể tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia tư vấn.

Bước 2: Các bên mang hợp đồng và các giấy tờ liên quan đến cơ quan công chứng có thẩm quyền để yêu cầu công chứng.

Theo điều 40 và điều 41 Luật Công chứng năm 2014, các bên thực hiện công chứng hợp đồng thuê văn phòng nên chuẩn bị các giấy tờ như sau:

• Phiếu yêu cầu công chứng, các giấy tờ giao dịch theo mẫu có sẵn.
• Bản hợp đồng thuê văn phòng có ký xác nhận giữa hai bên.
• Bản sao và bản chính giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của các cá nhân ký kết hợp đồng.
• Bản sao và bản chính giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của các tổ chức ký kết hợp đồng.
• Bản sao và bản chính giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng văn phòng cho thuê của bên cho thuê.
• Bản sao và bản chính giấy tờ chứng minh năng lực pháp nhân và người đại diện của các bên ký kết hợp đồng (nếu có).
• Bản sao và bản chính giấy tờ khác liên quan đến hợp đồng, yêu cầu giao dịch theo quy định pháp luật.
• Giấy ủy quyền (nếu có) của người được ủy quyền ký kết hợp đồng thay mặt cho các bên.

Bước 3: Cơ quan công chứng tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hiệu lực của hợp đồng và các giấy tờ liên quan.

Nếu không có vấn đề gì, cơ quan công chứng sẽ dán tem, ghi số hiệu và ngày tháng công chứng lên hợp đồng. Nếu có vấn đề gì, cơ quan công chứng sẽ yêu cầu các bên bổ sung.

Bước 4: Các bên thanh toán phí công chứng cho cơ quan công chứng theo quy định.

Bước 5: Cơ quan công chứng trao lại hợp đồng đã được công chứng cho các bên. Mỗi bên sẽ nhận được một bản gốc và một bản sao của hợp đồng. Cơ quan công chứng cũng sẽ lưu giữ một bản gốc và một bản sao của hợp đồng trong hồ sơ.

5. Những câu hỏi thường gặp về công chứng hợp đồng thuê văn phòng

Trong quá trình công chứng hợp đồng thuê văn phòng, cá nhân hay tổ chức có thể gặp một số vấn đề băn khoăn. Những câu hỏi thường gặp về việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng sẽ được Office Saigon giải đáp một cách chi tiết:

Hỏi: Tổ chức pháp nhân có công chứng HĐ thuê văn phòng không?

Trả lời: Theo luật dân sự, hợp đồng thuê văn phòng làm việc được ký kết giữa các cá nhân hoặc các tổ chức pháp nhân. Do đó, hợp đồng thuê văn phòng cũng có thể được công chứng  tổ chức pháp nhân nếu các bên có nhu cầu.

Tuy nhiên, để công chứng hợp đồng thuê văn phòng với tổ chức pháp nhân, các bên cần cung cấp thêm một số giấy tờ liên quan đến năng lực pháp nhân và người đại diện của tổ chức, như giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm người đại diện,…

Hỏi: Có thể công chứng hợp đồng thuê văn phòng ở đâu?

Trả lời: Bạn có thể công chứng hợp đồng thuê văn phòng ở các cơ quan công chứng có thẩm quyền.

Theo điều 122 Luật Nhà ở 2014 quy định việc công chứng nên được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng.

Các cơ quan công chứng có thẩm quyền như trên bao gồm:

• Các văn phòng công chứng do Bộ Tư pháp thành lập
• Các văn phòng công chứng do Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập
• Các văn phòng công chứng do các tổ chức tín dụng, bảo hiểm hoặc các tổ chức khác được Bộ Tư pháp cấp giấy phép hoạt động.
• Các bên có thể tìm kiếm và liên hệ với các cơ quan công chứng gần nhất qua mạng internet hoặc qua điện thoại.

Hỏi: Thời gian công chứng hợp đồng thuê văn phòng?

Trả lời: Thời gian hoàn thành quy trình công chứng hợp đồng thuê văn phòng công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Số lượng và loại giấy tờ liên quan;
• Tính hợp lệ, hợp pháp và hiệu lực của hợp đồng và các giấy tờ liên quan;
• Khối lượng công việc và thời gian làm việc của cơ quan công chứng;
• Sự hợp tác và thỏa thuận của các bên,…

Theo luật công chứng, cơ quan công chứng có nghĩa vụ hoàn thành việc công chứng trong thời gian ngắn nhất có thể, không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu và đủ giấy tờ của các bên. Tuy nhiên, trong thực tế, thời gian hoàn thành quy trình công chứng có thể ngắn hơn hoặc dài hơn tuỳ theo từng trường hợp cụ thể.

Hỏi: Phí công chứng hợp đồng thuê văn phòng là bao nhiêu?

Trả lời: Theo thông tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức thu phí công chứng hợp đồng thuê bất động sản trong từng trường hợp cụ thể sẽ phụ thuộc vào giá trị bất động sản hoặc giá trị hợp đồng (tổng số tiền thuê).

Mức thu phí cụ thể như sau:

• Giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng thuê nhà dưới 50 triệu đồng thì mức phí là 40 nghìn/trường hợp;
• Giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng thuê nhà từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng thì mức phí là 80 nghìn/trường hợp;
• Giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng thuê nhà từ trên 100 triệu đồng đến dưới 01 tỷ đồng thì mức phí là 0,08% giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng/trường hợp;
• Giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng thuê nhà từ trên 01 tỷ đồng đến dưới 03 tỷ đồng thì mức phí là 800 nghìn đồng + 0,06% của phần giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng vượt quá 01 tỷ đồng/trường hợp;
• Giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng thuê nhà từ trên 03 tỷ đồng đến dưới 05 tỷ đồng thì mức phí là 02 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng vượt quá 03 tỷ đồng/trường hợp;
• Giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng thuê nhà từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ thì mức phí là 03 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng vượt quá 05 tỷ đồng/trường hợp;
• Giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng thuê nhà từ trên 10 tỷ đồng thì mức phí là 05 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị căn nhà hoặc giá trị hợp đồng vượt quá 10 tỷ đồng/trường hợp (mức thu tối đa là 8 triệu đồng/trường hợp).

Đây là mức phí được áp dụng với Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng. Trường hợp đơn vị thu phí là Văn phòng công chứng thì mức thu phí này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng theo quy định pháp luật.

Kết luận: Trên đây là những thông tin giải đáp thắc mắc về các vấn đề xoay quanh việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng. Nội dung và các cơ sở pháp lý được Office Saigon tìm hiểu dựa trên Bộ luật dân sự 2005, Luật nhà ở 2014, Luật kinh doanh Bất động sản 2014, Bộ luật dân sự 2015, thông tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Mong rằng bài viết này đã cung cấp kiến thức tổng quan hữu ích cho bạn.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan đến vấn đề về pháp lý văn phòng hoặc có yêu cầu nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0987110011 hoặc email info@officesaigon.vn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn một cách tốt nhất có thể.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn