11 điều bạn phải biết trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Việc thuê văn phòng là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp. Để đảm bảo quyền lợi và tránh những rắc rối không đáng có, bạn cần đặc biệt chú ý đến 11 điều sau khi ký hợp đồng thuê văn phòng:

Kiểm tra thông tin bên cho thuê

Xác thực chủ sở hữu: Đảm bảo bên cho thuê là chủ sở hữu hợp pháp của tòa nhà hoặc có đầy đủ quyền hạn cho thuê.
Kiểm tra giấy tờ pháp lý: Yêu cầu cung cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu, giấy phép xây dựng, giấy phép kinh doanh (nếu có).

Kiểm tra thông tin văn phòng cho thuê

Diện tích thực tế: Kiểm tra kỹ diện tích sử dụng thực tế có đúng như hợp đồng quy định không.
Trang thiết bị: Liệt kê đầy đủ các trang thiết bị đi kèm và tình trạng hoạt động của chúng.
Vị trí và tiện ích: Đánh giá vị trí văn phòng, các tiện ích xung quanh như bãi đỗ xe, hệ thống PCCC, hệ thống điện nước...

Giá thuê và phương thức thanh toán

Giá thuê: So sánh giá thuê với thị trường và thương lượng để có được mức giá hợp lý.
Phí dịch vụ: Tìm hiểu rõ các loại phí dịch vụ đi kèm như phí quản lý, phí bảo trì, phí điện nước...
Phương thức thanh toán: Thỏa thuận về hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản), thời hạn thanh toán và các điều khoản thanh toán khác.

Thời hạn hợp đồng

Thời gian thuê: Xác định thời hạn thuê phù hợp với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều khoản gia hạn: Thảo luận về điều kiện gia hạn hợp đồng, mức tăng giá thuê trong trường hợp gia hạn.
Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Quy định rõ các trường hợp được phép chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và các thủ tục liên quan.

Tiền đặt cọc

Mức đặt cọc: Thỏa thuận về số tiền đặt cọc và mục đích sử dụng của số tiền này.
Thời hạn hoàn trả: Quy định rõ thời hạn hoàn trả tiền đặt cọc và các điều kiện để được hoàn trả.

Điều khoản bảo trì và sửa chữa

Trách nhiệm bảo trì: Xác định rõ trách nhiệm bảo trì, sửa chữa các hạng mục khác nhau trong văn phòng.
Thời gian sửa chữa: Quy định thời gian tối đa để bên cho thuê thực hiện sửa chữa khi có sự cố xảy ra.

Chi phí sử dụng điện, nước, phát sinh khác

Cách tính phí: Thỏa thuận về cách tính phí điện, nước và các chi phí khác liên quan đến việc sử dụng văn phòng.
Hạn mức sử dụng: Nếu có giới hạn về mức tiêu thụ điện, nước thì cần ghi rõ trong hợp đồng.
Chi phí khác: Phí dịch vụ, tiền điện tiêu thụ, phí đỗ xe máy, phí làm ngoài giờ, phí hoàn trả mặt bằng. 

Mức đóng bảo hiểm

Bảo hiểm tài sản: Tìm hiểu xem bên cho thuê có bảo hiểm tài sản cho văn phòng hay không.
Bảo hiểm trách nhiệm dân sự: Nếu có xảy ra sự cố gây thiệt hại cho người khác, bên nào sẽ chịu trách nhiệm.

Quy định về hoạt động kinh doanh

Giờ làm việc: Quy định về giờ làm việc, tiếng ồn, các hoạt động có thể ảnh hưởng đến các văn phòng khác.
Biển hiệu: Quy định về việc lắp đặt biển hiệu, quảng cáo.

Điều khoản chuyển nhượng

Quyền chuyển nhượng: Xác định xem có được phép chuyển nhượng hợp đồng cho bên thứ ba hay không.
Điều kiện chuyển nhượng: Nếu được phép chuyển nhượng thì phải tuân thủ những điều kiện nào.

Bạn không thể biết trước được trong năm tới công ty sẽ phát triển thêm như thế nào, nếu khi đấy diện tích văn phòng không còn đủ chỗ thì điều khoản chuyển nhượng trong hợp đồng sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của bạn.

Điều khoản giải quyết tranh chấp

Phương thức giải quyết: Thỏa thuận về phương thức giải quyết tranh chấp khi phát sinh, có thể là trọng tài hoặc tòa án.

**Lưu ý: Đây là những điều cần lưu ý cơ bản khi ký hợp đồng thuê văn phòng. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, bạn có thể cần phải bổ sung thêm các điều khoản khác.

Tổng kết

Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn đã nắm rõ những lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng thuê văn phòng. Để tiết kiệm thời gian và tìm được không gian làm việc lý tưởng, hãy liên hệ ngay với Office Saigon. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại khắp các quận tại Hồ Chí Minh, bao gồm cả văn phòng quận 1 và văn phòng quận Bình Thạnh. Đừng ngần ngại liên hệ để được tư vấn miễn phí và tìm kiếm những lựa chọn phù hợp nhất.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn