Thư ký văn phòng là gì? Công việc của thư ký văn phòng là gì?

Thư ký văn phòng là gì? Công việc của thư ký văn phòng là gì? Nếu bạn đang có dự định theo đuổi công việc này, hoặc doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm nhân viên cho vị trí này, hãy đọc bài viết sau đây để tìm hiểu:

Thư ký văn phòng là gì?

Thư ký văn phòng hay còn được gọi là trợ lý hành chính, là người thực hiện những công việc hỗ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm về các công tác hỗ trợ việc quản lý, lập kế hoạch, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ.

Nhiệm vụ của một thư ký văn phòng có thể khác nhau, tùy theo nhu cầu của người sử dụng lao động, nhưng những công việc cụ thể thường bao gồm: tiếp nhận và trả trả lời điện thoại, soạn gửi thư từ và email, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức các cuộc họp, lập biên bản cuộc họp, điều phối thông tin liên lạc giữa các phòng ban...

Công việc của thư ký văn phòng là gì?

Tùy thuộc vào yêu cầu của chủ lao động, những công việc của thư ký văn phòng phải thực hiện tùy theo cấp bậc có rất nhiều nhiệm vụ đa dạng. Dưới đây là những công việc và nhiệm vụ thông thường mà một thư ký văn phòng thường chịu trách nhiệm.

1. Tiếp nhận và trả lời điện thoại

+ Tiếp nhận và trả lời những cuộc điện thoại đến văn phòng giám đốc.
+ Phân tích, chuyển giao và xử lý từng cuộc gọi thích hợp.

2. Đón tiếp khách hàng và khách mời

+ Đôi khi thư ký văn phòng cũng có thể đảm nhận nhiệm vụ lễ tân.
+ Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
+ Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến.
+ Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
+ Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.

3. Tổ chức tài liệu và hồ sơ

+ Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
+ Trợ giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến, không để chúng ùn tắc.
+ Lưu giữ và sắp xếp các tài liệu, hồ sơ ngăn nắp, không để thất lạc.
+ Tổng hợp thông tin, số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
+ Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật.
+ Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

4. Tổ chức và phân phối thông tin

+ Sắp xếp và phân phối các văn bản, ghi nhớ, ghi chú, tin nhắn, thông báo và các thông tin liên lạc bằng văn bản khác.
+ Gửi mail, thư từ, liên hệ các bộ phận liên quan thông báo các tin được yêu cầu chuyển đi.
+ Giao tiếp, tìm hiểu và khai thác thông tin cho cấp trên khi có yêu cầu.

5. Duy trì lịch trình và chương trình làm việc của công ty

+ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
+ Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
+ Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.
+ Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản.

6. Sắp xếp, báo cáo và lên lịch trình cho cấp trên

+ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của cấp trên.
+ Lập bản chương trình cuộc họp, cuộc hẹn.
+ Phác thảo, soạn lịch trình cho các chuyến đi công tác.
+ Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phương tiện, địa điểm cần thiết cho các sự kiện cấp trên tham dự.

7.  Hỗ trợ điều hành dự án

Đối với các dự án lớn:
+ Hỗ trợ giám sát các dự án.
+ Hỗ trợ hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ trong một dự án.
+ Hỗ trợ và phối hợp với các phòng ban khác hoàn thành dự án.

Có thể thấy, thư ký văn phòng là một công việc đòi hỏi nhiều chuyên môn, khả năng ứng biến cao và kỹ năng đa dạng. Office Saigon hy vọng rằng bài viết này đã đem đến những thông tin huux ích cho bạn đọc.

Nếu quý khách có nhu cầu tìm văn phòng cho thuê có vị trí tốt tại quận 3, văn phòng cho thuê nằm gần sân bay Tân Sơn Nhất ở quận Tân Bình, hoặc muốn chuyển văn phòng ở các tòa nhà trung tâm quận Phú Nhuận... hoặc muốn cập nhật bảng giá thuê văn phòng. Hãy liên hệ Hotline 0987110011 của Office Saigon để được tư vấn. Mọi dịch vụ tư vấn của chúng tôi hoàn toàn miễn phí.

CÔNG TY TNHH OFFICE SAIGON – Cho thuê văn phòng chuyên nghiệp
Đ/c: Tầng 24, Pearl Plaza Tower, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TpHCM.
Hotline: 0987 11 00 11 – 0938 339 086
Email:info@officesaigon.vn - Website: www.officesaigon.vn